契約書管理の重要性とは？発生しやすい課題や主な管理方法をご紹介！

契約書が適切に管理されていないと、業務効率の低下や契約情報の確認にかかる時間の増加だけでなく、契約書の紛失や機密情報の漏洩といった重大なトラブルの原因となり得ます。
増えつづける契約書を適切に管理するには法的な保管義務を考慮し、管理体制のルール化が不可欠です。
そこで本記事では、契約書管理の重要性や発生しやすい課題、契約書管理が適切にされていないと生じるリスクについて解説します。またおすすめの管理方法についてもくわしく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

契約書管理の重要性とは？

事業活動において契約書管理は重要です。契約書管理を適切に実施すれば、各企業と締結した契約書内容をスムーズに確認・見直しができるため、業務効率化を図れます。
また、契約書審査や期限管理、締結有無の確認などを徹底できるため、情報漏洩や訴訟・コンプライアンス関連リスクの低減が可能です。

契約書が適切に管理できている状態とは？

契約書を必要とした場合に、すぐに取り出せる状態であることが、契約を適切に管理できている状態となります。この状態にしておくために押さえておくべきポイントは次の4つです。

• 保管方法・保管期間といったルールが定められている
• 情報の検索性が高く、契約書が必要な時にすぐ内容を確認できる
• 契約の有効期限が適切に管理されている
• 関係者のみ情報を閲覧できる状態にある

煩雑な管理は、契約書の紛失や、契約書見直しの際の業務効率の低下を招きます。上記のポイントを理解し、契約書を適切に管理することで、必要な契約書をすぐに取り出し、内容の確認や見直しが容易になります。

契約書管理で発生しやすい課題

契約書管理で生じやすい課題としては次の4つが挙げられます。

• データ入力の手間がかかる
• 更新期限の見落とし
• 最新フォーマットが分からない
• 過去の契約書を見つけにくい

契約書の更新ミスなどを起こしてしまうと、取引先との信頼関係が崩れてしまいます。場合によっては、企業イメージがダウンしたり、売上が減少したりする事態になりかねません。
特に更新期限に関しては、契約書それぞれの期限を記憶しておくのは不可能であるため、更新期限前に、更新時期が近づいていることを知るための仕組みが重要です。
これら契約書管理で課題を抱えている場合は、早急な改善が必要です。

契約書管理が適切にされていないと生じる5つのリスク

適切な契約書管理ができない際に生じるリスクは次の5つです。

• 原本の紛失や重複契約が発生する
• 契約書の共有漏れが発生する
• 法令違反や訴訟のリスクが高まる
• 機密情報である契約書情報が漏れる
• トラブル時の対応に遅れが生じる

それぞれ詳しく解説します。

1.原本の紛失や重複契約が発生する

契約書の管理が不適切な場合、原本の紛失や重複契約といったトラブルが発生するリスクがあります。
契約内容からトラブルに発展した場合、原本を紛失している状態だと反論が一切できないほか、情報漏洩を指摘されてしまう事態にもなりかねません。

2.契約書の共有漏れが発生する

適切な契約書管理がなされていない場合、締結されて有効な契約書なのか、有効な契約書でないのかを関係者で共有できません。そのため、契約書の共有漏れが発生するリスクがあります。
共有漏れが起きてしまうと、違った内容で二重契約を締結してしまったり、実は契約が締結されていなかったりして、トラブルの元になりかねません。

3.法令違反や訴訟のリスクが高まる

法令違反や訴訟のリスクが高まることも、契約書が適切に管理されていないと生じるリスクの1つです。これは契約書が適切に管理されていないために、契約書の有無や契約書の内容を確認できないからです。
法令違反や訴訟のリスクを低減するためには、内部管理体制を整備・機能させて、契約書管理を適切に行う必要があります。

4.機密情報である契約書情報が漏れる

契約書は機密情報です。そのため、契約書情報が漏れた場合は以下のようなリスクが生じてしまいます。

• 取引先との契約解除
• 損害賠償請求
• 管理体制が不適切だとして入札資格の停止

上記事態を避けるためには、契約書にアクセス権限を設けて、関係者や一定の役職以上の従業員以外、目に触れられない状態にしておくことが大切です。

5.トラブル時の対応に遅れが生じる

契約書内容でトラブルが発生した場合、対象となる契約書をすぐに確認できないと、トラブル時の対応に遅れが生じてしまいます。対応が遅れてしまうと、一方的に不利益な対応を迫られるおそれもゼロではありません。

契約書管理の主な方法は3つ

契約書管理の主な方法は次の3つです。

• エクセル台帳による管理
• 文書管理システムによる管理
• 契約書管理システムによる管理

それぞれ詳しく解説します。

エクセル台帳による管理

エクセル台帳で契約書管理のメリットは、低コストで気軽に導入できる点です。ほかのソフトは不要で、機能の範囲内であれば関数・管理項目などを自由に設計できます。
ただし、エクセル台帳は操作性・デザイン性に課題が残るほか、エクセルのスキル・知識がないと視認性や項目の検索性に不安が残ります。また、エクセルを開かないと更新通知に気付かない、容量の関係上、大量の契約書管理が困難な点がデメリットです。
以上の点から、契約書数が少なく、エクセルに関する知識・スキルがある場合におすすめの方法です。

文書管理システムによる管理

文書管理システムで契約書を管理する方法もあります。文書管理システムのメリットは、契約書以外の書類なども一元管理できる点です。請求書や稟議書などもまとめて管理できるため、ほかのシステムの導入が不要となります。
一方、契約書以外の書類のすべてを管理してしまうと、管理項目が多くて混乱が生じるなどのデメリットがあります。そのため、仕様や要件などをしっかりと定義し、導入前に自社の課題を解決できるシステムに仕上げておくことが大切です。

契約書管理システムによる管理

近年、一般化している方法が契約書管理システムによる管理です。クラウド型システムを活用すれば、インターネットを通じてどこからでもアクセスでき、複数のユーザーが同時に作業できます。
契約更新日の自動通知や契約書検索といった機能が充実しているほか、電子契約に対応しているシステムであれば、オンライン上で契約の締結が可能です。
一方、契約書管理システムは、その名の通り「契約書」の管理に特化している機能が多く、前述の文書管理システムのように、会社全体の文書の保管には向かない場合もあります。
両者にメリットがありますので、導入前に目的の明確化と機能の検討が重要となります。

契約書管理システム導入で業務効率化を！

契約書管理の重要性と、発生しやすい課題、主な管理方法について解説しました。契約書は企業の機密情報に分類される重要な書類です。
契約書管理が適切ではない場合、さまざまなリスクが生じやすくなります。トラブルに発展した場合、企業の信頼性を大きく損なう事態にもなりかねません。
このような事態を起こさないためには、当記事で紹介した「契約書管理の主な方法」を参考にしながら、契約書を適切に管理する体制を構築することが大切です。適切な契約書管理を行いながら、業務効率化を図りたいのであれば、契約書管理システムの導入がおすすめです。
契約書管理システムは契約書に特化したサービスが充実しており、契約書検索機能や更新の自動通知といったさまざまな機能が備わっています。これらの機能を駆使することで、契約書の管理不足によるリスクを低減できます。