【2024年最新版】おすすめの書類保管サービス5選｜メリットや選ぶポイントを徹底解説!

法務関連業務に携わる方で、書類の保管方法に悩んでいる方もおられるのではないでしょうか。このような方は、外部の書類保管サービスを活用するのがおすすめです。
本記事では、書類保管サービスの概要や利用するメリット、選ぶポイントについて解説します。また、おすすめの書類保管サービスについても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

書類保管サービスとは？

書類保管サービスは、企業に代わって書類を安全に保管するサービスです。このサービスは、書類のラベリングや整理、不要になった文書の適切な廃棄といったさまざまなオプションを提供しています。
企業は書類保管サービスの活用により、オフィススペースをより効率的に使用することが可能です。また、機密文書の取り扱いにおいても、保管や廃棄に関する法的な要件を遵守しなければならないため、リスクの管理という点でも非常に有益なサービスです。

書類保管サービスを利用する3つのメリット

次に、書類保管サービスを利用するメリットについて解説します。

• 保管にかかるコストを削減できる
• 書類を簡単に検索できる
• 機密性を保ったまま廃棄できる

それぞれについて詳しくみていきましょう。

保管にかかるコストを削減できる

書類保管のために、広いスペースを維持するのはコスト面で大きな負担です。しかし、書類保管サービスを利用すれば、保管にかかるコストを削減できます。
また、外部の書類保管サービスを利用すれば、倉庫を借りたり専用の部屋を設けたりする必要がありません。事務所のスペースを最小限に抑え、必要な書類だけを手元に残せるため、費用を節約できます。

書類を簡単に検索できる

それぞれの書類にタイトルを付け、必要なものをすぐにWEB上で簡単にみつけ出せる機能は、従来の倉庫で物理的に書類を探す時間と労力を大幅に削減できます。
また、昨今はテレワークを推奨する企業も増えており、書類の電子化も進んでいます。そのため、オンラインで管理しなければならないデータ量も増加している傾向です。このような状況で、適切な書類保管サービスを活用すると、労力をかけずに必要な情報へのアクセスが可能になります。

機密性を保ったまま廃棄できる

社内では人の出入りや社員の入れ替わりが多いため、書類のセキュリティ対策が十分ではありません。書類保管サービスは、法令に基づいて保管期間が設定されており、期間満了後の文書は、破砕や焼却などの方法で機密性を保持したまま廃棄されます。
これは、企業でシュレッダーを使用するよりもはるかに安全です。また、文書の集配にもセキュリティが高い専用トラックが使用され、24時間監視のもとでの管理が実施されているため、情報漏洩のリスクがありません。

書類保管サービスを選ぶポイントは3つ

次に、書類保管サービスを選ぶポイントについて解説します。

• セキュリティに問題はないか
• 電子保存に対応しているか
• サポート体制が柔軟か

それぞれについて詳しくみていきましょう。

セキュリティに問題はないか

保管が必要な書類は、決算書類や機密書類など重要度が高いものが多いため、外部の施設に預ける場合、セキュリティ面での懸念が生じます。サービスを選択する際には、以下の点を確認しましょう。

• アクセス管理がどのように実施されているか
• IDやパスワードで厳重に管理されているか
• 入退出するスタッフの制限はどの程度か
• 保管施設が災害に強い仕様になっているか

書類保管サービスを利用する際は、複数の観点から慎重なチェックが必要です。

電子保存に対応しているか

法改正により、文書の電子保存が義務化されています。そのため、サービス提供者が電子化、電子契約、タイムスタンプ機能を備えているかどうかは、将来の文書管理に大きな影響を与えます。
電子保存機能を備えた書類保管サービスの選択により、アクセスの容易さや文書の整理、保護の面で効率的に業務を進めることが可能です。

なお、契約書のスキャンサービスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

サポート体制が柔軟か

書類保管サービスごとに書類の取り出し方や対応時間が異なるため、急な要望にも迅速に対応できるか確認しましょう。たとえば、即日で書類が必要になる場面では、迅速な対応が可能なサービスが望ましいです。
また、保管期限が設定されている書類を預ける場合には、期限切れ後に廃棄してくれるサポートがあるサービスを選ぶと手間が省けて便利です。

おすすめの書類保管サービス5選

最後に、おすすめの書類保管サービスについて紹介します。

• 書類保管（寺田倉庫）
• 文書保管サービス（株式会社SRI）
• 書庫番人（株式会社キーペックス）
• デジ倉　機密文書保管サービス（株式会社大塚商会）
• 文書保管サービス（株式会社日立ドキュメントソリューションズ）

それぞれについて詳しくみていきましょう。

書類保管（寺田倉庫）

寺田倉庫の書類保管サービスの大きな特徴は、1箱単位や1フォルダ単位、1ファイル単位で、書類の特性に応じた柔軟な管理単位を設定できる点です。
また、クラウド型文書管理システム「eTRUNK」を採用しており、24時間体制での在庫管理が可能です。さらに、東京・大阪を拠点に全国へのサポートも提供しており、専用車両や専門スタッフによる高品質な配送体制が整っています。

文書保管サービス（株式会社SRI）

株式会社SRIの書類保管サービスは、機密文書管理に特化しており、クライアントごとにカスタマイズ可能な提案力と課題解決能力が特徴です。このサービスでは、箱単位の管理だけでなく、ファイルボックスや冊子、書類1件単位での細かな管理にも対応しています。
また、文書管理専用システム「BUNTAN」を利用すると、保管文書の在庫状況を書類1枚単位で把握でき、部署ごとの閲覧制限や業務権限管理、承認ワークフローなどの設定も可能です。

書庫番人（株式会社キーペックス）

株式会社キーペックスが提供する「書庫番人」は、機密文書保管に特化したコンシェルジュ型のサービスです。このサービスは、東証一部上場企業を含む3,000社以上の企業に利用されており、書類の保管から廃棄までトータルでサポートしています。
専任のコンシェルジュがクライアントのニーズを詳細にヒアリングし、効率的な書類保管と運用方法をプランニングして、長期的なコスト削減案を提案します。3期制の料金設定を採用しているため、短期的な保管需要にも柔軟に対応でき、会社の移転や物件の売却などで急に書類の保管場所が必要な場合にも便利です。

デジ倉　機密文書保管サービス（株式会社大塚商会）

株式会社大塚商会が提供する「デジ倉 機密文書保管サービス」は、クライアントのニーズや予算に応じて細やかなカスタマイズが可能であり、柔軟な価格設定にも対応しています。
また、保存期限が終了した文書の安全かつ確実な抹消を含む、文書の保管から廃棄までをカバーするワンストップサービスを提供しています。
重要な機密文書は、外部倉庫（SRI情報管理センター）にて保管され、特定の書類が必要になった際にはWebシステムを通じて簡単にリクエストが可能です。

文書保管サービス（株式会社日立ドキュメントソリューションズ）

株式会社日立ドキュメントソリューションズの文書保管サービスは、保存年限が設定された文書を提携先のトランクルームに保管し、電子化や回収に至るまでの煩雑な作業を支援するサービスです。
保管した文書の検索や入出庫の依頼、廃棄指示は、専用のWebサイト（文書保管システム）で依頼できます。また、電子化データのBCP（事業継続計画）対策としての原本保管に利用できるほか、クライアントの環境に合わせて社内に保管庫を構築するサービスも提供しています。

まとめ

本記事では、書類保管サービスの概要や利用するメリット、選ぶポイント、おすすめの書類保管サービスについて解説しました。
書類保管サービスは、書類を安全かつ低コストで保管できるサービスです。多くのサービスでは、書類のラベリングや整理、不要になった文書の廃棄といったさまざまなオプションを提供しています。
書類保管サービスを活用すれば、オフィススペースをより効率的に使用でき、情報漏洩のリスクも低減できます。これらのサービスを選ぶ際には、サポート体制の柔軟さや電子保存への対応可否も確認しましょう。