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CLMとは?適切な契約書管理のために重要な3つのポイント

企業が契約を締結する際は、大きく分けて①契約書の提示②内容の確認・修正案の提示③契約の締結④契約書管理・更新といったプロセスを経て行われるのが通常です。これら全てのプロセスが適切になされることを通じて、契約の締結や維持・管理が可能となります。しかし、企業によっては部門間にまたがって対応を行うため、プロセスが複雑化するケースも少なくありません。そこで、今回はこうした複数のプロセスを管理するためのCLM(契約ライフサイクルマネジメント)と、契約書管理に関する重要なポイントを解説します。

目次

CLMと各プロセスの関係

契約書の締結とその後の管理には、様々なプロセスがあり、それらを全て適切に行う事で初めてビジネスに必要な契約が適切に結ばれている状態を実現することが可能です。
しかし、各プロセス毎に担当者や担当部門が異なると全ての工程において適切な管理をするのは難しいものです。そこで、契約書に関する工程全体を最適化するために登場するのがCLMです。

CLMとは?

CLMとは、Contract Lifecycle Managementの頭文字を取った略称です。すなわち、CLMとは契約書ライフサイクルマネジメントのことであり、契約書案の作成から締結、そして締結後の管理までを通した契約書業務全体の工程における最適化を図るためのサービスを意味します。
最近よく耳にするリーガルテックは、一般的には契約書の作成・レビューの補助や契約書管理など法務部門における業務や法務サービスの利便性向上を目的としたサービスを意味しますが、CLMはそれに留まらず、企業全体が契約書に関する業務でかかえる課題を解決することを目的としたサービスであるという点が異なります。

契約書に関する業務の各プロセス

企業が契約書を締結し、管理・更新といったプロセスを詳しく見ていくと、以下のようなプロセスとなります。

  1. 契約書の締結前の業務
    ①契約書案の作成
    ②契約書案の提示
    ③契約書の内容審査
    ④契約の承認
  2. 契約書の締結に関する業務
    ⑤契約書の締結(押印)の稟議
    ⑥契約書の締結(押印)
  3. 契約書の締結後の業務
    ⑦契約書の保管
    ⑧契約書の期限管理
    ⑨契約書上の義務の履行管理
    ⑩契約書の内容の変更・更新管理

契約書に関する業務のプロセスは、まず大きく分けて、契約書の締結前の業務、契約書の締結に関する業務、契約書の締結後の業務の3つに分けることができます。契約は双方の合意があって成立するため、当事者全員が押印をした時点で成立することになりますが、一般的には締結日や効力発生日を決めておき、その日から契約の効力を生じさせる例が多く見られます。
会社によって順番が若干異なるケースがあるとは思いますが、基本的には⑩の更新業務や内容に変更がある場合には、また①からの業務を繰り返すことになります。

各プロセスにおける課題とポイント

ここまで契約書業務に関するプロセスを紹介してきましたが、ではそれぞれのプロセスにおいてはどういった課題があるのでしょうか。ここからは課題とポイントについて解説します。

各プロセスにおける課題

1.契約書の締結前の業務における課題

契約書締結前の業務の課題としては、多くの場合①や④の業務は法務部門や法務サービスを提供する部門が担うこととなると思いますが、それ以外の部分については会社によって担当が分かれているケースも多いため、②や③を担当する部門と法務部門との間でビジネスや契約書の内容について認識に相違が生まれてしまう可能性がある点が挙げられます。
そのため、社内での情報共有が不十分となり、契約書の作成や審査に必要な情報が不足してしまうケースや事業部門が契約書の内容について理解が不十分なままにビジネスを進めてしまうという事態になりかねません。

2.契約書の締結に関する業務

契約書の締結に際しては、⑥の締結(押印)時に自社で契約書を印刷・製本する場合、通常は2通作成をし、押印後相手方に郵送します。そして契約書を受け取った相手方に押印・日付の記入などの処理をしてもらい、2通のうち1通を返送してもらうという流れになるため、時間と費用が発生する点が挙げられます。

3.契約書の締結後の業務

契約書締結後においても契約の更新日を把握しづらい状態で契約書を保管していたために、知らないうちに契約期限が切れてしまったり、不要な自動更新契約により損失が発生するといった事態が想定されます。

対応・検討ポイント

いずれの問題も共通するのは、社内で必要なメンバーに契約書の内容に関する情報が共有できていないことに起因しています。特に契約書の効力との関係で問題になるのが、管理部門が⑩の契約書の内容変更や更新管理の際に自動更新なのかそれとも合意が必要なのか把握していなかったために実は契約書の期限が切れていたという点です。

こうした事態を避けるためには、
①契約書の作成に際して事業部門や管理部門、法務部門との間で適切に情報の共有がなされること
②作成された契約書の内容について事業部門や管理部門との間で共有されていること
③契約書の期限について管理が適切にされるように措置を講じること
の3点がポイントとなります。

課題を解決するためのCLMツールやサービス

先ほどのポイントを解決するために有用なのが、CLMツールやリーガルテックを用いて契約書に関する情報を一元化し社内で必要なメンバーで共有することです。
紙の契約書ではこうした契約書や情報の管理が難しい部分がありますが、データ化し、契約書の作成や内容審査、そして期限管理などをツールで行う事で先ほどの3点が解決可能となります。
そこで、こうした課題解決のために以下のツールが有用です。

1.ContractS CLM

ContractS CLM(コントラクツ CLM)| ContractS株式会社

ContractS CLMは、契約業務に関するプロセスを一つのシステム上で可能にするCLMツールです。契約作成の依頼から契約の承認までを可視化することで契約業務に関わる部門間で契約書に関する業務のステータスや作成までの経緯を共有できる点で課題の解決が可能なツールです。

2.DocuSign CLM

DocuSign CLM による契約管理

Docu Sign CLMは、CLMツールの中でもスムーズな文書作成が可能な点が特徴です。使用頻度の高い契約タイプの契約書テンプレートを作成・使用でき、さらに契約に関する情報を取得し、それに対応する条項の文言を自動で入力することも可能となっています。

3.Legaledge(リーガレッジ)

リーガレッジ

Legaledgeは、過去に締結した契約書の中から条文を参照して契約書の作成を可能にする点や、契約書の管理権限を必要なユーザーに振り分けて情報の共有を可能とするリーガルテックツールです。契約書の期限管理も可能となっているため、契約書締結後に契約の更新を逃してしまうという事態を避ける事が可能となっています。

CLMやリーガルテックを導入して契約書に関する業務の効率化を!

CLMやリーガルテックの導入によって、契約書に関する情報の共有や承認フローなど様々な業務を効率化することができます。契約書に関する情報の共有を効率化し、適切な契約管理が可能となるよう本記事を参考にシステムの導入を検討してみましょう。

リーガレッジは、契約書更新アラート機能による契約更新管理から契約書のデータベース化もPDFファイルのドラッグ&ドロップで可能など簡単かつ契約書に必要な情報の共有を図ることが可能です。契約書に関する業務の見直しをご検討の方は是非リーガレッジの導入の検討をお願いいたします。

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