押えておきたい契約締結に関わる注意点やポイントについて解説

契約の締結は当事者全員が契約の内容について合意することを意味します。しかし、合意が得られたので、後は特に注意すべき点やポイントは無く署名・押印すれば良いかというとそんなことはありません。また、注意すべきポイントは電子契約で締結するのかそれとも紙の契約書で締結するのかによっても異なります。そこで、本記事では契約締結に当たって注意すべき点や押えておくべきポイントについて解説します。

書面契約と電子契約の場合の注意点・ポイント

冒頭でも少し触れた通り、契約書を締結する際の注意点やポイントは書面契約なのかそれとも電子契約なのかによって異なります。そこで、書面契約と電子契約の場合に別けてそれぞれの注意点やポイントについて解説します。

書面契約の場合には署名押印が必要

書面で契約を締結する場合にはその文書に署名・押印が必要となります。これは、締結した契約書の内容について署名・押印した人の意思が記されている、つまり契約書の内容に同意しているという意思を表すことになります。
というのも、民事訴訟法において以下の様な定めが置かれていることが根拠となります。

第二百二十八条　文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
（中略）
４　私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

民事訴訟法

つまり契約について後で争いとなり、訴訟にまで発展した際、契約書を証拠として用いるためには「真正に成立した」＝当事者の意思に基づいて作成されたことを証明しなければならず、署名・押印があれば当事者の意思に基づいて作成されたものであることが推定されるため、反証の無い限り証拠として取扱われることになるのです。
そのため、契約書の内容に当事者が同意していることを示すために書面での契約書には署名・押印が行われることとなります。

電子契約の場合には電子署名を利用

他方で電子契約の場合には書面の場合と異なり署名や押印はできません。そこで、電子署名法は以下の様に定めています。

第三条　電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子署名法

つまり、電子署名法上の電子署名を行う事で成立の真正が推定されることとなっているのです。そして、電子署名法上の電子署名の要件は、①署名の名義人が電子データの作成に関わることを証明できることという本人性の要件と、②電子データに改編がないことを確認できることという非改ざん性の2つが要件となります。この2つを満たす電子署名を行う事で書面契約における署名・押印と同じ効果を電子署名にも持たせることができるのです。

契約締結に際して注意すべきポイント

では、その他に契約締結に際して注意すべきポイントはどのような点があるでしょうか。ここからは契約締結に際して注意すべきポイントについて解説します。

契約締結日に関する注意点

契約書には契約締結日を記載するのが一般的です。この契約締結日は原則として全員の押印がそろった日を記載することになります。他方で契約の効力は原則として契約締結日から生じることから押印手続きや、社内での稟議などの遅れから契約の効力を発生させるべき日と全員の押印がそろった日にズレが生じてしまうケースも少なくありません。

では、そうした場合にはどのように対処すべきでしょうか。そのような場合に対処する方法として契約の効力発生日を定め、契約の締結日と契約の効力発生時期をずらす方法が考えられます。以下で具体的な方法について解説します。
なお、以下で紹介する方法とは別に契約締結日自体を将来や過去に設定するという方法も考えられます。将来に設定すること自体には大きな問題は考えられませんが、過去にバックデートするのは、契約書に事実と反する記載をすることになるため推奨しかねます。以下で紹介するように、契約締結日と別に契約の効力発生時期を定める方法を取るようにしましょう。
また、この問題は電子契約で締結する場合も紙で契約を締結する場合にも起こりうる問題なので留意しておきましょう。

①当事者間で効力発生日に関する合意を形成する

まずは当事者間で契約書の締結日と効力を発生させるべき日にズレが生じる可能性と不都合について認識し、当事者間で合意を形成することが最初のステップとなります。
このステップは②の後でも良いのですがスムーズに契約締結を行うためにはあらかじめ合意を形成しておくほうが契約の締結手続きがスムーズに進むため、事前に行っておくほうが無難です。
その際には効力発生日を未来にするのかそれとも過去に設定するのかに注意して決めるようにしましょう。

②効力発生日に関する定めを置く

効力発生日をいつにするか合意ができたら次は具体的に契約書の中に効力発生日に関する定めを置きます。

• 過去を効力発生日とする場合
  過去を効力発生日とする際には契約書の効力を契約締結日から遡って定める必要があります。
  そのため、例えば以下の様な定めを置き、遡って効力を生じることを明確にしておくほうが良いでしょう。一例としては以下の様な定めが考えられます。
  
  ”本契約の有効期間は、本契約の契約締結の日にかかわらず、○○○○年○○月○○日から△年間とする。”
  
  ポイントは「本契約の締結の日にかかわらず」と記載することで契約の締結日とは別であることを明示している点です。
  このような記載例とは別に、
  
  ”本契約は、本契約の契約締結の日にかかわらず、○○○○年○○月○○日に遡って効力を生じるものとする。”
  
  といった風に遡及効である事を明示する記載方法もあります。いずれにせよポイントは契約の締結日と効力発生日が別日である事を示すのがポイントとなります。

• 未来を効力発生日とする場合
  未来を効力発生日とする場合には、効力発生日を特定し記載する方法で対応することが可能です。具体的には以下の様な記載例が考えられます。
  
  ”本契約の有効期間は、○○○○年○○月○○日から△年間とする。”
  
  より慎重に記載したい場合には遡及効を持たせる場合と同様に「本契約の締結の日にかかわらず」という記載を入れる方法も考えられます。

収入印紙に関する注意点

紙で契約を締結する場合に注意すべきポイントとしては収入印紙の貼り付けも挙げられます。作成した契約書が課税文書に該当する場合には印紙税法の定めに従った金額の収入印紙の貼り付けが必要となります。
特に注意が必要なのは、原契約を変更する契約（覚書や合意書など）についても変更する事項が「重要な事項」に該当する場合には変更契約にも収入印紙を貼り付ける必要がある点です。重要な事項についてはこちらをご参照ください。
なお、収入印紙は紙で契約を作成する場合には必要ですが電子契約では必要ありません。この点も併せて押えておきましょう。

製本に関する注意点

紙の契約書は後から改ざんや変更をされることを防ぐために印刷したものに押印し、それを製本してバラバラになったりしないよう製本しておく必要があります。
製本の一般的な方法としてはホッチキスで留め紙の帯や製本テープで留める方法が一般的です。
製本した契約書へは帯の部分と契約書にまたがるように契印を押しておくのも忘れないようにしましょう。
また、よくある質問として製本した契約書に表紙や裏表紙は必要かというものがありますが、必須ではありませんが、業界の慣例やその契約書の重要度、相手方との関係などを考慮して作成するか決めると良いでしょう。

電子契約書を活用してコスト改善や効率化を

契約書は紙で締結する場合には郵送の手間や押印手続き、収入印紙の貼り付けに製本等様々なプロセスを経る必要があり、締結後も管理のために物理的なスペースが必要になるといったデメリットがあります。
これに対して電子契約であれば郵送の手間を省けるため短期間で契約の締結まで至れるほか、収入印紙分のコスト削減も可能となっています。
電子契約書を活用して契約書業務に関わる様々なコストを削減することを検討されてみてはいかがでしょうか。