法務案件管理とは？業務の課題や契約書管理システムの効果的な運用方法をご紹介！
法務には、企業の健全な事業活動を支える重要や役割があります。一方で、事業の拡大によって案件が複雑化し、非効率的な状況に陥っている企業も少なくありません。しかし、どのように法務業務を効率化できるのか、分からないという法務担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、法務案件管理の重要性や課題、業務を効率化する方法について解説します。また、契約書管理システムの効果的な運用方法のポイントについても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
法務案件管理とは？
法務部門には、契約書の作成やレビュー、法律相談などの業務があり、メールやチャットツール、口頭で受け付けられる場合が一般的です。しかし、依頼が管理されずに進められると、現在進行中の案件数やそれぞれの進捗状況が不明確になる可能性があります。
このため、依頼を一元管理する仕組みが求められます。この仕組みにより、案件ごとの進捗や期限を可視化して、部門内での業務の効率化が図れれば、類似案件間での一貫性も確保できるため、精度の高い対応が可能です。
法務案件管理の重要性
契約書作成の依頼や法律相談、提示された契約書の確認などを適切に管理しない場合、進捗状況が不明確になります。これにより、類似案件の過去対応を迅速に参照できないため、業務効率が低下しかねません。
このため、一元的な管理システムを導入すれば、依頼内容の記録や進捗の可視化ができ、業務の遅延を防止します。さらに、こうした仕組みは、案件間の一貫性を確保して、企業の法務リスクを低減させるのにも効果的です。
法務部門の役割と責任
法務部門は、企業活動における法的リスクを未然に防ぎ、事業部門の相談に迅速かつ正確に対応する大切な役割を担っています。これらを実現するためには、法務案件管理の仕組みを導入し、日常的な業務の効率化が不可欠です。
この仕組みによって、法務部門は依頼内容や進捗状況を一元的に把握して、対応のスピードと質を向上できます。また、案件管理の透明性を確保すると、法的リスクへの早期対応が可能となり、企業全体の信頼性と安定性が向上します。
法務案件管理における課題は3つ
次は、法務案件管理における課題について解説します。
- 案件の複雑化
- 法務人材の採用や定着が困難
- ナレッジの蓄積と活用不足
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
案件の複雑化
法務における契約書レビューは、単なる文面確認にとどまらず、情報収集と分析が求められる大切な業務です。事業部門から依頼を受けた際には、過去の類似案件の確認や、該当分野の法令や判例の調査を行い、場合によっては外部の専門家にも助言を求めます。
これらのプロセスを経て、契約書の論点を整理して、リスクを特定した上で適切な修正を加えられます。しかし、必要な情報が分散していると、確認作業に多くの時間と労力を費やし、リスクを見逃す可能性が高いです。
法務人材の採用や定着が困難
法務部門は、案件の増加と複雑化に伴い、業務負担が増大しやすい環境にあります。過去案件との整合性を確保するためのデータ管理が不十分であれば、業務の効率性が損なわれるリスクがあります。
また、必要なスキルを持つ人材の採用が難しく、採用に成功した場合でも転職のリスクが高いため、人材の確保が難しい現状です。このような状況では、既存の法務担当者への負担が増え、最悪の場合、退職が連鎖的に起こり、業務の停滞を招く可能性があります。
このため、法務業務の効率化を支える環境整備と、長期的に人材を育成・維持する仕組みの構築が不可欠です。
ナレッジの蓄積と活用不足
近年、新型コロナウイルスの影響や働き方改革により、多くの企業でテレワークが普及しています。法務部門では、リモート環境でも業務を遂行しやすいため、在宅勤務を導入している企業が多いです。
しかし、テレワークの浸透に伴い、法務知識の共有や過去案件のナレッジ管理に課題が生じるケースが増加しています。特定の担当者に情報が集中すると属人化が進み、判断のスピードや正確性に影響を及ぼしかねません。
このため、案件記録やナレッジを一元的に管理できる環境の整備が不可欠です。
法務案件管理を効率化させる方法
次は、法務案件管理を効率化させる方法について解説します。
- 業務フローを整備する
- 契約書管理システムを活用する
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
業務フローを整備する
法務業務の効率化には、契約書作成やレビューのプロセスを見直しましょう。契約書ひな形の整備により、毎回一から作成する手間を省き、法的リスクを抑えられます。
また、契約書レビューでは、AIを活用したデジタルツールを導入すれば、作業時間を短縮しつつ、重大なリスク要素を見逃さない仕組みが可能です。さらに、法務相談の窓口を一本化すると、依頼内容の全体像を部門全体で把握できます。
このように、統一された依頼方法は、相談者にとっても利便性を高め、業務遅滞のリスクを軽減します。
リーガルテックを活用する
紙媒体による契約手続きは、書類の紛失や記載ミスなどのリスクが高まり、法務部門の作業効率を著しく低下させる原因となります。この課題を解消するためには、電子契約システムの導入が効果的です。
電子契約を活用すれば、契約書の作成から締結までをオンラインで完結でき、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。また、契約書管理システムの検索機能を活用すれば、過去の契約書の迅速な確認が可能となり、契約管理の手間を大幅に削減します。
さらに、電子署名を採用したシステムであれば、法的効力も確保しつつ簡単に導入できる点がメリットです。
リーガルテックの効果的な運用方法のポイントは3つ
次は、リーガルテックの効果的な運用方法のポイントについて解説します。
- 導入の目的を明確にする
- 導入は小規模からスタートする
- 他社の導入事例を参考にする
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
導入の目的を明確にする
リーガルテックを活用して法務案件管理を効率化するためには、現状の業務フローや抱えている課題を明確にしましょう。具体的な問題点を特定せずにツールを導入すると、根本的な改善につながらず、期待した成果を得られない可能性があります。
また、導入に際しては、課題解決の効果、導入コストに対する費用対効果が十分かなど、複数の観点から判断しなければなりません。システムを活用する目的を具体化して、それにもとづいた計画を策定すると、効果的な法務業務の効率化が実現できます。
導入は小規模からスタートする
新しいシステムを導入する際には、初期段階で課題を最小化するための工夫が必要です。システムの選定時には、自社に適していると判断しても、実際の運用で想定外の不具合や連携の問題が発生する場合があります。
このようなリスクを最小限に抑えるために、小規模な運用からスタートする方法が効果的です。これにより、実際の使用感を確認しながら問題点を早期に特定して、修正や他の選択肢への切り替えを柔軟に進められます。
他社の導入事例を参考にする
システムをはじめて導入する際に、効果や導入後の運用イメージを具体的に描けない場合は、他社の導入事例を参考にしましょう。同業種や同規模の企業がどのようにシステムを活用して、どのような成果を上げたのかを知ると、自社に適した運用方法や期待できる効果を把握しやすいです。
多くのシステム提供事業者は実績や事例を公開しているため、製品の詳細情報とあわせて確認すると、導入に向けた具体的な計画を立てる参考になります。
まとめ
本記事では、法務案件管理の重要性や課題、業務を効率化する方法、リーガルテックの効果的な運用方法のポイントについて解説しました。
法務部門は契約書の作成やレビュー、法律相談などの業務があり、メールやチャットツール、口頭で受け付けられる場合が一般的です。しかし、案件の複雑化、人材確保の難しさ、ナレッジの当面不足といった課題が多く、対応には工夫が求められます。
このため、課題を解決するには、業務フローの整備や契約書管理システムの活用が効果的です。システムを導入する際には、目的を明確にして、小規模な運用からスタートしてみるのがおすすめです。
さらに、他社の導入事例やシステム提供事業者の成功事例を参考にして、効果や運用方法を把握しましょう。これらの取り組みにより、法務案件管理の効率化が実現できます。
