契約書の正しい郵送方法｜注意すべきマナーやコスト削減法を解説！
契約書は信書に該当するため、法律を守って正しく郵送する必要があります。
この記事では、契約書の郵送方法を一覧表でご紹介します。法務担当者が知っておくべき送付時のマナーについてもまとめました。
近年、契約書業務の手間やコストを省く方法として、オンライン上で完結する電子契約が注目を集めています。最後までご覧になったうえで、ご自身にとって最適な方法を見つけてみてください。
目次
【一覧】契約書の郵送方法3選！メリット・デメリットをまとめて解説
契約書は送り手と受け取り手の双方にとって重要な内容が記された書類です。トラブルを防ぐためにも、次の3つの方法を利用することが望ましいです。
- 特定記録郵便
- 簡易書留
- レターパック
契約書の内容や送り先によって、選ぶべき送付方法が異なります。最適な方法を選択できるよう、それぞれのメリット・デメリットを一覧表にまとめました。
一覧表から分かるように、3つの方法の大きな違いは「送付方法」「受取方法」「送料」にあります。以下、それぞれの方法について詳しく解説します。
特定記録郵便
特定記録郵便とは、送付記録を残すことができるサービスです。必要最低限の追跡機能があるため、より安価に契約書を送付したい方におすすめです。
送付時はポスト投函やコンビニ発送ができず、郵便局の窓口に持ち込む必要があります。原則として土日祝日の配達はしていませんが、郵便受けに投函されるため、相手が不在がちな場合でも利用しやすくなっています。
通常の郵送料金に一律160円を加算することで利用できます。簡易書留やレターパックに比べ、送料が比較的安く済みます。ただし、万が一の損害賠償がない点には注意が必要です。
簡易書留
簡易書留とは、送付記録だけでなく、受取記録も残すことができるサービスです。受取人が郵便を受け取ったかどうかを把握できるため、より確実に受け取ってもらいたい方におすすめです。
特定記録郵便と同様、送付方法は郵便局への持ち込みに限られます。受取方法は対面が前提ですが、戸建住宅であれば、宅配ボックスの利用も可能です。
簡易書留の利用料金は基本料金＋350円です。特定記録郵便やレターパック（ライト）に比べると費用がかさみますが、万が一損害を受けた場合に5万円まで賠償されます。
レターパック
レターパックとは、A4サイズの書類を重さ4kgまで送付できるサービスです。送付には厚紙でできた専用の封筒が必要ですが、郵便局やコンビニで手軽に購入できます。
特定記録郵便や簡易書留とは異なり、コンビニやポストにて送付可能です。ただし、全国どこでも同一料金となるため、送付先が遠方ならお得ですが、近場だとかえって高くつく可能性があります。
なお、レターパックには「レターパックライト」と「レターパックプラス」の2種類があり、主に送付可能な厚さや受取方法に違いがあります。
レターパックライトは契約書を送るのに十分な規格と機能を備えています。なるべく手軽に契約書を送りたい場合や、受取人が不在でも受け取りやすくしたい場合にはレターパックライトがおすすめです。
他方、レターパックプラスであれば、集荷を依頼することもできるため、郵便局に持ち込む手間が省けます。契約書に書類を添付したい場合や、確実に受け取ってもらいたい場合には、レターパックプラスが適しています。
契約書を宅配便・メール便で送るのは違法
これまで紹介してきた契約書の郵送方法は、すべて郵便局が提供しているサービスです。中には、郵便よりも宅配便やメール便を使いたいと考える方もいらっしゃるかもしれません。
結論として、契約書を宅配便やメール便で送るのは違法です。
ここでは、契約書の正しい送り方について、関連する法律をもとに解説します。
契約書は信書に該当する
契約書は「信書」に該当するため、郵便以外の方法で送付することはできません。信書とは、差出人の意思表示あるいは事実通知のために、相手を特定して送る文書を指します。
総務省が公表する「信書ガイドライン」によると、信書には契約書のほか、領収書や請求書、給与支払明細書などが含まれます。
契約書を郵送できるのは許可を受けた業者のみ
契約書を郵送できるのは、日本郵便株式会社および許可を受けた業者に限られます。日本郵便以外に利用できる事業者は、総務省の「信書便事業者一覧」から確認できます。
ただし、日本郵便が提供するすべてのサービスで信書を送付できるわけではありません。特定記録郵便や書留、レターパックなどは利用できますが、次のサービスでは信書の送付ができないことに注意が必要です。
- ゆうパック
- ゆうメール
- ゆうパケット
- クリックポスト
違法な郵送方法を用いると罰則がある
指定の業者以外を用いて契約書を郵送すると、郵便法4条違反となります。違反者には3年以下の懲役または300万円以下の罰金が課せられます。
送付する文書が信書かどうか悩む場合には、あらかじめ郵便局または総務省「信書相談窓口（03-5253-5975）」に問い合わせるようにしましょう。
契約書を郵送する際に注意すべきマナー
契約書は契約の当事者双方にとって重要な書類です。これまでに説明した法律以外にも、注意すべきマナーがあります。契約書を郵送する際は、次の5点に気をつけるようにしましょう。
- 配達記録が残る郵送方法を選ぶ
- 契約書はクリアファイルにはさむ
- 宛先には部署名・担当者名まで記載する
- 送付状を添付する
- 返信用封筒・切手を同封する
ここでは、各注意点について詳しく解説します。
配達記録が残る郵送方法を選ぶ
契約書を送付する際には、配達記録が残る郵送方法を選ぶことが重要です。
冒頭で紹介した特定記録郵便、簡易書留、レターパックはいずれも書類引受けから配達までの記録が残ります。配達状況は随時、インターネット上で確認可能です。
なお、簡易書留とレターパックプラスは原則対面での受け取りとなるため、契約書が相手の手に渡るまで追跡できます。これにより、契約書の紛失リスクを回避できます。
契約書はクリアファイルにはさむ
契約書は保管が必要な書類であり、折り目をつけるのは望ましくありません。契約書を郵送する際は、クリアファイルにはさむのがマナーです。万が一、郵送している途中に濡れたり、汚れたりすることがあっても、封筒の中身を守ることができます。
宛先には部署名・担当者名まで記載する
契約書の宛先には相手の会社名だけでなく、部署名や担当者名まで明記します。宛先が明確になっていないと、契約書が担当者以外の人の目に触れる可能性があり、コンプライアンス上の問題があります。手違いや遅延を防ぎ、相手の手間を減らすためにも、宛先はできる限り細かく記載しましょう。
送付状を添付する
契約書は単体で送るのではなく、送付状を添付することが一般的です。送付状には、送付目的や添付書類の内容、注意事項などを記載します。これにより、相手との食い違いを防ぐことができます。
返信用封筒・切手を同封する
相手に契約書を返送してもらう場合、返信用封筒と切手を同封するのがマナーです。これにより、相手は返信時の手間やコストを省くことができ、迅速な契約締結に繋がります。なお、返信用封筒には宛先や住所を事前に記載しておくとより親切です。
電子契約なら契約書業務の手間とコストを省ける
ここまで、契約書を郵送する方法や法的な注意点、マナーを解説してきました。
紙の契約書のやり取りでは、物理的に多くの人の手を介する必要があり、契約書の締結までに時間がかかります。1通あたりの郵送料は数百円でも、大量に送付するとコストもかさんでしまいます。
契約書業務の手間やコストを省くためにも、電子契約を検討することをおすすめします。
電子契約とは？
電子契約とは、インターネット上で契約を締結するシステムのことです。2001年に施行された電子署名法に基づき、本人による押印・署名が確認できる場合に契約書の法的効力が認められています。
2022年2月にデジタル庁が実施した「電子契約の普及状況等について」の調査によると、導入している電子契約システムがないと答えた企業は43.7%と全体の半分以下にとどまりました。電子契約が浸透しつつある状況が伺えます。
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電子契約を導入するメリット
電子契約は契約書の保管や郵送にかかる手間とコストを大幅に削減し、契約プロセスを効率化することができます。契約の流れを一目で確認できる点も大きなメリットです。紙の契約書と違い、保管する場所を用意する必要がないため、契約締結後のスムーズな管理にも繋がります。
契約書は法律とマナーを守って正しく郵送
契約書は信書に当たるため、郵便法を守って「特定記録郵便」「簡易書留」「レターパック」などの方法で送付することが望ましいです。契約書を用意する際には、相手を気遣う心を忘れず、マナーを守って送付することが求められます。
電子契約を利用すれば、そもそも紙の契約書を扱う必要がなくなり、契約締結や管理にかかる手間やコストを軽減できます。
リーガレッジでは、契約書管理サービスを提供しています。電子契約サービスと連携しているため、オンラインで締結した契約書をそのまま管理できるほか、過去に締結した契約書のデータ化にも対応しています。
契約書業務の効率化を狙うなら、電子契約サービスや契約書管理サービスの導入をおすすめします。
