法務部あるある？よくある質問や疑問を解決

法務部門では、事業部門からの法律相談や契約トラブルの対応など専門性が高く、関連する分野も多岐にわたります。そのため、業務を効率よく進めるためには、よくある質問や疑問についてスムーズに処理していくことが求められます。
そこで本記事では法務部でよくある質問や疑問についてその解決策とともにまとめていきます。

ケース①：NDAの締結のタイミングはいつ？いつ締結すれば良い？

法務部へよくある問い合わせとして、「取引先と○○について検討を行うのだが何か契約が必要か」といった問い合わせや、「共同研究・共同開発をする前に情報交換をする際に気をつけることは何かあるか」といったものがあります。
このような情報交換や検討に際しては自社の秘密情報が開示される可能性があるため、情報を保護するためにNDA（秘密保持契約）を締結することが考えられます。
こうした秘密保持契約を締結するに当たっては、目的をどのように定めるかや有効期間をどういった期間に設定するかといった問題が発生します。

これらのNDAに関するよくある疑問については以下の記事で解説しています。是非ご参考ください。

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ケース②：契約書の訂正はどうやってやれば良い？

締結済みの契約書に誤記が見つかったのだが、どうやって訂正すれば良いのか知りたいという問い合わせも法務部へ寄せられるよくある問い合わせの一つです。
契約書の誤記については契約書の締結後に発覚したのかそれとも契約交渉中に発覚したのかによって対応方法が異なるほか、契約書の訂正方法についてもいくつか種類があります。
契約書を訂正するに当たってはどのように対応すべきかという点については以下の記事で詳しく解説しています。

よくある質問も併せて解説しているので以下の記事を参考に正しく契約書の訂正を行いましょう。

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ケース③：契約書の割印はどこに押せばいい？

契約書を締結する際に割印を押すと聞いたがどこにどのように押せば良いのか分らないから教えてほしいといった問い合わせも法務部あるあるの一つではないでしょうか。実際に「割印　押し方」で非常に多くのWeb検索がされています。
割印とは、同一の契約書が2部以上存在する際、各契約書に契約者全員の印影をまたがるようにして押される印鑑です。
割印は文書の関連性を示すために押印されるもので、各契約書にまたがるように押印する必要がありますが、それぞれ契約書原本と写しがある場合と複数の契約書原本がある場合で注意点が異なります。
契約書へ押印する割印をどこに押すのかといった点や、ケース毎の注意点、よくある疑問については以下のページで詳しく解説しています。

契印との違いについても解説しているので、以下の記事を参考に正しく割印について理解しましょう。

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ケース④：角印と丸印はどのように使い分ければいい？

会社で用いる印鑑には様々な種類のものがありますが、その中でも角印と丸印はよく使用する印鑑です。
「社印押しといて」と言われた場合、会社の印鑑には丸印も角印もあるがどちらを押すのか分らないという方や、何を押せば良いのか分らないという方も少なくないでしょう。
また、角印と丸印はどのように使い分ければ良いのか、どういった役割を持つのか疑問に思われている方も多くいらっしゃるでしょう。

こういった疑問や角印と丸印の使い分けについては以下のページで詳しく解説しています。比較的よく用いられる角印についてのよくある疑問についても解説しているため、角印についての問い合わせがあった際にもご活用ください。

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ケース⑤：契約書はどうやって保存しておけば良い？おすすめの方法は？

契約書の保存方法は紙の原本として保管する方法がまず考えられますが、物理的に場所を取ってしまう点や、保管場所や管理が必要になるため、可能であればデータなどで保管したいと考えるものです。
そこでよくある質問として契約書をスキャナーなどでPDF化しデータで保管しておきたいと考えているが何か注意すべき点はあるかといった問い合わせです。
この点については電子帳簿保存法の対象になる契約書については同法に定められた要件をみたした方法を取る必要がありますが、そういった点については以下の記事で解説しています。

おすすめの契約書スキャンサービスも紹介していますので、契約書の紙での保管からスキャンしたデータでの保管への移行を検討している方は是非ご参考ください。

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ケース⑥：契約書の管理はどうやってやればい

契約書の管理を各部門に任せている場合や、契約書管理専門の部門で行うなど法務部門以外の部門に任せている場合によくある質問として契約書を管理する際にはどのように管理すれば良いのかといった疑問が寄せられるケースがあります。
こうした疑問に対しては主に契約書管理ツールを利用して管理する方法とExcelなどのシートで契約書管理台帳を作成し管理する方法が考えられます。

それぞれの方法についてメリットやデメリットがありますが、こうした疑問への回答に役立つのが以下の記事です。
契約書管理のためのExcelのダウンロードリンクもあるため以下の記事を是非ご活用ください。

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ケース⑦：法務内のノウハウやナレッジの共有はどのようにすれば良い？

法務の業務は非常に専門的かつ内容も多岐にわたるため、業務の属人化やブラックボックス化が起きやすく、ナレッジやノウハウの共有は非常に重要な課題となります。
しかし、業務を進めつつこうしたナレッジの共有などを行うというのは中々簡単ではありません。
そこで、こうした課題の解決に役立つ内容や、どのような業務がナレッジ管理の必要性があるのかといった点について以下の記事で解説しています。

ナレッジの共有や管理をどういった点から始めれば良いかといった事をお悩みの方にも役立つ内容となっておりますので、是非ご参考ください。

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まとめ

法務部には様々な疑問や問題・課題が寄せられる中でよくある質問や疑問への回答は可能な限り効率よく進め、コア業務や重要な課題にしっかりと取り組めるようにしておきたいところです。
本記事でご紹介したもの以外にも本ブログでは法務業務を行なうに当たってお役立ちの情報を多数紹介・解説しています。是非、ご参考ください。