契約書のスキャナ保存の扱いについて解説！スキャンサービス5選も紹介

契約書のスキャンによる電子保存は、煩雑になりがちな契約書管理の問題を解決する方法の1つです。2022年1月の電子帳簿保存法の法改正により、スキャナ保存の要件も緩和されています。本記事では、契約書をスキャン保存するメリットや注意点、効率化する方法などについて詳しく解説します。

また、契約書管理ツールを導入すれば、スキャンした契約書を一括管理することが可能になります。以下で解説しておりますので、よろしければご覧くださいませ。

契約書はスキャンして保存してもよい？

契約書をスキャンして電子化したうえで保存することは「電子帳簿保存法」という法律で認められています。2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法において、これまで、書面での保存が義務づけられていた書類を電子データで保存することが認められるようになりました。

ただしデータで保存するにはいくつかの条件があり、保存されたデータが法的に証拠として認められるには、以下の4点が必要です。

• 真実性の確保
  →取引データの不正な改ざん等を防ぐための措置を講じること。
• 関係帳簿の備え付け
  →取引データを保存したシステム・サービスの利用方法がわかる書類（マニュアル等）などを備え付けること。
• 相互関連性の確保
  →帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。
• 検索機能の確保
  →取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先が検索条件として設定でき、日付と金額については範囲指定して検索できること。また、2つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できること。

これらの条件を満たしていなければ、スキャンして保存したデータは法的な証拠として認められない可能性があるということです。
参考：電子帳簿保存法が改正されました

契約書をスキャン保存する3つのメリット

ここからは契約書をスキャンしてデータで保存する3つのメリットを詳しくみていきます。
どのようなメリットがあるかを把握し、条件を守ってデータで保存する準備を整えましょう。

メリット1.閲覧と共有が容易になる

契約書をスキャンしてデータで保管することで、資料の閲覧と共有が容易になります。紙の資料で保管した場合、閲覧するにはひとつひとつファイルを確認して資料を探さなくてはいけません。
しかしスキャンしてデータで保存した場合、適切なインデックスを付与してわかりやすく保存しておけばパソコンの前から動かずに資料を閲覧できます。またデータをメールに添付したりクラウドで保存したりすることで、資料の共有もパソコン上の操作のみで行うことが可能です。
複数のメンバーで閲覧する場合でも一堂に会することなく、ネットワークがある場所ならどこからでも資料を閲覧できます。

メリット2.管理や保管を効率化できる

契約書などの文書をスキャンしてデータで保管すると、管理や保管そのものに付随する作業を効率化できます。紙の資料であれば本棚のかなりのスペースを確保しなければならないところ、データであればクラウドやHDDでの保管が可能だからです。

データのバックアップを含めても、紙と比較して保管場所はデータに大きく分があります。
契約書といった書類は一定の年月保管することが求められますが、紙の資料の場合は適切に保管しないと劣化して、最悪の場合は文字が読み取れない状態になることもあります。
しかしデータで保管しておけば、劣化のリスクはほぼありません。火事や地震といった自然災害においても、分散してデータを保管することで紛失したり棄損したりするリスクを下げることができるのです。このように「保管」に関連するさまざまな作業を効率化できる点は、契約書をスキャンしてデータで保管するメリットといえます。

メリット3.目的の契約書にすぐにアクセスできる

契約書をスキャンしてデータで保管した場合、適切なインデックスを設けることですぐに資料を閲覧できます。この「アクセス性の良さ」はデータならではのメリットです。
紙の資料の場合は、保管場所に移動しファイルを開き、目的の資料を探す作業が必要になります。しかしデータで保存している場合、パソコンがあればすぐに資料にアクセスすることが可能です。
紙の資料を探すのは僅かな手間ではありますが、日常的にある動作ではないからこそ面倒に感じることがあります。
スキャンしてデータで保存することで、この手間をなくすことができるのです。

契約書をスキャン保存する際の2つの注意点

契約書をスキャンして保存する際にはいくつかの注意点があります。
契約書という大切な書類をデータで保存する場合、メリットだけでなく注意点も詳しく理解しておかなくてはいけません。契約書をスキャンして保存する際に求められる注意点は、以下の2つです。

• 作業に手間とコストがかかる
• 原本をすぐに破棄できるとは限らない

それぞれ詳しくみていきます。

注意点1.作業に手間とコストがかかる

契約書をスキャンして保存する際、スキャンする作業が必要です。そのためスキャン作業に手間と人的コストがかかります。スキャンに付随する具体的な作業の例は、以下です。

• ホチキスを丁寧に外す
• 解像度の調整を行う
• 必要があればカラーで保存する
• 必要があれば裏表それぞれをスキャンする

当然ながらデータ化した資料が読める状態でなくては、資料として意味をなさないため、契約書をスキャンしてデータで保存するにあたっては、厳しく条件が設定されています。その条件を守っていない資料は、法的に認められない可能性が高くなります。
慣れるまではいっそう手間がかかり、担当者の負担になることが考えられます。「せっかくスキャンして保存したデータが肝心なときに使えなかった」という状況にならないためにも、データとして保存する条件を深く理解したうえで行うことが求められます。

注意点2.原本をすぐに破棄できるとは限らない

2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法においては、スキャナで国税関係書類の
書面（紙）を読み取ったあと、折れ曲がっていないこと（適切にスキャンされ、データとして保存されたこと）が確認できれば、すぐに破棄してもよい、とされています。
しかし契約書を条件を守ってスキャンして、データとして保存しても、紙の資料をすぐに破棄しないほうがいいでしょう。なぜなら、契約書に添付した印紙税の過誤納があった場合は、契約書原本の提出が求められるからです。
印紙を添付した書類は、可能であれば還付請求の時効となる5年間は保管すべき、といえます。国から印紙税の還付を受ける場合にも、原本が必要になるためです。
印紙を使用していない書類については、データで適切な保存ができた場合は、即時に破棄しても差し支えないものの、念のため契約書の関係者に原本を破棄する旨を伝え、了解をとっておくとよいでしょう。

契約書のスキャンを効率化する3つの方法

意外と手間がかかる契約書のスキャン作業を効率化するには、どうしたらいいのでしょうか。
具体的には以下の3つの方法があります。

• 契約管理システムの導入
• 電子契約の導入
• スキャンサービスの活用

それぞれ詳しくみていきます。

1.契約管理システムの導入

契約管理システムとは、入力や期限、更新期限通知といった契約書を問題なく保管するための機能を備えたシステムのことです。契約管理システムのなかでもクラウド型の契約管理システムには、スキャンデータを一覧にして保存してくれたり、データの検索をサポートしてくれたりする機能がついているものがあります。
重要書類をデータで保管するにあたって効率的に管理したい場合は、契約管理システムの導入を検討してもいいでしょう。ただし契約管理システムに「スキャン作業」を任せることはできません。
あくまで「スキャン後のデータ」の保管や検索といった管理の効率化が実現できるものであることは認識しておく必要があります。スキャンするにあたっては、まず社内でデータの命名規則や格納に関するルールを設け、社員に周知したうえでマニュアル化しておくといいでしょう。

2.電子契約の導入

契約を締結する際に紙での契約を行うのではなく、すべて電子契約に切り替える方法があります。電子契約を導入することで、そもそも紙の契約書が発生しないため、スキャン作業がなくなるのです。
電子署名によって複製や改ざんがしにくいデータとなるため、書類としての証拠能力も高いとされます。契約にかかわるさまざまな作業がオンラインで完結できるメリットもあります。

3.スキャンサービスの活用

契約書をスキャンするサービスを提供している業者に、作業を代行してもらう方法です。
コストや外部の業者に依頼するための事前の準備は必要になるものの、社内の人的リソースを消費しなくて良いというメリットがあります。
社内にスキャンや保管といったノウハウを蓄積する必要がない場合は、契約書スキャンサービスの利用を検討するといいでしょう。

おすすめの契約書スキャンサービス6選

ここからは、おすすめの契約書スキャンサービスを6つご紹介します。サービスを選ぶ際に参考にしてください。

• ContractS SCAN​​

ContractS SCANは契約書のスキャンだけでなく、それぞれの会社に合わせた契約管理台帳を作成してくれたり、管理システムにスキャンしたデータを登録してくれたりするサービスを提供しています。
ContractS SCANに依頼するにあたって、自社で行うことは契約書を送付するだけ、という手軽さです。自社ルールにカスタマイズされた形式で管理台帳を作成してくれるので、管理しやすいでしょう。
紙の契約書もデータの契約書もまとめて管理してくれるなど、契約書関連のフルサービスが受けられます。
参考：ContractS SCAN | ContractS CLM（コントラクツ CLM）| 契約ライフサイクル管理システム

• クラウドサイン SCAN

クラウドサイン SCANは電子契約サービスを提供しているクラウドサインが提供しているサービスです。紙の契約書を利用している場合は、原本を送付することになります。
しかしクラウドサインSCANをクラウドサインAIと合わせて利用している場合は、契約書データを自動で取り込んで管理してくれます。クラウドサインがそのまま管理台帳として利用できるため、併用することで、より効率的な管理が可能です。
参考：クラウドサイン SCAN | クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス

• そのままスキャン

そのままスキャンは契約書だけでなく、大型サイズの図面やポスターも業務用スキャナーでスキャンしてデータ化してくれるサービスがあります。対応サイズはA2からB0までと、幅広いのが特徴です。
絵画やアート作品などのスキャンにも対応しており、作品に触れることなく元の作品の色味や質感、立体感をそのままデータで保存することも可能です。さらにフィルムのスキャンにも対応しています。
参考：スキャン代行サービス『そのままスキャン』

• うるるBPO

うるるBPOのスキャン代行サービスでは、OCR処理をしてデータ化した資料の検索性をアップさせてくれます。データ化した資料を契約書名や契約締結日で命名してくれることから、検索しやすくなるでしょう。
製本化されたり割印があったりする資料も裁断せずにスキャンしてデータ化してくれるため、原本を棄損するリスクがありません。自社から持ち出すことが難しい資料は、出張してスキャンしてくれるサービスもあります。
参考：株式会社うるるBPO | ビジネスプロセスアウトソーシング導入・運用サービス

• スキャンマン

スキャンマンでは出張スキャンサービスを提供しているため、社外に持ち出せない機密文書のデータ化が可能です。契約書名や契約相手、契約開始日といった重要情報をリストにして管理してくれるため、データ化した書類の検索性が上がるでしょう。
製本された冊子を裁断することなくスキャンしてデータ化してくれるほか、クラウドにデータをアップしてくれるなどフルサービスが特徴です。GMOサインに関する相談も受け付けており、電子署名を検討している場合は担当者に相談することをおすすめします。
参考：書類の大量スキャンは実績豊富なスキャンマンで｜セキュアにスキャン

• 富士フイルムビジネスイノベーション

富士フイルムビジネスイノベーションでは、改正電帳法への対応とDX化を同時に実現できるサービスを提供しています。取引データを電子保存してくれるサービスのほか、データ化に伴う業務効率化の提案も行ってくれるのです。
紙の書類のスキャンサービスの外注とともにDX化や電子契約を検討している場合は、候補に挙げられるでしょう。
参考：スキャン｜スキャニングサービス：富士フイルムビジネスイノベーション

契約書のスキャン保存は目的の明確化が重要

契約書をスキャンしてデータで保存するにあたっては「データ化してどのような効果を得たいのか」といった目的を明確にすることが重要です。多くの場合、単に紙の書類をデータにするだけではコストの無駄になってしまいます。
契約書類をデータ化する具体的な目的は、保管業務の効率化と管理担当者の作業の効率化や、社内の契約書関連業務の知識を簡単に共有化することです。
今回ご紹介した契約書スキャンサービスを活用することで、社内の人的リソースを消費しなくて良いというメリットがあります。
また、法律に関する業務や手続きなどにIT技術を組み合わせた「リーガルテック」のサービス提供者も契約書のスキャンの支援を行っています。重要書類のスキャンだけでなく、契約書関連の知識を社内で共有したい場合は、相談するといいでしょう。

弊社「リーガレッジ」は重要書類のデータ化とともに、保管業務の効率化と契約書関連の知識の社内共有を実現できるサービスを提供しています。リーガレッジではスキャンデータをドラッグするだけで、契約書内容を自動で抽出して簡単にデータベース化する機能も提供可能です。