契約書の原本と電子の二重管理の弊害とは？解決方法も解説

昨今では電子契約の導入により契約書が電子化されるケースが増えてきました。他方で紙の契約書も実務的にはまだまだ使われており、現在の状況は紙と電子契約書とが混在しているというのが多くの企業の実体では無いでしょうか。

しかし、このような紙と電子契約の混在は、業務の非効率化や混乱を招くおそれがあります。そこで本記事では、紙と電子契約の混在が招く問題や解決方法について解説します。

電子契約による契約書の管理のメリット

現在はリモートワークの導入や働き方改革などの後押しもあって電子契約による契約書管理が進められています。では、電子契約による契約書管理にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは電子契約による契約書管理のメリットについて解説します。

印刷・製本・発送・回収・ファイリング・保管文書の管理等の手間がなくなる

電子契約書と紙の契約書の最大の違いは紙の契約書原本の有無です。そして紙の契約書原本が存在しないということは、押印のために印刷し、製本するといった作業が不要になります。また、押印する必要がないため、相手方に押印のために製本した原本を２部発送し、１部の返送を受けて回収するといった手間も必要ありません。
そして契約締結後の保管もファイリングして保管するといった必要もなく、物理的な保管場所も必要ありません。契約書管理システムを利用することで契約書がデータベース化されるため、契約書管理台帳を作成して管理を行うといったことも不要となります。
このように紙の契約書に付随して発生する様々な作業が電子契約書では不要となり業務の効率化を図ることができます。これは電子契約による大きなメリットといえるでしょう。

収入印紙が不要

紙の契約書のうち一部の文書については紙で作成した場合には収入印紙の貼り付けが必要となります。では電子契約の場合はどうなるのでしょうか。この点について国税庁は注文請書を電子メールで送信したケースについて印紙税が非課税となる見解を示しています。

課税文書の「作成の時」とは、相手方に交付する目的で作成される課税文書については、当該交付の時であるとされている。

　上記規定に鑑みれば、本注文請書は、申込みに対する応諾文書であり、契約の成立を証するために作成されるものである。しかしながら、注文請書の調製行為を行ったとしても、注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。

「文書回答事例　別紙1-3 – 国税庁」

つまり国税庁の立場は電子データによって注文請書を作成したとしても、相手方に対する「現物の交付」がない限りは、印紙税法上の課税文書の「作成」には当たらず、電子メールによる注文請書データの送信は「現物の交付」ではないという立場です。したがって電子データで契約書を作成しても課税文書を作成したことにはならず収入印紙の貼り付けは不要であると考えられているのです。

契約書へのアクセス効率の向上

契約内容の確認など様々な理由から締結済みの契約書の内容を確認するケースは少なくありません。こうした場合、紙の契約書で保管している場合には、まずどこに保管されているかを契約書管理台帳等を利用して調べ、保管場所を特定したらそこから取り出して確認するといった手間が発生します。
これに対して電子契約書の場合にはデータベース化された契約書から検索して見つけるだけでよいため、契約書へのアクセス効率が圧倒的に上がります。そのため、業務全体の効率化を図ることができる点もメリットといえるでしょう。

紙の契約書と電子契約書が混在する場合の弊害

電子契約書による管理には様々なメリットがあります。他方で、現実に電子契約書で全て対応できるかといわれるとそうはいきません。電子契約書を用いて締結するためには相手方も電子契約書の利用に同意する必要があるからです。そのため。実務的には現在では電子契約書と紙の契約書が混在する状態になっているというのが実態でしょう。では、こうした状況はどのような弊害があるでしょうか。

契約書へのアクセスが非効率化

前述の通り締結済みの契約書の内容を確認しなければならないケースが業務上発生することは少なくありませんが、紙の契約書と電子契約書が混在している場合、探している契約書が紙なのか電子なのかといった点からまず確認する必要があります。その上で紙の契約書だった場合には保管場所を確認して取り出してといった手間が発生しますし、電子の場合でも本来不要な紙なのか電子なのかの確認といった作業が入ってきてしまうことになります。
そのため契約書へのアクセスが非効率化してしまうといった弊害が生じます。

紙の場合と電子の場合とで2つの業務フローが必要に

紙の契約書の場合には押印が必要になる点やその後の印刷、保管作業が必要になるため、それに対応した業務フローがあるのに対し、電子契約書の場合には電子署名による締結となるため、それに対応した業務フローが必要になります。
このように契約書業務に関して２つの業務フローが必要となる点はデメリットといえるでしょう。

紙にするか電子にするかによって収入印紙の要否が異なり管理が煩雑

前述の通り電子契約書には収入印紙の貼り付けが必要ありません。これに対して紙の契約書は課税文書に該当する場合には収入印紙の貼り付けが必要となります。このように電子であるか紙であるかによって対応が全く異なるため、管理が煩雑となるのも電子契約書と紙の契約書が混在する場合の弊害といえるでしょう。

紙の契約書の保管場所を別途作成する必要があり、分散管理することになる

紙の契約書が存在する場合には、紙の契約書の保管場所を別途用意する必要があります。そのため、データで保管する電子契約書と物理的な場所で保管する紙の契約書とで分散管理する必要が出てきます。このような分散管理は煩雑なだけでなく、前述の通り契約書へのアクセスの非効率化を招くといった弊害もあります。

問題の解決方法

ではこれらの弊害はどのように解決できるでしょうか。ここでは問題の解決方法について解説します。

紙の契約書のデータ化による保存

紙の契約書を全て電子契約書と置き換えることができない以上、まず取り組むべきは紙の契約書の電子データ化による保存です。紙の契約書を電子データ化して保存することで電子契約書と同様にデータベース化して保管ができるため契約書へのアクセスの効率化を図ることができます。

業務フローの可能な限りの統一

電子契約書と紙の契約書では業務が重複している部分も多く、業務フローを可能な限り統一化することは不可能ではありません。こうした取り組みを行うことで業務の効率化を図ることができます。

紙の契約書の減少への取り組み

電子契約書は相手方が同意しなければ用いることはできませんが、その際に電子契約書のメリットや紙資源の節約などメリットを強調し、相手方が電子契約書を用いることに同意しやすい説得を行うことも重要です。

分散管理する場合でも紙の契約書は電子データ化しておく

紙の契約書と電子契約書で分散管理をする場合でも万が一の紛失や契約書へのアクセスの効率化を考えて紙の契約書は電子データ化しておくようにしましょう。

まとめ

電子契約書が浸透していく過渡期ともいえる現在は多くの企業で電子契約書と紙の契約書の二つが存在しているケースが少なくないでしょう。こうした企業こそ契約書管理ツールを導入し契約書を電子データ化して管理することが重要です。リーガレッジでは紙の契約書をデータとして取り込み簡単な操作でデータベース化が可能です。
是非導入をご検討ください。