稟議書の書き方はどのようにすれば良い？稟議書に書くべき内容について解説

March 30, 2024

会社での物品購入や新規の契約締結の際には所定の社内承認手続きを必要とすることがあります。こうした場合には稟議書を起案し、各上長の承認を得てから購入等を行う流れとなります。しかし、こうした際に作成する稟議書に何を記載すれば良いのか分らないという方やどのように作成すれば良いのか分らないという方も多いでしょう。そこで本記事では稟議書の書き方や書くべき内容について解説します。

稟議書とは

稟議書にどのような記載をすべきかについて解説する前にそもそも稟議書とは何なのかという点について解説します。

稟議書とは？

稟議書とは自分の権限では決定できない事柄について、権限を有する複数の社内の人間で回覧し、承認や決裁を得るための書類のことをいいます。どのようなケースで稟議書が必要になるのかについては、各社の社内規程などによって異なりますが、新規取引先との契約や備品などの購入、従業員の採用等のケースでは稟議書が必要となるケースが多いでしょう。
では、このような稟議書はなぜ必要なのでしょうか。これについては稟議書で複数の関係者の合意を得る方法を取ることで、関係者全員を招集する会議が不要になるといった点が挙げられます。
特に決裁権限や承認権限を有する人は忙しく時間の無い人が多いため、そうした人間を一堂に集めて会議を行うというのは実際上困難です。こうした会議招集の手間などを稟議書を用いることで省くことができるというのは稟議書が必要とされる大きな理由の一つといえるでしょう。

決裁と稟議との違い

決定をする手続きに関する言葉として決裁という言葉があります。では、決裁と稟議とは何が違うのでしょうか。決裁は稟議書の内容について承認するのかしないのかの決定をくだすことを意味します。そのため決裁を行うのは一人の決定権者になります。
これに対して稟議は関係者の承認を得る手続きのことをいいます。稟議では下位の承認者から順番に回覧が行われていき承認がなされます。そのため複数の者が回覧していくことになります。
このように決裁と稟議は関わる人が単数か複数かという違いや手続きを意味するのか決定を意味するのかなどの点において異なると言えるでしょう。

稟議書の書き方

では、稟議書は具体的にどのような記載をすれば良いのでしょうか。ここからは稟議書の書き方について解説します。

稟議書に必ず記載する項目

稟議書に必ず記載する項目としては、作成日、起案部署・起案者氏名、件名、稟議の目的・理由、金額・コストなどが挙げられます。以下では詳しく見ていきましょう。

作成日

決裁には作成日を記載します。和暦で記載するのかそれとも西暦で記載するのかは過去の稟議や社内規程を参照し、適切な記載をするようにしましょう。

起案部署・起案者氏名

稟議はどこの誰が起案したのかを明らかにする必要があります。そのため、起案者の所属部署と氏名を記載する必要があります。特に部署名は普段は略した名前を用いることが多いため、正式名称を記載するように注意しましょう。

件名

どのような内容の稟議なのか分るように、件名では簡潔に要点を記載するようにしましょう。

稟議の目的・理由

この稟議を通すことで得られるメリットや費用対効果を記載します。背景や趣旨などを記載するとより説得力が増し、初めて稟議を見た人もこの稟議の必要性が伝わるでしょう。

金額・コスト

見積書を入手するなどして金額やコストは正確な額が分るようにしておきましょう。金額とコストを明確にすることで費用対効果なども明確になるため説得力が増します。

稟議書の書き方と注意すべきポイント

稟議書を書く際には長文にならないよう注意しましょう。長文は読みにくい上に内容が伝わりにくくなってしまうため、稟議を通しにくくしてしまう可能性があります。要点を端的にまとめるようにし、専門用語は多くの人が理解できる言葉に言い換えるようにしましょう。
また、以下のポイントを押さえて稟議書は記載するようにしましょう。

目的

あるべき姿と現状のギャップを記載することで、より目的が明確になります。その稟議を通すことでどのような状態になるのが目的なのか記載しましょう。

理由・背景

理由や背景は冗長になりがちなので、なるべく短く端的に記載しましょう。現状の課題と状況について記載することでその稟議を何故通そうとしているのか理由や背景が明確になります。

選定理由

なぜその製品やサービスを導入しようとしているのか、他のサービスとの比較や導入の根拠を記載しましょう。

メリット

そのツールや製品を導入することによって得られるメリットを説得的に記載しましょう。効果は数字で表すことができればより説得的になります。

リスクと対処法

ツールやサービスの導入によってもたらされるリスクについても記載し、その対処法についても併せて記載することで説得力が増します。

稟議書のメリット・デメリット

稟議書による意思決定は必要性があるということについては解説しましたが、ではどのようなメリットやデメリットがあるでしょうか。ここからは稟議書のメリット・デメリットについて解説します。

稟議書のメリット

会議開催の手間を省くことができる
稟議書で承認を得る方法を取ることで、関係者全員を集めた会議を開催する必要がない点は稟議書の大きなメリットの1つです。忙しい承認権者のスケジュール調整や会議の場所の設定といった手間から解放されるため、その分他の仕事に集中することができます。
関係者全員がその案件の全体の流れを把握することができる
稟議書へはその案件を誰がいつ提案したのかといった記載があり、その後の計画についても記載があるため、関係者全員がその案件の全体の流れを知ることができるという点も稟議書のメリットの一つです。
提案の質を向上させる事ができる
稟議書による意思決定はその決定過程で様々な意見や問題点の指摘がなされるケースがあります。こうした他部門からの指摘を受け、それを取り込むことで提案の質をより向上させることができます。こうした点も稟議書のメリットの一つといえるでしょう。

稟議書のデメリット

作成に工数を要する
稟議書の作成は時間と手間がかかります。特に文章を書き慣れていない人にとっては、稟議書の作成は想像以上に負担となるケースもあります。
回覧に時間がかかる
稟議書は複数名で回覧することが前提となっているため、回覧や承認までに時間がかかる点も稟議書のデメリットと言えるでしょう。特に出張などで長期間席を空けている場合には承認作業に長期間を要してしまうといった可能性も考えられます。そのため、稟議の承認に時間がかかってしまったためにビジネスチャンスを逃してしまうといったリスクもあり得る点には注意が必要です。