保管だけでは不十分！事例で法務BCP対策をご紹介

BCP対策とは、企業が天災などの緊急時に事業継続を行うための計画のことをいいます。こうしたBCP対策は業種によっては定めることが義務となるため、各企業は対応を迫られています。こうした対応の必要性は法務部門においても決して他人事ではありません。特に昨今では新型コロナウイルス感染症の拡大で出社が困難となったケースもあり、こうしたケースで法務部門の業務をどのように継続するかというのは大きな課題となります。そこで、今回は法務部門の業務とBCP対策についてポイントを踏まえて解説します。

BCP対策とは

法務におけるBCP対策について解説する前にまずは一般的なBCP対策について簡単に解説します。

BCP対策の定義

BCP対策とは、Business Continuity Plan（事業継続計画）の略称です。BCP対策とは、大規模な自然災害や感染症の流行など事業を継続する上でのリスクが発生した際に業務の中断などの被害を最小限に留め、スムーズに業務への影響を回復し、事業を継続する方法について定めた計画のことをいいます。

なぜBCP対策が必要なのか

昨今では大規模な地震や集中豪雨といった天災によるリスクだけでなく、感染症の流行など様々な要因により、これまでと同様の事業継続が困難となる事態が発生しています。こうした事態に対応し、事業の継続を可能にするためにBCP対策が重要視されているのです。

法務部門の業務とBCP対策

では、法務部門の業務においてのBCP対策とは、どういった業務を念頭に置くべきでしょうか。ここでは特にBCP対策が必要となる法務部門の業務を解説します。

主な法務部門の業務

法務部門の業務は会社ごとによっても異なりますが、BCP対策との関係で重要な業務となるのは、以下のものが挙げられます。

①契約書審査業務
②法律相談業務
③契約書管理業務
④押印業務

①の契約書審査業務は、会社が締結する契約書の原案の作成や内容の審査を行う業務です。②の法律相談業務は、主に事業部門などから契約や会社の方向性について法的な問題点の有無やリスクについて相談を受ける業務になります。
③の契約書管理業務は、締結済みの契約書の保管・管理を行うとともに、期限が切れそうな契約書の点検や更新などを行い適切な契約が締結されている状態を保つ業務です。
④の押印業務は、契約書を締結する際の押印作業や印鑑・印紙の管理などを行う業務です。

いずれの業務もこれまでは出社して行う事が前提となっており、特に①や②については担当者が出社できなくなった場合には、担当者以外に内容が分らないため業務継続が難しくなってしまうという事態にもなりかねません。

法務部門の業務におけるBCP対策の必要性

では、先ほどご紹介した業務とBCP対策は具体的にどのような関係があるでしょうか。

①契約書審査業務の場合
契約書審査業務については、依頼部門や事業部門の担当者とやりとりを行い、契約書の作成や審査を行います。こうした情報が部門内で共有されていない場合、地震が起きて担当者がケガをし、出社ができなくなった場合には、情報が無いため他の他者へ引き継ぐことができず、再度事業部門からヒアリングを行うまで業務が停滞してしまうことになります。

②法律相談業務の場合
法律相談業務についても、事業部門からヒアリングを行い法的な回答を行うことになりますが、これも①と同様に担当者が出社できなくなってしまったり、業務が困難な状態になってしまうと、再度ヒアリングを行うまで業務が停滞してしまうことになります。

③契約書管理業務
契約書管理業務では、締結済みの契約書の管理を行うことになりますが、紙の契約書で管理・保管を行っている場合、火災や水害により保管していた契約書が一部消失してしまった場合には、契約書の保管や更新時期の確認などができなくなってしまい、相手方と協議を行った上で同一の内容の契約書を再度締結するなどの対処が必要となります。
こうした処置を行うまで契約の内容を確認することができなくなってしまいます。

④押印業務
押印業務では、印鑑を使用することになりますが、こうした印鑑や印鑑カードが災害によって消失してしまった場合には、手続きを行い、新しい印鑑ができるまで新しい契約の締結などができなくなってしまいます。

BCP対策とリーガルテック

では、こうした課題を解決するためにはどのようなBCP対策が考えられるでしょうか。ここからはBCP対策のためのリーガルテックの導入の有用性について具体的なケースを踏まえて解説します。

リーガルテックの効用とBCP対策

ケース①：法務担当者が交通事故にまきこまれてケガをしてしまい、業務に復帰することが難しくなってしまった。
こうしたケースでは、法務担当者が担当していた契約書審査業務や法律相談業務について停滞が生じる可能性があります。契約書審査や法律相談の内容を簡単に記録・共有出来る仕組みを導入することで、情報を一元化し引継ぎなどもスムーズに行えるようになります。

ケース②：オフィスの移転を行った際に契約書の原本を紛失してしまった。
オフィスや本社を移転した際に、物を紛失するのはよくある話ですが、契約書の原本を紛失してしまうというのもあり得る話です。こうしたケースでは、契約書原本を一カ所に保管するようにし、その他の天災からも保護できるように堅牢な保管施設に入れておく等の対応が考えられます。それ以外にも、電子契約を導入し、紙では無く電子ファイルの形式で契約書を保管しておくことで紙の契約書の数を減らす又は無くしていくことも有効なBCP対策といえるでしょう。

ケース③：感染症の影響で出社できる人数に大幅に制限がかかってしまい、押印業務に長期間を要するようになってしまった。
新型コロナウイルス感染症が流行していた際にも政府はオフィスへの出社人数を制限するように求めていました。こうした際に各企業で課題となったのが押印業務です。印鑑がオフィスにある点や、押印までの稟議や承認が出社を前提としていたため、押印までに非常に時間がかかるという事態になっていました。こうした事態への対策として有効なのが、電子署名や電子押印など電子契約の導入です。

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