契約書管理とは？おすすめの契約書管理システム5選もご紹介します！
膨大になった契約書の管理について、頭を悩ませている経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、契約書管理の概要や効率化する方法についてわかりやすく解説します。また、おすすめの契約書管理システムや選ぶ際のポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
契約書管理とは？
契約書管理とは、他社との取引において重要な書類である契約書を管理する業務のことを指します。企業同士の取引においては、互いの信用にかかわる重要な業務です。法律に則っているか、有効期限を経過していないかなど、確認すべき事項は少なくありません。
基本的には人の目で確認する必要があるため、契約書管理における人的コストは膨らみがちになります。たったひとつの小さなミスで企業の信用を損なう恐れがある、とても重要な業務です。
契約書管理が重要な2つの理由
ここからは契約書管理が企業において重要だといえる理由を詳しくみていきます。
契約書管理が重要だといえる理由は以下2つです。
- リスクマネジメント
- 業務効率化
リスクマネジメント
契約書を適切に管理できなければ、企業としての信用を失う事態に発展しかねません。
期限内に取引先に正式な契約書を送付できなければ、取引は頓挫するでしょう。そのため紙の契約書は破損や汚損させることなく、また紛失しないよう管理しなくてはいけません。
きちんとした管理が重要な契約書ですが、例えば会社が拡大し、取引の数が増えれば、それだけ管理すべき契約書の数は増え、契約書管理の業務は増えていきます。
そのため会社の拡大期などは特に、契約書管理を適切に行う必要があります。適切な契約書管理が行われなかったことが、会社の社会的信用を失墜させ、拡大しつつある会社の業績に水を差す、というようなことは避けなければいけません。
契約書管理は、契約書がどのような数になっても、社内で適切、かつ厳に管理することが求められるのです。
業務効率化
契約書管理を適切に行うことで、管理業務を効率化することが可能です。ここでの「適切」とは「わかりやすい」ことを指します。
どの契約書がどこに保管されているのかがわからなければ、契約書まわりで確認したいことができるたびに探す作業が発生してしまうでしょう。そのため契約書は、日付ごと、取引先ごと、業務カテゴリごとなど自社の契約状況に応じてわかりやすく見つけやすい状態で管理することが必要です。
契約書管理で重要になるのは、契約日や契約期限といった「日付」です。契約書を管理する場合は、まずその取引において重要となる「日付」で仕分けし、日付で分けたあとに取引先の名称で昇順で並べる、といった「わかりやすさ」と「重要度」を重視しましょう。
管理する基準を誰にとってもわかりやすいものにすることで「担当者でなければわからない」といった属人化を避けられる効果もあります。
契約書管理を効率化する2つの方法
ここからは契約書管理を効率化する以下の2つの方法を詳しくみていきます。
- クラウド活用
- 電子署名連携
方法1.クラウド活用
クラウド活用とは、自社で契約書を保管し管理するのではなく、システムを活用して契約書管理を行うことを指します。紙の契約書をスキャンして取り込み、データ化してクラウドで保管することで、汚損や破損、紛失のリスクをほぼなくすことが可能です。
また契約日や契約期限など重要となる日付ごとにデータで管理できるため、クラウドを活用することで契約書管理業務の負荷を軽減できます。システムによっては、契約ごとに「どのような状況なのか」といった契約ステータスをワークフローで表示してくれるサービスが提供されています。
人が行う作業はときにミスが生じてしまうものですが、クラウドでデータを使って管理することで、人的ミスが発生する余地をなくすことができるでしょう。
方法2.電子署名連携
契約書をデータ化して保管しようとする場合は、ぜひ署名についても電子署名を活用し、データ化された契約書と連携させましょう。
電子署名とは、データ化された契約書にされる署名を指します。データ化された契約書および、なされた署名には、本人確認データが付帯した電子署名が発行されることから、信頼性が担保されています。
契約書管理を行う際、契約書に電子署名を活用することで、契約関連業務が全てオンラインで完結できるというメリットがあります。そのため、自社だけでなく取引先の業務負荷を軽減することも可能です。
電子署名によって署名された契約書は、システム上でわかりやすく適切に管理されることから、紙の契約書では必須だった日付や取引先ごとの仕分け作業がなくなるのです。
契約書管理システムの選ぶ際の3つのポイント
ここからは契約書管理システムを選ぶ際の3つのポイントについて、詳しくみていきます。
具体的なポイントは以下3つです。
- 取込み機能の有無
- 基本機能の構成
- 通知機能の有無
ポイント1.取込み機能の有無
紙の契約書をデータ化して取り込む機能は、使いやすい契約書管理システムには必須の機能です。もし取り込む機能がなければ、システム導入前に締結した、紙の契約書の管理業務を継続しなければならないからです。
新規の契約のみならず、過去に紙でやりとりした契約書の管理をシステム上で行うには、紙の契約書をデータ化して取り込む機能が必要になります。
忘れずに確認しましょう。
ポイント2.基本機能の構成
契約書管理システムを選ぶ際は、オプションではなく標準で利用できる基本機能を確認する必要があります。システムの利用には費用が発生しますが、必要な機能が基本機能として備わっているのか、オプションなのかで運用コストが変わってきます。
これまで契約書管理に割いていた人的コストがシステム導入で軽減される分と、システムの運用コストを比較したとき、運用コストのほうがリーズナブルでなければ、システムを導入する意味がないからです。具体的な基本機能の例は以下2つです。
- 日付を管理する機能
- ワークフロー機能
ほとんどの契約書管理システムに搭載されていると思われがちですが、単にクラウドの場所を「貸しているだけ」といったシステムを導入することのないよう、これらの機能があることを確認して下さい。
ポイント3.通知機能の有無
契約書において最も重要な業務は「日付の管理」といっても過言ではありません。締結すべき期限までに、更新したり署名捺印が行われなかったりした契約書は単なる紙きれにすぎないからです。
契約書管理システムを導入する際は、自社が重要視する日付やその他の事項について知らせてくれる「通知機能」が搭載されているかどうかを確認しましょう。特に「日付」に関して、契約日、契約期限など、自社にとって重要な日付を選べることがポイントです。
システム側で決められ、自社で選べないようでは「使いやすい」システムとは言えません。
「自社で通知する項目を選べるかどうか」を確認して下さい。
おすすめの契約書管理システム5選
ここからはおすすめの契約書管理システムを5つ紹介します。それぞれどのような機能があり、自社にとって使いやすいかを確認しながら読んでみて下さい。
1.Legaledge（リーガレッジ）
リーガレッジは紙と電子両方の契約書を一括で管理できます。契約書の条文を使って、契約書を検索する機能もシンプルな操作で行えるため、管理コストも少ないでしょう。
契約期限が近づいた契約書については、アラートで通知してくれることから、更新漏れといったミスを防ぐことが可能です。
2.Contract One（コントラクトワン）
Contract Oneは契約書管理システムを提供するだけでなく、紙の契約書を使った契約における業務を代行してくれるサービスを提供しています。
契約書はすべてクラウドで管理できるほか、複数の契約書を関連付けて管理できるため、契約業務をいっそう軽減することが可能です。
3.ContractS CLM（コントラクツ CLM）
ContractS CLMは、契約書の作成・承認・締結・更新管理をひとつのプラットフォームで行え、契約プロセス全体の効率化を実現できるサービスです。
これまで自社で利用してきた契約書は「Myテンプレート」として保存できるため、引き続き利用できます。契約書を締結する作業は、取引先に契約書のURLを送るだけ、という簡潔さで、システム上で完結します。
4.LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ）
LegalForceキャビネは、AIによる文書管理システムです。AIが契約書のなかからさまざまな情報を自動で抽出して契約書の管理台帳を作成してくれたり、契約更新の時期を通知してくれたりする機能があります。
契約書をアップロードするだけで、基本的な契約書管理業務を行ってくれるため、契約書管理の負荷が高い企業におすすめです。
5.ConPass （コンパス）
ConPassはAIによって自動で管理台帳を作成してくれる機能をもった、契約書管理システムです。過去の紙の契約書もデータの契約書も一元管理できます。データ化した紙の契約書を保管してくれるサービスも提供していることから、自社の契約管理業務ごと任せることが可能です。
タスク管理機能やワークフロー機能もついているため、契約書関連業務で「いつまでに誰が何をすべきか」がわかりやすくなっています。契約書の条文の修正履歴を管理できることから、契約書の更新作業の軽減が可能です。
契約書はデータ化したいけれど、これまでの紙の契約書の管理や保管業務も合わせて軽減したい企業におすすめです。
目的にあわせた契約書管理で業務効率化が進む
契約書管理システムを導入する場合は、まず自社の契約書管理に付随する課題を洗い出すことが求められます。そのうえで自社の課題を解決できるシステムを選ぶ必要があるのです。本記事を参考に、自社の契約書管理業務の軽減に取り組んでみてはいかがでしょうか。
