契約書管理の部門はどこが最適？パターンやメリットも解説

契約書を締結した後は、その契約書の期限や保管期間などの関係から契約書を管理する部門が必要となります。しかし、契約書の管理には必ずしも法的な知識が必要不可欠という訳ではないため、どこの部門が管理するのか、どのような体制で管理を行うのかといった点が問題となります。そこで、本記事では契約書の管理部門はどこにすべきかについてパターンやメリットについて解説します。

本記事でご紹介する契約書管理パターンの一つに「システム上で管理」する方法があります。業務の効率化に効果的な契約書管理ツールについて以下で解説しておりますので、よろしければご覧ください。

契約書管理のパターン

契約書管理を行う方法の決め方については主に以下の４つのパターンが考えられます。

それぞれの部門ごとに管理

契約書管理の方法としてまず考えられるのが、契約書に関係する部門がそれぞれ別個に管理するという体制です。
それぞれの部門で管理を行うため、それぞれの部門の内実に応じて柔軟に管理体制を敷くことができるのが利点の方法です。

特定の部門が管理

社内の一つの部門が集中的に管理するという体制も考えられます。どこが管理しているのか一目瞭然のため契約書へのアクセスが容易となる点が利点の方法です。
管理を担当する部門として候補となるのが、総務部や法務部などが候補となるほか、文書管理専門の部署を設けるという方法も考えられます。

外部の専門業者に委託

社内で管理するのではなく、社外の専門業者に委託してしまうというのも一つの選択肢です。
紙で契約書を管理する場合には物理的な場所が必要になりますが、社外の業者に管理を委託した場合にはこうしたスペースは不要になるという利点があります。

システム上で管理

ここまで紹介してきた方法と併用して考えられる管理体制としてシステム上で管理する方法です。紙で締結した契約書をスキャンしPDFなどにした上でデータ化しシステム上で管理します。
この方法はこれまで紹介した方法と併用して行う事ができるため、社内の実態に合わせつつ、それぞれの方法の良さを享受できるという点が利点として挙げられます。

各パターンのメリット・デメリット

ではそれぞれの方法にはどのようなメリットやデメリットがあるでしょうか。ここからはメリットとデメリットをご紹介します。

それぞれの部門ごとに管理する場合

メリット

新たな部署を設置する必要が無く、どのような規模の会社でもすぐに導入することができる体制である点が挙げられます。
また、具体的な管理はそれぞれの部門に委ねられるため各部門の業務の都合などに合わせた管理ができるというメリットもあります。

デメリット

法務などが契約書を参照しようとした際にどこの部門が管理しているのか分りにくく、部門を特定してもその部門での管理が不十分のため結局契約書が見つからなかったといった事態にもなりかねません。このように業務の効率性が妨げられる可能性がある点もデメリットとして挙げられるでしょう。

特定の部門が管理する場合

メリット

集中管理されているため管理方法が統一できるため法務部門や監査部門が契約書を参照しようとする際に契約書へのアクセスが容易になるといったメリットが挙げられます。

デメリット

全ての契約書を一つの部門で管理するため、実際に契約書を利用する部門の特殊性や実態に合わせた運用ができず硬直的になってしまいやすい点が挙げられます。

外部の専門業者に委託する場合

メリット

紙で契約書を保管している場合にはその場所が社内で必要無くなるため、そのスペースを他の業務に流用することができる点が挙げられます。
また、社内で契約書管理のために要していた工数を削減できるため、契約書管理業務ではなくコア業務に集中できるという点もメリットとして挙げられます。

デメリット

外部に依頼するため、費用がかかってしまうという点が挙げられます。その他には社外で管理しているため、契約書の閲覧や参照までに時間がかかる可能性がある点もデメリットとして挙げられます。

システム上で管理する場合

メリット

紙で契約書を保管しておく必要が無くなるため、保管スペースを節約できる点がまず挙げられます。その他にもこうした契約書管理システムは契約書の期限管理機能などを有しており、契約書の更新時期が近づくと通知をしてくれる機能があります。こうした機能を活用することで契約書の更新などを適切に行うことができる点もシステムを利用するメリットといえるでしょう。その他にはシステムへアクセスすれば契約書の検索や閲覧が可能となるため、契約書へのアクセスが容易になる点もメリットとして挙げられます。

デメリット

システムを導入するために費用がかかる点がデメリットとなります。

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契約書管理のパターンを選ぶ際のポイント

ではどういった点を考慮して契約書管理のパターンを選べば良いでしょうか。ここからは契約書管理のパターンを選ぶ際のポイントについて解説します。

契約書へのアクセスの確実性と容易性

契約書管理を行う目的の一つには契約書の管理を行う事で必要な部門が必要な契約書へアクセスし業務を適切に行うことができる状態を達成するとともに、業務の効率化を図る点が挙げられます。
そのため契約書管理をどういった体制で行うかを決めるに当たっては契約書へのアクセスが容易で確実にできる点が重要となります。特に必要な契約書が見つからないといった事態を防ぐためにも確実にその契約書にアクセスできる体制が整っているという点も重要です。

契約書の期限管理の確実性

契約書管理を行う目的には、会社が事業に必要な契約を適切に締結できている状態を実現することもあります。
こうした状態を実現するためには、一度締結した契約書の有効期限がいつまでなのか、いつ更新するのかといった点について適切に把握できる状態である必要があります。
紙で全ての契約書を管理している場合、こうした契約書の期限管理を適切に行うのはExcelのシートで契約書の期限管理を行う方法が考えられますが、このような方法を取った場合、どうしても契約書の期限管理のための人員や工数が必要となります。
こうした問題を解決する一つの方法としてシステムで契約管理を行う事で、システムが契約の更新期限などを通知してくれる機能があるため、この機能を活用する方法が考えられます。

契約書管理の容易性と負担

契約書管理業務は意外と工数や手間がかかるものです。特に契約書へのアクセスが容易になるようにしつつ契約の期限管理なども意識した上で、契約書の管理を行おうとすると、相応の負担となります。
そのため、会社によっては文書管理に特化した部門を置き、そこで集中的に管理させるといった方法をとる企業もあります。しかし、こうした方策が取れるかどうかは企業の規模や実務状況によって異なるため、契約書管理体制を選ぶに当たっては、各会社で契約書管理にどの程度の負担であれば受け入れられるかといった点を検討する必要があります。

契約書管理はシステムを利用して効率化を

契約書管理には様々な方法が考えられますが、システムを利用する方法は契約書管理をするための目的を確実に達成できるだけでなく、紙の契約書を保管する場所を節約できるなど様々なメリットがあります。
契約書の管理体制を検討されている方は是非リーガレッジを導入して効率の良い契約書管理体制の構築をご検討ください。

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