電子契約とは？導入するメリットや注意点とおすすめのサービスをご紹介
DX化や働き方改革を受けたリモートワークの推奨を受け、これまで書面で締結していた契約書を電子契約で締結する流れが進んでいます。しかし電子契約とはそもそも何か分らないという方や、導入する際の注意点やメリットを知りたいという方は多いのではないでしょうか。そこで本記事では電子契約とは何かや注意点・メリットについて解説します。
目次
電子契約とは？書面契約との違い
まず、電子契約とは何かという点から解説します。
電子契約の定義
電子契約とは法的には次のように定義されています。
この法律において「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。
（電子委任状法第2条第2項）
もう少し簡単に説明すると、インターネットなどの技術を用いて電子ファイルの形式で締結される契約のことをいいます。一般的にこうした電子契約の締結に当たっては、電子署名やタイムスタンプ等が用いられます。
契約書の意義
そもそも電子契約に限らず契約書は、なぜ作成されるのでしょうか。実は民法上、契約書を作成する義務は特にありません。口頭での約束や合意であっても契約は成立します。しかし、口頭での約束では条件等の細かい部分で言った・言わないの問題が発生してしまいます。そこで、契約書を作成し証拠として残すことで、こうした問題を回避していたのです。
書面契約と電子契約の違い
これまで用いられていた書面契約と電子契約の主な違いは次の4点です。
- 書面ではなく電子ファイルの形式が用いられる
- 署名押印の代わりに電子署名等が用いられる
- 郵送ではなく電子メールへの添付などインターネット上で送付される
- 収入印紙が不要となる
いずれもこれまで紙で締結していた契約書の印刷が不要となるため生じる違いといえます。実務上、大きな影響を与えるのが4の収入印紙が不要となる点です。これまでかかっていた収入印紙の金額を節約することが可能となるため、大きな違いとなります。
電子契約のメリットと注意点
では、紙の契約書から電子契約へと変化した場合、どのようなメリットや注意点があるでしょうか。ここからは、電子契約のメリットと注意点を解説します。
電子契約のメリット
電子契約のメリットとして次の3点が挙げられます。
- スムーズな契約締結が可能
- コストの削減
- 管理が容易
- スムーズな契約締結が可能
電子契約の場合、紙の契約書と異なり両者が押印するために印刷して製本し、郵送し合うといった作業が必要ありません。両者の署名手続きが同時に進んでいくため、効率的に業務を進めることができ、紙の契約書の場合と比較してスムーズな契約締結が可能です。 - コストの削減
電子契約の場合、印刷した契約書が存在しないため、収入印紙の貼り付けが不要となります。そのため、収入印紙に要していた費用や印刷費・紙代などのコスト削減が可能になります。 - 管理が容易
紙の契約書の場合、その後の書類の保管のために物理的な場所が必要となります。これに対して電子契約の場合には、クラウドやフォルダなどにデータとして保管ができるため、物理的な場所は不要となります。また、後ほどご紹介するようなツールを利用することで契約書の期限や更新期限の通知を受けることができ、必要な契約書が締結されていないという状態を避けることが可能となります。このように契約書の管理が容易となる点もメリットとして挙げられます。
電子契約の注意点
電子契約の注意点としては次の3点が挙げられます。
- 一定の契約書は電子化できない
- 取引先が未対応の場合には紙で締結する必要がある
- 税法の対応が必要となる
- 一定の契約書は電子化できない
事業用定期借地契約など、一部の契約書は法令上引き続き書面で締結されることが求められています（借地借家法第23条第3項）。そのため、締結しようとしている契約書は電子契約という形式が認められるのかという点をリサーチする必要があります。 - 取引先が未対応の場合には紙で締結する必要がある
電子契約は電子署名等の方法によって締結されますが、契約は双方の合意が必要となるため、電子署名等の形式での合意に相手方が未対応といった場合には電子契約はそもそも用いることができません。 - 税法への対応が必要となる
電子契約は、電子取引に該当するため電子帳簿保存法に定められた電子取引要件を満たす保存を行う必要があります。また保存期間も各種税法によって定められているため、契約書の管理システムがこれらの税法に対応しているかどうか事前に確認しておく必要があります。
電子契約に関わるサービスのご紹介
ここからは電子契約に関するサービスをご紹介します。自社で電子契約を導入する際のご参考にしていただければ幸いです。
GMOサイン
GMOサインは、導入企業数が190万社を超える国内導入数一位の電子契約サービスです。GMOサインの特徴は、電子署名にかかる1件辺りの送信料が110円と非常に安価となっている点です。また、電子帳簿保存法にも準拠しているため、税法対応も備わっている点もポイントです。文書管理機能も追加費用なしで備わっているため、契約締結後の管理も安心して利用できます。
クラウドサイン
クラウドサインは弁護士ドットコムが提供している電子契約サービスです。そのため、市場での認知度が高く、契約送信件数第一位を誇っています。また、クラウドサインは契約書のテンプレートも用意されているため、最短3ステップで契約締結まで至ることができる点も同サービスの特徴です。
Docusign
Docusignは、アメリカの企業が提供する電子契約サービスです。世界的なシェアを誇っており、100万以上の組織と10億を超えるユーザーがいるとされています。海外でのシェアが多いため、特に海外の取引先が多い企業では非常に使いやすいサービスとなるでしょう。
freeeサイン
freeeサインは、文書作成、契約締結、締結後の管理までオンラインで完結できるサービスです。freee社が提供しているサービスとの連携が可能な点が特徴となっており、freee会計やfreee受発注など既にfreeeのサービスを利用している場合には相性が良いサービスといえるでしょう。
DX-Sign
DX-Signは電子契約サービスを無料で始めることができるため、低コストな電子契約の導入が可能な点が特徴のサービスです。有料プランも２ヶ月実質無料となるキャンペーンを実施している等、電子契約サービスを試しに使ってみたいという方にもおすすめです。非常にコストパフォーマンスが良いサービスといえるでしょう。
電子契約はリーガレッジで簡単管理
リーガレッジは契約書を簡単にクラウド上でデータベース管理できるサービスです。電子契約サービスと連携することで、締結から保管管理まで一連の流れを効率化することができます。リーガレッジに登録された契約書は、更新時期が近づくとを自動的にアラートを発信してくれますので、見落としなどのリスクを下げ、コンプライアンスの向上にも役立てることができます。
電子契約の導入は契約締結までのコストやリードタイムの削減、管理の容易性など様々なメリットがあります。こうしたメリットを最大限活かすためには、電子契約として締結するだけでなく、締結した契約を適切に管理できる状態にしておく必要があります。そこで、リーガレッジを用いることでスムーズな契約締結と適切な契約管理が可能となります。電子契約の導入でお悩みの方は是非電子契約サービスとリーガレッジをご検討下さい。
