契約書管理とは？潜むリスクや重要となる理由、回避するための対策を解説！
企業活動において避けて通れないのが、契約書の締結とその管理です。ただし、契約には「契約リスク」と呼ばれる、トラブルや損害につながりかねない要素が潜んでいます。しかし「どのような点に注意して契約リスクを低減すればよいのか」や「契約書管理の理想的な形は何か」という疑問を持つ担当者も多いでしょう。そこで本記事では契約書管理に潜む主なリスクの種類や回避するための対策について解説します。
目次
契約書管理とは？
契約書管理とは、企業間取引の文書や関連する資料を有効期限などに配慮し、総合的に保管・管理する活動です。企業の規模に関係なく、各企業で適切な管理が必要になります。
特に大手企業の場合、多数の契約書が発生するため、専門の部署やシステムを導入して、管理の効率化やリスクを最小限に抑える努力が欠かせません。契約書管理の適切な取り組みは、企業の業績や信頼性の向上につながります。
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面倒な契約書管理から脱却！契約業務を効率化する法務メソッドを紹介 – 法務DX Lab.
「契約の更新が近いから、今の契約書出しておいて。」「取引先から入金ないけど、取り決めはいつだっけ。契約書ある?
契約書管理が重要となる理由
契約書は取引先やビジネスパートナーとの関係を明確に示したものであるため、適切に管理する必要があります。次に、契約書管理が重要となる理由を挙げます。
- リスクマネジメント
契約書の紛失や破損があった場合、契約内容の詳細が把握できなくなり、取引先とのトラブルが発生するおそれがある。また、紛失による情報漏洩は企業の信用失墜につながる。 - 業務効率化
契約書を適切に管理している場合、契約日や契約期限、契約内容をすぐに確認でき、業務効率化が図れる。
以上の点から、契約書管理は企業の持続的な成長や信頼性を維持するために重要といえます。
契約書管理に潜む主なリスク
次に契約書管理に潜む主なリスクについて解説します。
- 改ざんに関するリスク
- 共有漏れに関するリスク
- 紛失や情報漏洩に関するリスク
それぞれについて詳しくみていきましょう。
改ざんに関するリスク
契約書の改ざんは、企業の信用やビジネス上の信頼関係を損なうおそれがあります。契約書が不正に書き換えられると、契約が意図した内容から逸脱してしまい、大きなトラブルにつながります。
そのため、契約書へのアクセス権を限定したり、電子化した際のセキュリティ対策を強化するなど、不正な改ざんを防ぐための対策は必須です。
共有漏れに関するリスク
契約書の共有漏れは、企業運営において重大なリスクとなり得ます。たとえば、あるスタッフが契約内容を知らずに行動した場合、法的なペナルティや信頼の失墜につながるおそれがあるのです。
契約書は契約した個人だけでなく、企業全体でのルールとして遵守しなければなりません。企業のすべてのスタッフが内容を詳細に把握する必要があります。
このためには、適切な情報管理とアクセス性を確保し、定期的な共有や研修の実施が必要です。
紛失や情報漏洩に関するリスク
契約書の紛失や情報漏洩は、ビジネスの健全な成長を阻害する重大な問題です。もし、契約書を紛失した場合は、契約の事実やその詳細を証明することが困難になり、取引の停止や企業の信用失墜を招きかねません。
また、情報漏洩して外部の競合会社がこの情報を手に入れた場合、ビジネスの競争力低下や企業のイメージダウンにつながる可能性があります。そのため、契約書の保管場所やアクセス権の設定、定期的な点検など、綿密な管理が求められます。
契約書管理のリスクを回避する3つの対策
次に、契約書管理のリスクを回避する対策について解説します。
- アクセス制限を設ける
- 有効期限を管理する
- 一元的に管理する
それぞれについて詳しくみていきましょう。
アクセス制限を設ける
契約書管理のリスクを回避するには、契約書へのアクセス制限を設けることが重要です。契約書は企業の重要な情報資産であり、情報漏洩を防ぐためには、アクセスを適切に制限する必要があります。
アクセス制限を設けるには、契約書管理システムの導入が効果的です。契約書を電子化し、システムで管理することによって、特定の管理者にのみアクセス権を付与することができます。
有効期限を管理する
契約書は有効期限を管理することが重要です。有効期限を過ぎた契約書は、契約書の内容を順守する必要はありません。
しかし、契約書が適切に管理できていないと、有効期限内の契約書と有効期限の切れた契約書が同じように保管されてしまい、必要な契約書を探す際に手間となります。
この問題の解決策として、契約書管理システムが役に立ちます。このシステムを利用することで、期限切れの契約書を自動的に識別し、適切な処理を行うことができます。
契約書の有効期限をきちんと管理し、ビジネスの運営をスムーズに行うためには、契約書管理システムの導入を検討するのがおすすめです。
一元的に管理する
契約情報の一元管理は、効率性と安全性を高めるために重要です。分散管理された契約情報は、企業内での情報共有の漏れや情報漏洩のリスクが増大します。
このようなリスクを回避するためには、すべての契約情報を一元管理する方法が効果的です。たとえば、契約書管理システムを活用することで、すべての契約情報を一元的に保管・管理することが可能になります。
契約書管理はリーガレッジで解決
この記事では、契約書管理が重要となる理由や契約書管理に潜む主なリスク、契約書管理のリスクを回避する対策について解説しました。
契約書管理には、リスクマネジメントと業務効率化の2つの側面があります。特に、リスクマネジメントが不十分な場合、さまざまなリスクが生じやすくなります。トラブルに発展した場合、企業の信頼性を大きく損なう事態にもなりかねません。
このような状況を回避するためには、契約書の電子化がおすすめです。契約書管理システムを導入することで、契約書の一元管理が可能になり、さまざまなリスクの回避に役立ちます。ぜひ検討してみてください。
