業務の属人化の問題点は？解決策もご紹介

March 28, 2023September 26, 2023

法務部門に限らず、業務の属人化はマイナスのイメージを持って語られることが多く、実際に属人化にはいくつかのデメリットがあります。他方で、法務部門における業務は専門性が高く属人化しがちでもあります。そこで、本記事では法務業務における属人化の問題点とデメリットを解説しつつ解決策も併せてご紹介します。

業務の属人化とは？

業務の属人化とは

一般的に業務の属人化とは、ある業務について進め方や進捗状況、内容の詳細を特定の担当者のみが把握している状況のことをいいます。もう少し分かりやすく言うと、その担当者以外の周囲の人間は、担当者がどんな仕事をしていて、どういう状況なのか全く把握できていない状態、つまりブラックボックスのような状態になっていることを意味します。

業務の属人化のデメリット

こうした業務の属人化には次のようなデメリットがあります。

業務停滞・長期化のリスク
業務が属人化してしまう最大のリスクは、その担当者が辞めてしまったり、病気やケガなどで業務ができなくなってしまった場合に業務が停滞してしまうリスクを伴うことです。
特に昨今では各企業でBCP対策に取り組んでいますが、天災や交通事故などによって、その担当者が業務ができなくなってしまった場合、こうした業務の属人化は問題を長期化させたり深刻化させたりしてしまいます。このように業務の属人化による業務停滞のリスクは様々な場面で影響を及ぼすことになります。
適切なマネジメントが困難となるリスク
業務が属人化し、内容や状況の把握が難しくなると、進捗スピードが適切なのか、また品質は保たれているのかといった点を把握することが難しいため適切なマネジメントをすることが困難となってしまいます。適切なマネジメントが難しくなった場合には、品質の管理や業務時間のコントロールができなくなってしまう可能性もあります。また、適切な評価をすることが難しくなってしまうというリスクもあります。
業務の集中
業務が属人化し、業務量や業務範囲が広い場合、その担当者に業務が集中してしまうこともあります。過度な負担は担当者の健康面への影響も懸念されるほか、周囲とのコミュニケーションにも影響を及ぼす可能性があります。

法務部門における業務の属人化

一般論として、業務の属人化にはこれまで挙げてきたような問題点があることをご説明してきました。他方で、法務部門の業務は、その内容や専門性から特殊な側面もあるため、ここからは法務部門の業務の属人化について解説します。

法務部門の業務と属人化

法務部門の主な業務として、①契約書審査業務②法律相談業務が挙げられます。これらの業務が属人化した場合には、例えば契約書審査業務であれば、特定の担当者のみが契約書審査業務を行い、その他のメンバーは契約書審査業務を行わないため、情報やノウハウが特定の担当者にのみ集中する。また、業務の依頼もその担当者にのみ集中するという事態が起きてしまいます。

法務部門において業務が属人化することの問題点

では、法務部門における業務が属人化した場合にはどういった問題点があるのでしょうか。

休職・退職による業務の停滞や長期化
ケース：契約書審査業務を担当していた担当者が入院してしまい、その担当者のみが業務を行っていたため、その他の法務部員が対応するのが難しく、結果退院するまで業務が停滞してしまった。

一般論としての属人化でも触れましたが、法務部門においても同様に、休職や退職による業務の停滞や長期化のリスクが挙げられます。特に契約書審査業務や法律相談業務で法務部門へ持ち込まれるものは、会社の事業に大きな影響を与える重要案件であるケースも少なくありません。こうした業務の停滞が会社にとって非常に大きなマイナスとなり得る点は、法務部門特有の問題点といえるでしょう。
契約書業務（法律相談業務）におけるミスが分かりにくくなる
ケース：法律相談で営業部門から相談を受け、問題ない旨の回答を行ったが、後に行政から問題がある旨の指摘を受けた。初歩的な確認不足のため、複数人で事例を共有していれば早期に気がつくことが可能な内容であったが、法律相談業務をその担当者のみが受けていたため、誰もミスに気がつかなかった。

属人化することにより、適切なマネジメントが難しくなることは先ほども触れましたが、適切なマネジメントが難しくなってしまい、品質の管理が難しくなることでミスが分りにくくなってしまうことも挙げられます。
特に法律相談業務では、法務が問題ないと回答したという点を重視して会社の方向性を決めるケースも少なくないため、ミスは可能な限り無くしていく必要があります。しかし、業務が属人化していると、他の担当者や上司もミスに気づくことができず、そのままになってしまうという事態に陥りかねません。
社内情報・ノウハウの一極集中
ケース：法律相談業務を一人で行っていた担当者が退職することになった。その担当者のみが業務を行っていたため、引き継ぎをしたものの、次の担当者では十分に業務を行うことができなかった。

法律相談業務では、法務には当然案件の違法性や適法性について回答することが期待されていますが、こうした回答をするにあたっては会社の事業の状態や、方向性など社内の様々な情報を前提にすることも必要となります。このような情報は法律相談業務などを通じた社内のコミュニケーションを経て得られる事があります。
しかし、業務が属人化してしまうと、ある担当者にのみこうした情報が集中し、他のメンバーには共有がされないままとなってしまいます。
また契約書審査業務・法律相談業務が属人化してしまうと業務を通じて得られるノウハウについても一極集中するという事態に陥ってしまいます。
いずれも、育成や組織としては非常に脆弱なものになってしまう点で問題があるといえるでしょう。

法務部門の業務の属人化を防ぐためには？

では、法務部門の業務の属人化を防ぐためにはどういった方法が考えられるでしょうか。ここからは解決策の一つとしてリーガルテックの導入について解説します。

リーガルテックと属人化の防止

法務部門における業務の属人化の問題点は、前述の3点でしたが、言い換えると、他の担当者が業務を行うための情報の共有ができない、させない状態になっている点に問題が集約されているともいえるでしょう。
こうした状態を改善するために有用なツールがリーガルテックです。リーガルテックには様々な機能がありますが、属人化を防止するためには①AIによるレビュー機能②契約書参照機能などが役立ちます。

①AIによるレビュー機能
この機能はAIが契約書の自動レビューを行うことで契約書の一般的なリスクの指摘漏れや必要な条文の漏れの確認等のサポートを受けることができるためスキルの平準化を測ることができるとともに、AIからの指摘を通じたノウハウの共有も可能となります。

②契約書参照機能
契約書参照機能は、同種の契約書のドラフティングを行う場合に過去に締結した契約書を参照する機能です。こうした機能を用いることで契約書のクオリティを担保しつつ、原案となった契約書を参考にすることでスキルの平準化やノウハウの共有が可能となります。

これらの機能を活用することで、他の担当者も情報やノウハウの共有が可能となるため、業務の属人化を防ぐことが可能となります。

有用なツール・サービス

ContractS CLM

ContractS CLMは、契約業務に関するプロセスを一つのシステム上で可能にするツールです。契約作成の依頼から契約の承認までを可視化することで契約業務に関わる部門間で、契約書に関する業務のステータスや作成までの経緯を共有できる点で属人化を防ぐことが可能となります。

Legalforce

Legalforceは、AIによる契約書レビュー機能を有するAI契約書審査プラットフォームです。契約書をアップロードすると、AIが網羅的にリスクの提示を行うため、契約書審査業務におけるスキルの平準化やノウハウの共有に役立ち、属人化を防ぐことが可能となります。

Legaledge（リーガレッジ）

Legaledgeは、過去に締結した契約書の中から条文を参照して契約書を作成することが可能になります。これまでの担当者が契約書を作成する際に利用していた条文やノウハウを早期に獲得し、スキルの平準化を図ることができるという点で属人化の防止が可能となります。操作も容易なため、新しい担当者が操作する際にもなじみやすいのもメリットです。

リーガルテックを導入して契約書に関する業務の属人化の改善を！

リーガルテックの導入によって、契約書に関する業務の情報やノウハウの共有化を図ることができ、これによって業務の属人化を防ぐことが可能となります。
リーガレッジは、契約書更新アラート機能による契約更新管理や、契約書のデータベース化をPDFファイルのドラッグ＆ドロップで可能など、簡単に契約書に必要な情報の共有を図ることが可能です。契約書に関する業務の属人化にお悩みの方は是非リーガレッジの導入の検討をお願いいたします。