契約書のナレッジ管理とは?得られる効果や実践のヒントを解説! – 法務DX Lab.
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契約書のナレッジ管理とは?得られる効果や実践のヒントを解説!

さまざまなビジネスシーンで注目されているナレッジ管理。それは、企業の法務においても例外ではありません。
多様化が求められる現代において企業が抱える問題を解決するには、契約書のナレッジ管理やマネジメントが欠かせないものになりつつあります。

そこで、本記事では、企業法務におけるナレッジ管理の必要性や対象となる業務、マネジメントする際のコツについて解説します。

企業法務におけるナレッジ管理の必要性

「ナレッジ管理」とは、社員が持っている暗黙知(スキル)を社内で共有して、イノベーションや生産性の最大化を促す管理手法です。

顧客が求める対応スピードや製品・サービスの質は、日々高い水準になっています。企業法務も例外ではなく、市場環境の変化により管理業務の対応は複雑になっています。そのため企業法務では新しい知識・スキルを継続的かつ効率よく学び、各々の専門性を高めなければなりません。

しかし一から法務の知識を習得するのは、学習時間が膨大にかかり、業務に支障が出る恐れがあります。このような状況の中で注目を集めるのが「ナレッジ管理」です。
ナレッジを共有・管理することで「過去にトラブルの有った契約をあらかじめ検知できる」や「自社が不利にならない条項の作成方法などを瞬時に確認できる」といった効果が期待できます。
企業法務に携わっている従業員全員が公開情報にアクセスできるため、情報共有が行いやすく迅速な課題解決が見込めます。

ナレッジの管理が必要な法務業務

ナレッジの管理が必要な法務業務として次の3つが挙げられます。

  • 契約書テンプレートの共有方法
  • 契約内容に関するやり取り
  • 締結後の契約書の保管方法

それぞれ詳しくみていきましょう。

契約書テンプレートの共有方法

ナレッジの管理が必要な法務業務としてまず挙げられるのが、契約書テンプレートの共有です。契約書テンプレートは法務部門だけでなく、事業部門の担当者も取り扱うことが多い法務関連の書類を指します。
法務部門では契約書テンプレートを一覧的に確認できることが重要です。事業担当者においても契約書テンプレートにいつでもアクセスできると便利でしょう。
また、契約書自体のテンプレートではなく、条文単位(部品単位)でテンプレート化することで同じ種類の条文同士を比較したり、過不足を検知したりできるため有効です。

契約内容に関するやり取り

条件交渉などの契約に関するやり取りの保存・共有も、ナレッジ管理が必要な法務業務です。過去のやり取りはもちろん、現在進行中のやり取りを全員で共有しやすい点も管理業務を進めていく上で重要なポイントです。
グループメールやチャット履歴といった各種やり取りを保存する際、他システムと連携したり、取引先情報などと紐づけしたりすることも重要です。

締結後の契約書の保管方法

締結後の契約書はナレッジ管理によって、アクセス権限も意識しながら常時閲覧できるように保管することが大切です。適切に保管することで、締結後の契約書がデータベースとして機能し、ノウハウが蓄積されます。
保管する契約書が膨大になっても閲覧しやすい状態を保つためにも、契約書をパターン別などに整理しておくとよいでしょう。バージョン管理によって契約書の修正履歴を保存しておけば、修正後も作成過程を確認できるため、事業担当者が変わってもシームレスに対応できます。

法務のナレッジを管理するメリット

法務のナレッジを管理するメリットとして次の4つが挙げられます。

  • 業務の属人化を解消できる
  • 知識の可視化につながる
  • 品質やスキルのアップにつながる
  • 業務を効率化できる

メリットを理解し、法務のナレッジ管理を進めていきましょう。

業務の属人化を解消できる

法務業務はスキルや知識のある従業員に業務が集中したり、属人化したりしやすい傾向にあります。

知識やマニュアルなどを共有し上手くナレッジ管理できれば、属人化の解消につなげられるため、業務担当者が変わってもすぐに対応しやすいでしょう。

従来は属人化防止のために法務のナレッジ管理を行うとすると、法知識の範囲や契約文言の解釈など、共有すべきナレッジが多く、知識習得に時間がかかるという問題がありました。
しかしデジタル技術が進歩した現代では管理システムの機能も向上しており、共有すべきナレッジが多い法務業務でもよりナレッジを管理しやすくなっています。

知識の可視化につながる

ナレッジ管理・共有を行うことで、従業員が持っている専門的な法務の知識やスキルの可視化が可能です。
法務の知識やスキルを可視化できれば、法務部全体が共通認識を持ちやすくなり、スムーズな課題解決につながりやすいでしょう。

品質やスキルのアップにつながる

ナレッジ管理・共有によって専門的な法務の知識やスキルが可視化できれば、全ての従業員が一定の基準で文書を確認できることになります。
またナレッジ共有は、法律面の判断や契約書の修正などにも効果を発揮するため、従業員のスキルアップにも役立ちます。

業務を効率化できる

ナレッジ管理が十分に行えていると過去の契約書をはじめ、保存されたデータがノウハウとして半永久的に蓄積されます。そのため検索をかけるだけで閲覧したい情報をすぐに参照しやすくなり、法務業務の効率化につながるでしょう。
ナレッジ管理システムと社内のさまざまなシステムを連携させれば、事業部門も簡単に情報を確認できるため、社内全体の業務効率化も促せます。

法務のナレッジを管理する際の注意点

法務のナレッジを管理する際の注意点には、次の3つが挙げられます。

  • 現場の担当者が不便に感じるケースもある
  • 情報がバラバラに存在する状況になりかねない
  • 情報漏えいや不正アクセスのリスクもある

それぞれ詳しくみていきましょう。

現場の担当者が不便に感じるケースもある

ナレッジ管理を導入する場合は、従来の業務プロセスを変更したり、利用システムを刷新したりする必要が発生することもあります。そのため場合によっては、現場の担当者が不便を感じるケースもあるでしょう。
このような事態を避けるために、ナレッジ管理の導入前に法務部門や事業部門の従業員の意見を聞くことが大切です。現場担当者の意見を聞くことで、ニーズや共有すべきナレッジの把握はもちろん、ツールの必要性や導入効果、見通しについてもより現実的な予測が立てられます。

情報がバラバラに存在する状況になりかねない

ナレッジの量が増えると整理しにくくなり、情報がバラバラに存在する状況になりがちです。
情報がバラバラに存在する状態では、ナレッジを共有しにくくなり、せっかく導入したナレッジ管理が形骸化する恐れがあります。契約ごとに取引先情報や契約書を紐づけて、一元的に管理をしていくとよいでしょう。

情報漏えいや不正アクセスのリスクもある

ナレッジ管理は契約書や取引先の情報を紐づけて一元管理をする必要があります。契約書には重要な機密情報が含まれているため、情報漏洩や不正アクセスといったリスクもあります。
情報漏えいや不正アクセスのリスクを軽減させるために、セキュリティ面にも細心の注意を払うようにしてください。

法務のナレッジ管理をマネジメントするコツ

法務のナレッジ管理システムを導入しても、随時登録を促す号令だけ出している状態では機能しません。法務のナレッジ管理をマネジメントするコツには、次の3つが挙げられます。

  • インセンティブに組み込む
  • 現状分析や企画立案を綿密に行う
  • ナレッジに関するコミュニケーションを行う機会を設ける

ここでは、それぞれの詳しい内容について解説します。

インセンティブに組み込む

法務知識が豊富な人材であるほど多忙の傾向が高く、ナレッジ共有まで対応が行えない現状があります。このような状況でナレッジ共有を促進する際に効果的なのが、ナレッジ共有・管理の貢献度をインセンティブに組み込む方法です。

ナレッジ貢献度を人事評価に反映させる方法もありますが、貢献者を組織内で紹介・表彰するなど、ナレッジ共有を全体で奨励していく方法もあります。管理職を中心にナレッジ共有・管理を推進し、メリットを提示していくとよいでしょう。

現状分析や企画立案を綿密に行う

共有されたナレッジを組織内で運用・機能させていくためには、課題解決につながる知識・スキルを蓄積する必要があります。
そのためにもナレッジを導入する際は現状分析を行い、法務業務の課題を洗い出すとよいでしょう。課題を把握した後、課題を解決していく方法などを企画立案していきます。

とはいえ法務関連の業務は多岐にわたるため、法務部門内もしくは自社内で解決プロセスを構築できない場合は、コンサルティングサービスといった外部企業の協力を受けることも有効です。

ナレッジに関するコミュニケーションを行う機会を設ける

法務部門内でナレッジ関連のコミュニケーションを行う機会を積極的に設けることで、共有されたナレッジがより運用しやすくなるでしょう。
若手向けの勉強会を実施して実務での活用方法をレクチャーしたり、ベテラン法務担当者がアドバイザー的な観点でひな形の監修を行ったりといった方法もあります。
コミュニケーションを促進すれば、法務部門全体でナレッジに関する議論が活発になり、ナレッジ管理はより質の高いものとなります。

ナレッジの管理システムを導入したものの、号令だけ出しているような状態だけは避けなければなりません。

法務のナレッジ管理が人材活用の一歩となる

法務のナレッジ管理は多岐にわたり、いずれも業務を遂行する上で大変重要なものです。契約書のナレッジの共有は法務に限らず、各部署に役立つことから、データとノウハウが蓄積され業務効率化に寄与するでしょう。

法務業務は属人化しやすく、専門的な知識やスキルが必要な業務です。部内の従業員が一定の基準で業務に取り組める環境整備のためにも、ナレッジ管理・共有を推進していきましょう。

リーガレッジは契約書を法務担当のナレッジとするよう、さまざまな機能が一貫して備わっている契約ナレッジマネジメントシステムです。
社内に共有し、社内全体の業務最適化と効率化を図っていきましょう。弊社サービスの導入事例や詳しい内容は以下のページをご覧ください。
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