契約書の保管期間はいつまで？電子契約のメリットもご紹介

会社ではその事業のために様々な契約を締結します。こうした契約書は締結後は保管しておくことになりますが、契約終了した後はどのくらい保管しておけば良いのか疑問を持たれている方も多いのではないでしょうか。そこで、本記事では契約書の保管期間について電子契約のメリットと併せて解説します。

契約書の保管期間と法律

会社が締結する契約書はどのくらいの期間保管しておく必要があるのでしょうか。ここでは契約書の保管期間と法律の定めについてご紹介します。

会社法の定め

会社法では第432条第２項において、「事業に関する重要な資料」を会計帳簿の閉鎖の時から10年間保管する義務が定められています。「事業に関する重要な資料」には契約書が該当する場合があるため、こうした契約書については10年間の保管が必要になります。

（会計帳簿の作成及び保存）
第四百三十二条　株式会社は、法務省令で定めるところにより、適時に、正確な会計帳簿を作成しなければならない。
２　株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

法人税法の定め

他方で、法人税法施行規則では帳簿類とともに契約書についても保管期間が7年間と定められています。帳簿や契約書を保管しておくことで税務調査などの際に必要となった場合に提出できるようにするためです。

第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。
（中略）
三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

契約書の保管方法

契約書の保管には以下の５通りがあります。

紙での保管

契約書を紙で締結し、そのまま紙の原本を保管するという方法です。場合によってはコピーを保管するケースもあります。
紙で保管するメリットは、現在多くの企業で行われている方法のため、既存の業務フローやルールのままで対応できるという点が挙げられます。
一方で、紙で保管するため物理的な保管場所が必要となる点は最大のデメリットです。また、契約書は有効期間中は保管しておく必要がありますが、紙の契約書は時間の経過とともに劣化していくため、取引基本契約などのように自動更新されて長期間保管が必要になる契約書の場合には不向きな場合もあります。
さらに紙のみの保管は、契約書の内容を参照しようとした際にその契約書を探す手間と時間がかかるため業務の効率性が落ちるという点もデメリットとして挙げられます。

マイクロフィルムでの保管

マイクロフィルムとは、契約書を微小サイズに縮小してフィルムに記録する媒体のことをいい、こうしたフィルムとして保管する方法です。
マイクロフィルムで保管するメリットは物理的な場所は必要になるものの、紙で保管する場合と比較して場所を取らないため省スペースである点が挙げられます。また、マイクロフィルムは適切な環境で保管すれば耐用年数が500年とも言われており、紙での保存に比較して長期間保管が可能な点です。
その他にも微小サイズで保管されるため契約書の内容が改ざん・変更されるリスクも低い点はメリットといえるでしょう。
他方で、マイクロフィルムは読み取りのためには専用の機器が必要になるため、こうした機器を購入する費用や初期投資が必要となる点はデメリットです。

外部への保管の委託

外部の専門機関などに契約書の保管を委託するのも一つの方法です。
外部に保管しておくことができるため、会社内で契約書を保管するスペースが不要になる点がメリットとして挙げられます。
また、専門機関であれば保管も厳重になされるケースが多いため、自社で保管する場合と比較してセキュリティのレベルが上がる可能性がある点もメリットといえるでしょう。
一方で外部への委託には費用がかかるためコスト面がデメリットとして挙げられます。また、契約書を参照したい場合や手元に必要になった場合には外部にあるため契約書にアクセスするまでの時間がかかってしまうという点もデメリットとして挙げられます。

スキャンして保管

紙で締結した契約書をスキャンしてPDFファイルなどにして保管するというのも一つの方法です。
この方法は契約書へのアクセスが容易になり、業務の効率性を上げることができるという点ではメリットがあります。また、紙での保管が不要な契約書については破棄することで省スペースをはかることができるという点もメリットといえるでしょう。
他方で、一部の契約書は紙での保管が義務づけられており、スキャンだけでの保管に切り替えるというのは困難なため、実際には紙の契約書の保管とスキャンでの保管の２つが必要になるため業務の負担が生じるという点がデメリットとして挙げられます。

電子契約書として保管する

紙での契約締結を行わず電子契約を導入し、原本を電子ファイルとして保管する方法があります。この方法の最大のメリットは紙の契約書を作成しないため、紙の契約書を保管・管理するコストや場所などが一切不要になる点です。
また、紙の契約書が存在しないため収入印紙を貼り付ける必要が無く、収入印紙税相当額の節税ができるほか、紙の契約書を郵送し返送するといった手間もかかりません。
この方法のデメリットとしては、電子契約書の導入が自社の意思のみではできず相手方の了解が必要という点が挙げられます。

 関連

契約書の破棄の方法

保管期間が経過した契約書は破棄することが考えられます。しかし、契約書の破棄は行ったことがないためどのようにやって良いのか分らないという方も多いでしょう。そこで契約書の破棄の方法やポイントについて解説します

契約書を破棄する際のポイント

契約書には同業他社などの第三者に漏れてはまずい情報が記載されているケースが少なくありません。そこで、契約書を破棄する際には、情報漏洩を防ぐため不可逆的な状態で内容の可読性が無くなっている状態になるように破棄をすることが重要となります。

契約書を破棄する方法

以上の様なポイントをおさえた上で契約書を破棄する方法としては、シュレッダーにかけて破棄をするか、溶解処理を行う業者へ委託するという方法の２つが考えられます。
シュレッダーにかける方法は手間はかかりますが自社で実施が可能なため費用がかからないというメリットがあります。
他方で溶解処理を行う業者への委託は委託費用がかかる点や信頼できる業者を探す手間がかかるという点はデメリットですが、自社で処理を行わなくて済む点や大量の契約書を処分することも可能な点がメリットとして挙げられます。

電子契約を導入して契約書保管の負担を軽減しよう

電子契約を導入することで紙の契約書を無くした場合には契約書の保管が容易になり業務の効率化を図ることができるだけでなく、紙の契約書が無いため破棄の手間も省くことができるなど契約書の保管に関して非常に多くのメリットを得ることができます。
リーガレッジでは電子契約とも機能の互換性があり、電子契約として締結した契約書を適切に管理し、容易にアクセスできる状態を保つことができます。

契約書の保管でお悩みの方は是非リーガレッジの導入をご検討ください。