電子帳簿保存法とは？違反時のリスクなどをわかりやすく解説

July 31, 2023October 29, 2023

電子帳簿保存法という法律の名前を耳にする機会が増えてきました。2022年1月の改正で施行されたものに加え、2023年の税制改革によりさらに改正がなされることになっています。しかし、電子帳簿保存法とはそもそもどういう法律なのかやどういった点が改正されるのか把握している方は多くはないと思います。そこで、いまさら聞きにくい電子帳簿保存法について分かりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは

まずは、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか概要などについて解説します。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法とは、各税法で原則として紙で保存することが義務づけられていた帳簿などについて、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認める法律です。
この法律は1998年の税制改正の一環として制定された法律です。様々な産業のデジタル化が進む中で企業の税務・会計分野においてもIT技術の活用やコストの削減や業務効率化が求められることを受け制定されたものです。
制定当初は保存のための要件が厳しく、ほとんど利用されていなかったのですが、改正を重ね要件が緩和されていったため、利用する企業が増えてきました。

電子帳簿保存法の適用対象

電子帳簿保存法の適用対象となる帳簿・書類には以下のものがあります。

国税関係帳簿・・・仕訳帳、総勘定元帳、その他の帳簿（補助簿）等
国税関係書類・・・決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表）、取引関係書類（見積書、契約書、請求書、領収書等）
電子取引データ・・・EDI取引、インターネット取引、電子メール取引、クラウド取引等

電子帳簿保存法に定められた保存方法

電子帳簿保存法で認められている保存の形式は以下の3つです。

電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存する形式。
スキャナ保存
紙で発行したものや、受領したものをスキャンで保存したり、写真撮影して保存する形式
電子取引
電子的に授受した取引情報をそのままデータで保存する形式

電子帳簿保存法に違反した場合のリスク

では、こうした電子帳簿保存法に違反した場合にはどのようなリスクがあるのでしょうか。

①青色申告の承認の取消し

電子帳簿保存法の要件に従わない帳簿類等の保存を行っている場合、青色申告の承認の取消しがなされるリスクがあります。電子データとして保存すべきものを紙で保存していた場合にも対象となり得る可能性があるため十分注意しておきましょう。

②重加算税の課税

税務調査の結果、電子データの改ざんや隠蔽が見つかった場合、追徴課税に加えて10％の重加算税が課税されます。追徴課税だけでも35％もの税率になるため、非常に大きなリスクとなり得るため、特に注意が必要です。

③会社法による過料

会社法では、国税関係帳簿類を適切に保存しなかった場合に100万円以下の過料が科される旨が定められています。電子帳簿保存法に則った保存をしなかった場合には同様に過料の対象となる可能性があるため、電子帳簿保存法で認められる保存方法等はおさえておく必要があります。

電子帳簿保存法改正のポイント

2021年度の税制改正により改正電子帳簿法が2022年1月から施行されています。ここでは改正のポイントについて解説します。

事前承認制度の廃止

2021年12月31日までの電子帳簿保存法では、国税関係帳簿や国税関係書類の電子データ保存やスキャナ保存にあたっては税務署への事前申請および承認が必要な事前承認制度が取られていました。改正にあたってはこうした要件が緩和され、不要となったため、電子帳簿保存法に対応可能な体制や準備が自社内で整い次第対応できるようになりました。

検索機能要件の緩和

これまでの電子帳簿保存法では帳簿書類の電子データ等について複雑な検索機能が要求されていました。改正後は大幅に緩和され、検索要件は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目のみとなりました。

タイムスタンプ要件の緩和

今回の改正のポイントの一つです。スキャナ保存する場合、データの訂正や削除履歴が残るシステムを利用する場合にはタイムスタンプが不要となる改正がされました。また、タイムスタンプ付与のタイミングもこれまでは受領後3日以内に付与する必要があったのが、最長2ヶ月以内に延長されました。

適正事務処理の廃止

これまでは、帳簿書類のスキャナ保存では、タイムスタンプ付与後、記録事項の確認の実施、原本とスキャンデータの定期チェックといった適正事務処理が義務づけられていました。今回の改正でこれらの事務所処理要件が撤廃されています。

ペナルティの強化

これまでは違反した場合には過少申告や不納付の場合には35％、無申告の場合には40％の重加算税が課されていました。今回の改正からさらに10％を加重されることになり、合計で最大50％の重加算税が課されることになりました。このように要件が緩和や撤廃されている一方で不正防止のための措置が強化されている点は改正のポイントの一つです。

電子取引の電子データ保存義務

今回の改正で実務的に対応が必要になる改正の一つです。これまでは電子取引でなされたものを紙に印刷し原本として保管することが認められていました。しかし、2024年1月1日以降は取引情報を原則データで電子帳簿保存法の要件に従って保存する必要がある点に注意が必要です。

改正電子帳簿保存法への具体的な対応

では、改正電子帳簿保存法に対応するためには具体的にどのような対応が必要なのでしょうか。ここからは具体的な対応について解説します。

電子取引の把握
電子データ保存義務の対象になる電子取引がどのくらいあるか確認してみましょう。電子取引は様々な種類がありますが、紙媒体を介さずに行われた取引は原則として電子取引に該当するため、インターネット通販での取引やネットバンキングなども含め、自社の電子取引をまずは把握するようにしましょう。
電子取引データの保存方法の決定
電子取引の把握が完了したら次は電子取引データをどのように保存・管理をするのか決める必要があります。電子帳簿保存法では「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つが要件として求められます。
真実性の確保とは、タイムスタンプなどの仕組みを用いて電子取引データの非改ざん性と担保することをいいます。そして可視性の確保とは保存した電子取引データが必要に応じてすぐに参照できる状態にすることをいいます。この2つの要件を自社での状況に応じて満たせるように保存方法を決定する必要があります。
必要なシステム・サービスを導入する
タイムスタンプの付与や電子取引データの保存にはそれぞれに適したシステムやサービスが必要となります。そのため、これらのシステムやサービスを導入し、社内で適切に利用できることが必要となります。