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契約書をペーパーレス化する方法とは?メリットや注意点、よくある質問もご紹介!

デジタル化が急速に進展している昨今において、契約書のペーパーレス化は重要なポイントとなっています。かつては、契約書の書面での締結や紙での保存が一般的であり「時間がかかる」や「場所を取る」などの多くのデメリットが伴っていました。
しかし、最近の関連法の整備により、データでのやり取りや保存が可能になり、これらの問題を解決しています。そこで本記事では、契約書を効率的にペーパーレス化する方法やメリット、注意すべき点についてわかりやすく解説します。

目次

契約書をペーパーレス化する2つの方法

はじめに、契約書をペーパーレス化する方法について解説します。

  • 既存の契約書をPDFに変換する
  • 電子契約システムを活用する

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.既存の契約書をPDFに変換する

契約書をペーパーレス化する方法の1つは、既存の紙媒体の契約書をPDF形式に変換する方法です。専用のスキャナーやスキャン機能を持つアプリケーションを使用し、PDF形式に変換します。
PDF形式で保存された契約書は、物理的な保管スペースを必要とせず、PCやクラウドストレージ上で簡単に管理できます。
PDF化の最大のメリットは、契約書検索やアクセスが容易になる点です。また、電子データの形で保存される契約書は、必要に応じて容易に共有が可能となります。

2.電子契約システムを活用する

電子契約システムの導入は契約書をペーパーレス化する効果的な方法です。このシステムにより、契約書作成から契約、管理までのプロセスをすべてデジタル化できます。
さらに、バージョン管理やアクセス権の設定、文書のセキュリティと整合性の維持も容易です。
また、電子契約システムの利用により、郵送や手渡しによる契約書類が不要となり、時間とコストの節約につながります。また、契約の履歴や内容の確認が容易になるため、契約管理が効率的です。

関連

契約書をペーパーレス化する3つのメリット

次に、契約書をペーパーレス化するメリットについて解説します。

  • 契約業務がスムーズになる
  • コストの削減につながる
  • 柔軟な働き方にも対応できる

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.契約業務がスムーズになる

電子契約システムでは、メールや専用ツールを介して契約書を送信し、電子署名を付与して返信するだけで締結が完了します。契約書の送付や返送など物理的な対応の必要がないため、契約業務がスムーズです。
また、電子契約システムでは、書類の記載漏れや間違いをインターフェース上で警告する機能があります。これにより、手続きのミスを回避し、正確かつ効率的な契約プロセスを実現できます。

2.コストの削減につながる

契約書のペーパーレス化により、コスト削減が可能です。紙の契約書では、紙代、印刷代、印紙代、郵送代などさまざまな経費が発生します。しかし、電子契約システムを利用すると、これらの経費や物理的な保存スペースが不要になります。
電子契約システムの利用には、導入費用や月額利用料がかかりますが、年間の契約書関連のコスト試算が容易であるため、契約書管理のコストが把握しやすくなる点もメリットです。

3. 柔軟な働き方にも対応できる

契約書のペーパーレス化は、柔軟な働き方を実現するうえで重要な役割を果たします。たとえば、テレワークが必要な企業であっても、インターネット環境があれば、どこからでも契約書にアクセスし、業務の遂行が可能です。
これにより、署名や捺印など、物理的な契約書を持つ必要がなくなります。このように、ペーパーレス化は、紙の契約書保管や管理の手間を省き、効率的な業務運営を実現します。また、紛失や火災・災害による消失などのリスクを排除することにも貢献します。

契約書をペーパーレス化する際の注意点は3つ

次に、契約書をペーパーレス化する際の注意点について解説します。

  • 相手企業の同意が必要になる
  • ペーパーレス化できない契約書も存在する
  • セキュリティ対策を整える必要がある

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.相手企業の同意が必要になる

契約書をペーパーレス化する際は、相手企業の同意が必要です。契約の電子化を提案する際には、電子契約の導入によって手続きが複雑になると感じる企業もあるため、セキュリティ面の強化や手間が減る点を具体的に説明するようにしてください。
取引先が異なるクラウドシステムを使用していた場合、簡単なメール承認で契約が完了するものもあります。これらのメリットを相手企業に伝え、理解と同意を得られるかが、スムーズなペーパーレス化への道を開く鍵となります。

2.ペーパーレス化できない契約書も存在する

契約書のペーパーレス化は、多くの場面で互換性をもたらしますが、すべての契約書が電子化できるわけではありません。
法律で書面による契約が求められるケースが存在するため、ペーパーレス化を検討する際には、各契約書が電子契約に適しているか事前に確認する必要があります。
さらに、電子契約法案は頻繁に改正されており、最新の法律の理解が求められています。

3.セキュリティ対策を整える必要がある

契約書のペーパーレス化を導入する際には、セキュリティ対策の重要性が問題になります。たとえば、不正アクセスやサイバー攻撃から契約情報を守るためには、さまざまな安全策を講じなくてはなりません。
特に企業間取引や機密情報を含む契約書では、情報漏洩のリスクを最小限に抑える努力が必要です。そのため、システムの定期的なアップデートや従業員のセキュリティ教育に力を入れるのが望ましいです。
また、電子契約の有効性を守るためには、改ざん防止対策やアクセス制限の設定など、多角的なセキュリティ対策が求められます。

契約書のペーパーレス化でよくある3つの質問

最後に、契約書のペーパーレス化でよくある質問を紹介します。

  • 質問1.スキャンした契約書の原本は捨てても良い?
  • 質問2.電子契約サービスを比較する際のポイントは?
  • 質問3.電子化された契約書の法的効力は?

それぞれについて詳しくみていきましょう。

スキャンした契約書の原本は捨てても良い?

スキャンした契約書原本の廃棄については、電子帳簿保存法(電帳法)の要件を満たしている場合、税務上の目的で原本を保持する必要はないため、原本は廃棄して良いという主張がなされる場合が多いです。
この電子帳簿保存法(電帳法)は、税務上の証憑書類の保存要件を定めたものであり、民事訴訟等、契約書に関するトラブルが発生した場合の証拠能力については、別途検討が必要です。

電子契約サービスを比較する際のポイントは?

電子契約サービスを選ぶ際には、以下のポイントを確認してみてください。

  • 作成者をPDF署名パネルに表示するデジタル署名サービスか
  • 固有性を担保するための2要素認証等には対応可能か
  • PAdES(PDF長期署名、PDF Advanced Electronic Signatures)に準拠した長期署名フォーマットを採用しているか

特に、「合意を電磁的に証拠化する」という最も基礎的で重要な部分をおろそかにしたサービスを選択してしまうと、「必要な契約書の電子ファイルが手に入らない」といった事態になりかねないため、注意してください。

電子化された契約書の法的効力は?

電子契約書法の有効性については、民法、電子署名法、民事訴訟法によって定められています。具体的には、民法第522条の第2項における「契約方式の自由」の原則により、電子契約書は多くのケースで有効とされ、書面による契約書と同等の法的有効性を有することが認められています。
電子契約法は、電子契約書に指名する際の法基準を提供し、電子契約が安全かつ確実に実施されていることを保証するものです。

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契約書の電子化は計画的に進めよう

この記事では、契約書をペーパーレス化する方法やペーパーレス化のメリット、ペーパーレス化における注意点について解説しました。
契約書のペーパーレス化は、契約業務のプロセスが簡素化される点や紙代、印刷代、印紙代、郵送代などコストが削減できる点がメリットとして挙げられます。しかし、ペーパーレス化には注意点もあり、運用体制の整備や不正アクセスやサイバー攻撃から契約情報を守るセキュリティ対策が欠かせません。
これらの注意点を正しく理解し、計画的に契約書の電子化を進めてみてはいかがでしょうか。

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