【2023年3月】契約書管理システムのメリットと注意点は？おすすめサービス11選の機能比較もご紹介
契約書は更新期限などを適切に管理するのが意外と難しく、取引先が増えれば増えるほどその難易度は高まります。そんな契約書管理の課題を解決可能なツールが契約書管理システムです。今回は、契約書管理システムの機能紹介、導入するメリットと注意点や、サービス毎の比較について解説します。
契約書管理システムとは？
契約書管理システムとは、契約書の締結や締結後の契約書の管理を効率化させるためのシステムを総称したものです。
この契約書管理システムには様々な機能や分類があることからそれぞれについて解説します。
契約書管理システムの機能
契約書管理システムの機能には以下のものがあります。なお、各機能を全て備えているか一部にとどまるのかは各サービスごとに異なります。
A：契約書更新管理機能
契約書には、一般的に有効期間が設けられており、更新に当事者の合意が必要な場合があります。こうした場合に、更新時期を逃してしまい必要な契約の効力が失われてしまったというケースは少なくありません。契約書更新管理機能は、契約の更新時期が近づいて来ると通知してくれる機能です。そのため、契約書の更新時期を逃すといった心配をする必要が無くなります。
B：文書検索機能
締結済みの契約書の内容を確認する際に、例えば有効期間だけを確認したい場合や契約書の一部の箇所だけを確認したい場合、紙の契約書は最初からページをめくっていき記載されている内容を探す必要があります。これに対して、文書検索機能があれば契約書内の特定の記載や単語の検索を行うことで素早くその箇所を確認することができます。
C：関連契約等の管理機能
一つの契約書に対して、期間延長の覚書や内容を変更する合意書など関係する文書が複数存在するケースは少なくありません。紙での契約書管理を行っている場合にバラバラに保管していると関連する文書が見つからず、契約書の内容を正しく把握することができなくなってしまいます。しかし、関連契約もあわせて契約書管理システムで管理を行うことで、こうしたリスクを避けることができます。
D：閲覧権限管理機能
Ｍ＆Ａに関する秘密保持契約のように、極秘事項となりうる契約書については、会社内のメンバー全員が閲覧可能という状態はあまり望ましくありません。しかし、紙の契約書で管理をしていると、意図しないメンバーの目に入ってしまうという事態を完全に避けるのは難しいものがあります。
そこで、契約書管理システムでは契約書の閲覧や編集権限などを部署単位だけでなく個人単位でも管理を行うことができるため、こうした事態を避けることが可能です。
E：電子契約締結機能
契約書は一般的には紙へ印刷し、当事者が記名押印する方法で締結されます。しかし、この方法は当事者間で紙の契約書の郵送と返送が必要となるため時間がかかります。
これに対して、電子契約締結は電子ファイルの契約書への電子署名によって締結を行います。そのため、非常に短期間で契約書の締結を行うことが可能となります。
契約書管理システムの分類
契約書管理システムには先程挙げた機能のうちどれに特化したものであるかによって次の２つに分類されます。
①データ管理タイプ
前述の機能のうちA～Dの機能に特化したタイプのシステムです。紙の契約書が多く管理が難しい場合や契約書の更新時期の管理が難しいといった課題を抱えている企業に適したタイプです。
②電子契約締結タイプ
主にEの機能に特化したタイプのシステムです。電子契約の締結とそれによって電子ファイルでの契約書を保管する事が可能となっているものが多いですが、それ以外の機能についてはサービスによって異なる場合が多いです。
契約書管理システム導入のメリットと注意点
契約書管理システムを導入するメリット
契約書管理システムを導入するメリットとしては、次のものが挙げられます。
- 契約書の管理ミスの減少
紙の契約書のみで管理を行っている場合には、更新期限の途過だけでなく、必要な契約書が全て締結されているのかの見落としなど様々な管理ミスを生じるリスクが高まります。また、前述の様に契約期間を覚書などで何度も延長しているケースでは、まとめて管理しておかないと契約書が有効期間中なのかどうなのかも分からないといった事態が生じます。
そこで、契約書管理システムを用いて一元的に契約書を管理し、更新通知機能を活用し、契約締結状況や関連文書の状況を把握することで必要な契約が適切に締結・更新されているかを管理することができ、管理ミスを減らすことができます。
- 契約書管理コストの削減とコア業務への集中
法務部門内で業務の分担をしている場合、契約書審査やドラフトの作成といったコア業務を担当する人員を確保しておく必要がありますが、契約書の期限管理や締結状況などを法務が管理している場合、こうした管理業務へも人員を割く必要が出てきます。
しかし、一般的に法務部門は人員が少ないことが多く、こうした管理業務はできる限り最小限にとどめたいものです。
そこで、契約書管理システムを導入することで、こうした契約書管理業務に割いていた人員を法務のコア業務により集中させることが可能となります。
契約書管理システムを導入する注意点
契約書管理システムを導入する上での留意点としては以下の点が挙げられます。
- 導入費用への理解が得にくい
契約書管理システムを利用するためには必然的に費用がかかります。特に契約書管理業務の効率化は利益を産むものではないため、費用をかけることについて社内での理解を得にくいという点もシステムを導入するにあたってのハードルを上げる要因となります。
- 他事業部門との協議が必要となるケースがある
契約書管理を法務だけでなく営業や購買といった事業部門も担当している場合には、契約書管理システムを導入する際には事業部門との協議を行う必要があります。こうした場合、本来の業務に加えて、事業部門向け説明会の開催など、契約書管理システムの導入に関する業務も行うことになります。
このような業務負担の増加の可能性も、実務的には注意点の一つとして挙げられるでしょう。
契約書管理システム11選と比較ポイント
契約書管理システムのサービス一覧
契約書管理システムサービスには以下のものがあります。
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※サービスを提供されている各社のロゴを使用させていただいております。使用上問題がある場合は、リーガレッジのお問い合せ（https://legaledge.jp/contact/） にてお申し出いただけましたら、ロゴ削除等対応させていただきます。
契約書管理システムを比較する場合のポイント
契約書管理システムを比較する場合には、以下のポイントを比較すると良いでしょう。
- 自社の課題とシステムの機能のマッチング
契約書管理システムには、データ管理タイプと電子契約締結タイプがあるようにそれぞれのサービスには特徴があります。契約書管理システムは自社の現在の課題を解決することを目的として導入するものですから、前提として自社の課題をしっかりと確認しておき、そのシステムを導入することでその課題が解決できるのかという点に着目すると良いでしょう。
- 電子契約サービス等との連携の可否
電子契約や電子署名は様々なサービス運営会社によって提供されており、会社によっては契約書管理システムの導入前に電子署名サービスや電子契約サービスを既に利用している場合もあります。そのため、既存のサービスと導入しようとしている契約書管理システムが連携可能かという点を比較すると良いでしょう。
契約書管理システム導入で業務効率化を！
契約書管理システムの導入によって契約書の更新管理や紙の契約書の管理など様々な業務を効率化することができます。契約書管理業務を効率化し、より重要な業務へ注力が可能となるよう本記事を参考にシステムの導入を検討してみましょう。
リーガレッジは、契約書更新アラート機能による契約更新管理や、契約書のデータベース化もPDFファイルのドラッグ＆ドロップで可能など簡単に契約書管理業務の効率化を図ることが可能です。契約書管理システムをご検討の方は是非リーガレッジの導入の検討をお願いいたします。
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