法務案件管理の必要性とは？システム導入のメリットや効果も解説

June 30, 2023November 6, 2023

法務部門には契約書の作成・審査の依頼や法律相談など様々な依頼がなされます。こうした各種案件は法務の担当者とその依頼者のみで共有されてしまい、業務のブラックボックス化等を招いてしまうことも少なくありません。また、法務担当者が業務が困難になってしまった場合には誰もその案件の中身が分らず引き継ぎに時間がかかってしまうというケースも考えられます。そこで、今回は法務案件管理について必要性やシステム導入のメリット・効果について解説します。

案件管理と法務部門が抱える課題

法務案件管理へのシステムの導入について解説する前にまずは法務部門における案件管理とその課題について解説します。

法務部門での案件管理とは

法務部門へ他部門からなされる依頼として主なものには以下のものが挙げられます。

契約書案の作成
相手方から提示された契約書の内容確認・修正案の作成
法律相談

こうした依頼については、メールやチャットツール、ワークフローツールや場合によっては口頭で行われるのが通常です。こうした依頼を特に管理せず、そのまま受けて続けていると、現在法務部門にどのくらいの依頼が来ていて、それぞれがどういった案件を抱えているのか分らない状態となってしまいます。そこで、こうした依頼を一元化して管理し状況を可視化するための案件管理が必要となるのです。

法務部門での案件管理における課題

案件管理の方法にはツールの導入等、様々な方法が考えられますが、エクセルなどのシートに管理台帳を作成し、案件の概要や件数の情報共有をするという方法が手軽なものとして考えられます。しかし、こうした台帳での管理には以下のような課題が考えられます。

案件台帳へ転記や手入力を行う際に記載漏れやミスが起こる
案件によっては記載が妥当で無い情報が含まれるがそういった場合の扱いをどうするか不透明
納期の反映や現在の状態の更新が必要となりその分工数が増加する
過去の回答を参考にしようとしてもデータベースとして整理されておらず、検索が難しいケースがある
契約書の修正案のやりとりが重なった場合、いつのメールを参照するのか、どこのフォルダ等を参照するのか分らなくなったり、発見が困難となってしまう
人によって情報の濃淡に差があるため、データベースとしての活用が難しい

といった課題が考えられます。いずれも案件管理をするための別ファイルなどに転記などが必要となるために発生するミスや、担当者による業務の省略が起きた結果生じる課題といえるでしょう。

案件管理ツールの必要性・メリット・効果

これらの課題を解決するための方法として案件管理ツールを導入することが考えられますが、その必要性やメリットなどはどういったものがあるでしょうか。ここからは必要性やメリット等について解説します。

案件管理ツールの導入の必要性

案件管理ツールを導入することなく現状のようにメール等で受付を行い、管理を行うことも方法として考えられなくはありません。例えば、メールを中心に案件受付や管理を行う場合、相談や依頼をする事業部門も使い慣れているため、依頼者に負担が少なくスムーズな依頼が可能というメリットもあります。また、グループ会社が存在する場合には、グループ会社間で特にシステムを共有することなく依頼を受けることが可能という点もメリットとして挙げられるでしょう。
しかし、メールはあくまでも受付が管理できるのみで、進捗状況や納期管理などは担当者の管理に依存することになり、マネジメントをする上で支障をきたす可能性があります。また、ノウハウの蓄積という観点からも社内での情報の共有が不十分となる可能性があり、様々な業務の属人化を招くおそれもあります。こうした問題に対処するためには、法務へ依頼される案件について一元化して管理・共有でき、ステータスや進捗状況が明確になる案件管理ツールが必要となるといえるでしょう。

導入のメリット

案件管理ツールを導入した場合には以下のようなメリットが挙げられます。

契約書審査依頼や法律相談依頼も一元的に管理が可能

法務への依頼でありがちなのが、契約書審査や契約書案の作成といった依頼には、契約書のファイルが存在するためメールで依頼されることが多いのに対し、法律相談については口頭などで依頼されるといった例です。こうした場合、法律相談業務の進捗管理が難しくなるだけでなく、回答内容がブラックボックス化しやすく、ノウハウの共有が困難になりがちです。
そこで、案件管理ツールを利用することで契約書審査業務も法律相談業務も一元的に管理可能です。そもそも法律相談業務が口頭で行われるのが多いのは、確立されたシステムやフォーマットが存在しない点も原因となっているため、案件管理ツールの導入によって相談を受ける側もツールを通じた依頼をお願いしやすくなります。

案件単位での管理が可能に

メールでのやりとりの場合、案件に関係するものと関係のないメールとが混ざってしまうケースや、関係するデータをフォルダに避難させても全てを網羅するのは困難なケースは少なくありません。

そこで、案件管理ツールを導入することで案件毎に関係するやりとりやデータが管理・蓄積されていくため前述の様な弊害を避け効率的な運営をすることが可能です。また、案件毎に整理された形でデータが蓄積されるためノウハウの共有や先例としての活用のハードルを下げることも可能となります。

期待される効果

このような案件管理ツールのメリットからは以下のような効果を期待することができます。

業務の属人化防止

案件に関わる情報が全てシステムに集約されるため、他のメンバーも案件に関する情報や対応の様子を確認することができます。そのため、ノウハウの共有が可能となりスキルの平準化が期待できます。その結果、特定の担当者でなければ案件の対応ができないという事態になりにくく、業務の属人化を防止することができます。

タスク漏れの削減

メール等で案件を管理しているとどうしても起きがちなのが、案件のメールが埋もれてしまい対応しないままになってしまうという、いわゆるタスク漏れの問題です。こうしたタスク漏れについても案件毎に進捗状況などが管理される上に、部内で共有されているため、互いにフォローし合うことも可能です。これによりタスク漏れのミス削減の効果も期待できます。

BCP対策の充実

案件の内容を他のメンバー間で共有できるという事はBCP対策の観点からも有用です。天災や感染症などの影響で担当していたメンバーが業務困難となった場合に、案件管理ツールを導入していないケースと比較してスムーズに業務の引き継ぎが可能となります。このように、天災や感染症による業務の継続困難というリスクに対応し、迅速に業務を進めることができるのも案件管理ツールを導入する効果の一つといえるでしょう。

案件管理ツールとしておすすめのサービス

様々なメリットや業務の属人化の防止などが期待できる案件管理ツールですが、様々なものがあるためどれを選んで良いのか分らないという方も多いのではないでしょうか。リーガレッジでは、契約書レビュー管理機能を活用することで、レビュー依頼のあった契約書を管理し、案件の進捗状況を管理・共有することが可能です。また、一度締結した契約書は一元化して管理されるため、次回以降に類似する契約書を作成する際には瞬時に参照が可能となり、ナレッジの共有や契約書審査業務の属人化を防ぐことが可能です。

案件管理ツールの導入をご検討の方は是非リーガレッジをご検討ください。

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