法務ＤＸ推進のためのポイントは？どういった点からＤＸを進めるべきか解説

法務部門においてもＤＸ化は重要な課題となっていますが、法務部門においてＤＸ化を進めるにあたってはどういった点から進めればよいのか分からないという方や、リーガルテックを導入するとしてもどういったサービスがあるのか分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、法務ＤＸについてどういった点から取り組めばよいのかやリーガルテックのサービスについてまとめたカオスマップをご紹介します。

契約書管理業務や契約書審査業務と法務ＤＸ

契約書管理業務や契約書審査業務は法務がＤＸ化に取り組む上で第一歩となるものです。しかし、やみくもに行っても自社の課題解決につながらければ意味がありません。そこで、一般的に法務部門が抱える現状の課題について解説したうえでデジタル化のメリットと解決できる課題について解説します。

現状の課題

法務部門が抱える現状の課題といえば、紙の膨大な書類管理で生じる非効率が挙げられるでしょう。こうした課題はさらに以下の３つに細分化できます。

• 紙の契約書にかかる管理工数
  手作業で紙の契約書の管理・更新、期限管理などを行っているため時間と労力がかかるほか、見落としなどのヒューマンエラーのリスクもあります。
• 問い合わせ対応に時間がかかる
  他部署から契約書について問い合わせを受けたときは、その都度キャビネットから取り出して探すことになるため時間も労力もかかります。また、関連する契約書を探さなければならない場合にはさらに時間がかかることになります。
• 契約更新・期限を逃してしまう
  手作業で契約の更新期限や期限管理を行っているため、担当者のミスやうっかりで期限を逃してしまうといったケースも想定されます。こうした場合には、ビジネスに必要な契約が結ばれていない状態になってしまいます。

デジタル化のメリットと解決できる課題

では、デジタル化することによりどのようなメリットや解決できる課題があるのでしょうか。ここからはデジタル化のメリットや解決できる課題について解説します。

• 業務改善による生産性の向上
  紙での契約書管理をやめ、電子ファイルでの管理・保管を行うことで、システムを利用した期限管理や更新期限の管理が可能となります。そのため、業務効率が改善され、生産性が向上します。また、契約書の管理にかかっていた工数を削減することで、コア業務へより人員を集中させることが可能となります。
• 電子契約への対応
  電子契約に対応することで契約締結までの郵送や返送といった手間を省くことが可能となります。また、収入印紙の貼り付けも扶養となるため、コストの削減も期待できます。
• 印刷、郵送、保管コストダウン
  電子契約や電子ファイルでの保存をすることで印刷や郵送、保管コストを大幅にダウンさせることが可能です。特に印刷や郵送が不要となるため、これまでかかっていた郵送費を削減することが可能となります。
• ナレッジ蓄積による属人化の解消
  過去にどのような契約書を締結していたのか部門内でスムーズに共有ができるため、どういった場合にどのような条文が必要なのかといったノウハウの共有ができ、業務の属人化を解消することが可能となります。

法務ＤＸ化は様々な課題を解決するために有用ですが、正しく課題設定を行い、その課題が自社の課題を解決できることが重要となります。法務ＤＸと契約書管理業務についてはこちらの資料でさらに詳しく解説しています。是非ご参考ください。

稟議書の作成と法務ＤＸ

法務ＤＸを進めようとした際には各種のシステムの導入を行う必要があります。こうしたシステムの導入に当たってハードルの一つとなるのが社内稟議を通過することです。そこで、ここでは稟議書の作成と法務ＤＸについて解説します。

法務ＤＸを進めるうえで稟議書の作成は必要不可欠

前述の通り法務ＤＸを進めるうえでは、システムの導入が必要であり、そのためには稟議書の作成が必要不可欠となります。しかし、稟議書にどのような内容を記載していいのか分からないというケースや投資対効果の説明が難しくどう言語化してよいのか分からないという方も少なくないでしょう。このような状態ではシステムの導入について社内の理解を得るのは難しく、稟議を通すのは困難な状態といえるでしょう。

稟議書で記載すべき内容

では、稟議書にはどのような内容を記載すべきでしょうか。ここからは記載すべき内容について解説します。

①6W2Hを押さえて記載する

稟議書を記載する際に重要となるのは誰がどのようなものを導入しようとし、それによってどのような効果が生じるのかを明確にすることです。そこでポイントとなるのが６Ｗ２Ｈです。すなわち、

1. Who:誰が作成したかを記載する
2. What:稟議書の内容を簡潔に記述する
3. When:稟議書を起案した日付、実施する期間や実施予定日を明示する
4. Where:ツールを使用する場所・部署を明示する
5. Why:あるべき理想像と現状のギャップ、ツール選 定理由を分かりやすく説明する
6. How:目的ツール導入により実現したいことを 分かりやすく説明する
7. How much:ツール導入、利用にかかるコストを 分かりやすく説明する
8. Why it: 期待できるメリット、考えられるリスクを分かりやすく説明する

以上のポイントを押さえて記載する事が重要です。

②ポイントを押さえて記載する

稟議書へは以下のポイントを押さえた記載が重要となります。

1. 目的
2. 理由、背景
3. 選定理由
4. コスト
5. メリット
6. リスクと対処法

以上のようなポイントを押さえた上で記載すると説得力が増すでしょう。

法務ＤＸのためのシステム導入に当たっての稟議書の作成に際してはポイントを押さえて作成することが重要です。こちらの記事で稟議書の作成に当たってのポイントを詳しく解説しています。是非ご参考ください。

法務ＤＸカオスマップとは？どのようなサービスがある？

リーガルテックと一口に言っても、現在では様々なサービスがあります。しかし、どのようなサービスがあるのか分からないという方も多いでしょう。そこで、リーガルテックのサービスをまとめた法務ＤＸカオスマップをご紹介します。

法務ＤＸカオスマップとは

法務ＤＸカオスマップとは既存のリーガルテックを機能ごとに分類したカオスマップになります。リーガルテックには契約書管理業務に特化したものや契約書のレビューに特化したものなどその機能は様々です。法務ＤＸカオスマップはこのような各リーガルテック毎の機能の違いやサービスごとの機能について視覚的に分かりやすく表現したものになります。

リーガルテックの主な機能

リーガルテックの主な機能には以下のようなものがあります。

1. 契約書管理機能
2. 契約書レビュー機能
3. 契約書作成機能
4. 電子契約機能
5. リーガルリサーチ機能
6. 紛争解決機能
7. 申請出願機能

以上のような様々な機能をサービスごとに分かりやすくまとめたものが法務ＤＸカオスマップとなります。

法務ＤＸのために役立つリーガルテックには様々な機能のものがあり、各サービスごとに機能は様々です。法務ＤＸカオスマップを通じて各サービスの機能を見分け、自社の課題解決に正しく役立つツールを選択するようにしましょう。法務ＤＸカオスマップはこちらからダウンロードできます。是非ご活用ください。

まとめ

法務ＤＸと課題解決のためには自社がそもそもどういったサービスを選択すべきか、選択したサービス導入のために自社をどう説得するかなど様々なハードルがあります。

本記事を参考に各ハードルをクリアし法務ＤＸ化を進めていきましょう。