法務におけるDX化とは？#2
～企業の法務部門に本当に必要なDX化について～

前回はこちらの記事で企業の法務部門におけるDX化についてメリット、デメリット及び課題について解説しました。これらの点を踏まえ、業務効率化のためのDX化を進める場合に避けて通れないのが、法務業務のどういった点がDX化可能なのかという点や、そのためにどういったツールが有用なのかという点の検討です。そこで、本記事では一般的な企業における法務部門の業務を整理しつつ、これらの業務のDX化とツールについて検討します。

法務部門におけるDX化が必要な理由

昨今ではリーガルテックと呼ばれる様々なサービスが登場しており、法務部門においてこうしたサービスを導入することでDX化を進めることが期待されます。では、このようなサービスが登場した背景にはどういった点があるのでしょうか。また、法務部門においてDX化が必要な理由はどういった点にあるのかについて解説します。

業務効率化とリソース不足の解消

法務部門最大のミッションは、会社の事業活動における法的なリスクの回避や軽減にあります。そのため、その他の事業部門と異なり、利益を上げるのではなく、会社へのダメージを抑えることによって会社の事業活動に貢献することになります。
こうした法務部門の特徴から、法務部門ではその他の間接部門と同様に業務の効率化やコスト軽減が強く求められることになります。DX化による業務効率の向上はこうしたニーズに応えるための方法として非常に有用といえるでしょう。

また、法務部門は会社によって主たる業務は異なるものの、大部分の会社では契約書の審査業務や法律相談業務といった民法や商法などの法的知識を前提に業務を行います。そのため、法務部員には法的知識やリーガルマインドが必須となりますが、これらのスキルを有する人材は希少なため、法務部門が慢性的に人員不足となっている会社は少なくありません。
こうした人材不足への対応策として考えられるのがリーガルテックの導入です。特に契約書管理業務等の周辺業務について契約書管理ツールを用いることで、それまで契約書管理業務に割いていた人員をコア業務へ集中させることができるため、新たに採用をすることなく人員不足の問題を解消することができる可能性があります。

テレワークなどへの対応

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の拡大の影響もあり、昨今ではテレワークなどオフィスへの出社をすることのない働き方が浸透しています。そのため、転職や就職に際してはこうした働き方が可能かどうかという点も企業選びの上でポイントとなります。
こうした働き方を実現する上でリーガルテックが重要な役割を果たすことになります。例えば、契約書の原本などを法務部門が行っている場合には紙の原本を管理する必要があるため、出社が必要となります。
しかし、電子署名により契約を締結し原本を電子管理するシステムを導入すればこうした出社を省くことが可能となります。
このように、リーガルテックを代表とする法務部門のDX化はテレワークなどの働き方改革への対応という面とも相性が良く、これを通じて採用面で他社よりも優位に立つことが可能となります。

法務部門の主な業務

法務部門でDX化を進める事について必要性が高いということを解説してきましたが、法務部門と一口に言っても法務部門における業務は企業ごとに異なるケースが少なくありません。そこで、業務のDX化を進める前提として一般的な法務部門における業務について以下で簡単に整理します。

• 契約書審査業務

法務部門の中心的な業務です。各取引に適合する契約書を作成・起案するほか、自社のひな形や相手方から提示された契約書案の修正を行うものもここに含まれます。

• 法律相談業務

法律相談業務は営業部門からの営業活動や契約に関する法令違反の有無の確認や、取締役会の事務局からの会社法に関する相談など多岐にわたります。

• 訴訟・紛争対応

訴訟手続きは外部の弁護士に委任する会社であっても状況を理解するためには民事訴訟法などの知識が必要となるため、法務部門の関与が必要不可欠な業務のひとつです。

• 文書管理業務

契約書やそれらの文書を修正する覚書の管理について、契約書の内容を把握し審査する業務の延長線上として法務部門の業務となっている会社も見られます。

• 株主総会運営業務

株主総会の開催や運営に当たっては会社法の定めに従って手続きを行う必要があるため、運営を行う事務局を法務部門の業務として行っている会社もあります。

法務部門の業務のDX化のポイントとツール

ここからは、ここまで紹介した法務部門の業務についてDX化のポイントやツールについてご紹介します。

契約書レビューツール

契約書審査業務では前述の通り契約書の記載内容についてリーガルチェックや修正案の作成を行う必要があります。こうした際にレビュー時間の短縮となるのが契約書レビューツールです。
契約書レビューツールは、契約書をアップロードすることでAIが自動的に契約書のリスクを提示する機能や、関連する条文や判例を提示してくれるため、契約書のリーガルチェックを行う上で必要なリサーチ作業を大幅に短縮し、業務効率を向上させることが可能です。
契約書レビューツールとしては以下の様なサービスがあります。

契約書管理ツール

文書管理業務では、契約書の保管や契約の更新期限について把握する必要があります。こうした際に有用なのが契約書管理ツールです。契約書管理ツールには契約書更新管理機能と呼ばれる機能が備わっています。この機能は契約の更新時期が近づいて来ると通知してくれる機能となっているため、更新期限の見落としなどを防ぐことができます。

また、こうした契約書管理ツールは契約書とそれを修正する関連文書を一括で保管できる一括管理機能を有しているものもあります。こうした一括管理期機能を利用することで、紙で管理していると見落としがちな契約書と関連文書とその存在を把握し、契約漏れや更新手続きの有無を把握することが可能です。
このような関連文書の把握は、訴訟や紛争対応の際にも相手方との契約関係や法律関係を短時間で効率よく把握するためにも大きな役割を果たすことができます。
契約書管理ツールとしては以下の様なサービスがあります。

チャットツール

これは法務部門の業務に限定したものではありませんが、法律相談業務や訴訟・紛争対応では部内での意思統一やオンタイムでの連絡が非常に重要となります。
特に法律相談業務では同一の案件について、異なる担当者に相談がされるケースは少なくありませんが、こうした場合に担当者毎に異なる回答をすると相談者を混乱させてしまいます。
特に法務部門からの回答は事業部門にとっては方針を根本的に変更させるケースもあるため、担当者毎に異なる回答をしてしまうというのは絶対に避けたいところです。そのため、チャットツールなどを利用して意思統一を図ることが他部門と比較しても特に重要です。
ビジネス向けのチャットツールとしては以下の様なサービスが広く利用されています。

Legaledgeを導入して契約業務一連の流れを効率化！

法務部門の業務のうち契約書管理業務については、契約書管理システムの導入によって契約書の更新管理や紙の契約書の管理など様々な業務を効率化し、法務部門のDX化に大きく貢献することができます。
契約書管理業務を効率化することで法律相談業務や契約書審査業務などへより多くの時間を割くとともに、効率よく業務を遂行していくことが可能となります。
Legaledgeは、契約書更新アラート機能による契約更新管理から、契約書のデータベース化もPDFファイルのドラッグ＆ドロップで可能など簡単に契約書管理業務の効率化を図ることが可能です。
契約書管理業務のDX化をご検討される際には是非Legaledgeの導入をご検討ください。