【無料エクセル台帳付】契約書管理のポイント～エクセル台帳と管理ツール比較～
契約書を管理する際に、何を用いていますか？本記事では契約書管理における基本や手順、想定リスクなどを解説します。
また、契約書管理方法における重要なポイントの説明や、エクセル台帳と契約書管理ツールのメリットデメリットの比較もご説明します。無料でダウンロードいただける契約書管理エクセルもありますので、是非ご自身に合う管理方法を見つけてみましょう。
目次
なぜ契約書管理が重要になるのか？
なぜ契約書管理が大事なのか？
適切に契約書を管理することで、契約書に関するトラブルを未然に防ぐ効果に加えて、業務の改善・効率化を期待できます。契約書には、個人情報や企業の重要事項、機密事項が多数含まれるため、紛失や破損によるリスクがとても大きいです。
とくに情報漏洩が企業イメージを大きく損ねる昨今では、契約書情報をセキュリティ対策の中で管理していかなければなりません。社会的信用を失墜させないためにも、正しい契約書管理方法の理解が必要なのです。
また、必要な契約書情報がすぐに確認できるような体制を作ることで、契約書情報を探すような無駄な時間を削減することが可能なため、業務効率化に繋がります。
契約書管理の不備による想定リスク
では、適切に契約書を管理できていない場合には、どういったリスクが考えられるのでしょうか。ここからは契約書管理をしないことにより想定されるリスクを解説します。
- 紛失などで機密情報が漏洩する
契約書管理が適切に行われていない現場では、契約書の紛失や機密情報の漏洩のリスクが考えられます。このような場合、契約内容によっては、「契約解除」や「取引停止」になることもあります。
最悪の場合、損害賠償請求などの大きなトラブルに発展するケースもあるため、契約書情報の管理には細心の注意が必要なのです。
- 契約内容の共有漏れが起こる
契約内容については、契約の当事者はもちろん、契約に関わる関係者に共有・把握されている必要があります。なぜなら、契約内容が共有されていないことで、契約上の義務を履行・行使できないケースがあるからです。
例えば、契約内容の共有漏れが原因で、支払うべき金額が支払われていないなどのトラブルが発生することも珍しくありません。このような共有漏れによるトラブルに発展させないためにも、契約書管理は重要なのです。
- 内部統制において指摘事項となる
契約書の内容は定期的にチェックしないと、法改正に対応できず、法令違反リスクや訴訟リスクが生じてしまいます。
とくに上場企業や上場審査を受けている企業では、企業が健全な事業活動を続けるための社内ルールや仕組みである「内部統制」において指摘事項となるケースもあります。つまり、契約書管理は、内部統制を健全に機能させるためにも必要不可欠な項目なのです。
契約書管理で重要なポイントは？
次に、契約書管理において重要なポイントを解説します。
共有と一元管理
契約書は、必要な時にいつでも閲覧できるような状態が理想です。そのためには、契約書を管理する部署や部門を明確にし、それぞれの管轄で「共有」と「一元管理」を行います。その際、検索や保存がだれでも簡単に行いやすく、使いやすい仕様で管理できる体制作りを検討しましょう。
有効期限の可視化と管理
契約書には、「有効期限」付きの契約書が存在します。
「有効期限」付きの契約とは、例えば、ある期限を過ぎると自動更新される契約や、反対に自動的に打ち切られてしまう契約のことです。有効期限の管理ができていないと、意図しない契約の更新や解約が起こってしまいます。
中には、経済的な損失やトラブルに発展する事例もあるため、有効期限の可視化と管理には細心の注意が必要です。対策として、期日が迫るとメールが届くようにアラーム設定ができる契約書管理ツールなどを利用し、有効期限の有無や有効期間を管理することをおすすめします。
公開権限の制御
契約書の管理を行う上で、公開権限の制御は重要なポイントです。当然、契約書のような企業の機密情報を誰でも閲覧できるように管理してしまうと情報漏洩のリスクが高まります。リスクを最小限に抑えるためには、取引先ごと等、関係者にのみアクセス権限を与えて、公開権限を制御しましょう。
契約書を管理する手順について
ここからは、より具体的な契約書の管理手順について解説します。
責任者や担当を決定
はじめに、契約書の管理を任せる責任者や担当者を決定します。規模が大きい企業では、部署や部門単位で契約書管理を行います。一般的には、法務部や総務部が一元管理を行い、契約書に関する責務を担います。
責任者や担当者を決めておくことで、契約書管理の効率化に加えて、情報漏洩トラブルなどによる責任の所在が明確になります。
契約書管理台帳の作成
契約書は、管理台帳で保管することをおすすめします。管理台帳には以下の項目を含めましょう。
- 契約書のタイトル
- 契約書番号（整理番号）
- 契約書種類（秘密保持契約など）
- 契約内容
- 部署名（担当名）
- 原契約（はじめの契約書）
- 契約日
- 契約終了日
- 更新日（自動更新日）
- 有効期限
- 契約解除の通告日
更新・共有ルールの作成
契約書管理を行う際は、管理マニュアルやルールの設定が必要です。統一のルールを設定することには、管理業務の効率化だけではなく、次の管理者への引き継ぎが円滑になるというメリットがあります。
共有ルールの主な事項としては、押印や保管、保存、廃棄、削除などが挙げられます。契約文書が、作成されてから廃棄されるまでの管理規定をそれぞれ定めておきましょう。
更新の実施と共有
契約更新日の見逃しはさまざまなトラブルの起因になるため、ミスは許されません。更新時期が一目でわかる管理体制の構築に加えて、契約の更新時期に担当者へ自動通知される通知機能などの仕組みづくりを徹底しましょう。
契約書管理ツールとエクセル管理の比較
エクセルの利用
中小企業では、契約書管理の方法として「エクセル」を利用しています。ここからは、エクセルを利用するメリットとデメリットを解説します。
- メリット
エクセルで管理する最大のメリットは、低コストで契約書台帳を管理できる点です。また、エクセルは広く普及しているツールなので、教育や研修に時間とコストをかけずに導入することができるため、導入のハードルが低いこともエクセルのメリットといえます。
- デメリット
エクセルは手作業での管理が必須になります。入力する作業の手間が発生するため、人件費がかかるという点がデメリットです。人件費の増加は、給料やボーナスだけでなく、通勤費や福利厚生費など、さまざまなコストも含まれるため、長期的な視点で見ると管理コストが高くなる可能性があります。
契約書管理ツールの利用
契約書管理ツールとは、検索機能や有効期限の通知機能など、契約書管理に必要な機能を搭載したツールです。本章では、契約書管理ツールを利用するメリットとデメリットについて解説します。
- メリット
契約書管理ツールの利用により期待できる効果は以下のとおりです。
- 使いやすい仕様にカスタムできる
- 検索機能や通知機能によりトラブルを回避できる
- アクセス制限を加えるなどの公開権限の制御ができる
- デジタル管理により保管場所が不要
契約書管理ツールは、契約書や関連書類を一元管理できることに加えて、複数の関係者で共有することも可能なため、部門・部署ごとに共有管理できます。契約書の管理が年間数百件単位になるとエクセルでの管理の負担が増えることから契約書管理ツールへ乗り換える企業も多くなっています。
- デメリット
契約書管理ツールのデメリットは、導入したツールが社内に浸透するまでに時間がかかることです。ツールの使い方をレクチャーするのはもちろん、簡易的なシステムの構築や使用方法のマニュアルを徹底し、従業員がスムーズに使用できるような環境作りが必要です。
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