契約書管理とは？契約書管理ツールが解決できる課題もご紹介

契約書は締結するまでには契約書案について互いに交渉を行い、締結に当たっては紙の場合は押印して返送し、さらに返送を受けるといった手間がかかります。そして締結後も締結した契約書の原本を保管し、更新時期などを管理しておく必要があります。こうした契約書管理業務は人の手で行うとヒューマンエラーや業務の属人化など様々な弊害を生じる可能性があります。そこでこうした弊害を防ぎ、課題解決を行う上で契約書管理ツールの導入が考えられます。本記事では契約書管理ツールの導入によって解決できる課題などについて解説します。

契約書管理とは

そもそも契約書管理とは何なのでしょうか。またどういった状態が契約書管理ができている状態とはどのような状態を指すのでしょうか。ここでは契約書管理について解説します。

契約書管理とは

契約書管理とは過去に締結した契約書を管理することをいいます。このように聞くと、ただ過去の契約書を保管しておけば良いのかと思われる方もいらっしゃるでしょうが、それでは契約書管理の意味を持ちません。詳しくは次項で解説しますが、契約書管理とは契約書の保管だけでなく、更新時期の管理などができている状態も含む点には注意が必要です。

契約書管理ができている状態とは

契約書管理ができている状態とは、単に昔の契約書が保管されている状態を指すものではありません。契約書を必要とする人がすぐに内容を確認でき、適切な契約が締結されている状態を保つことが契約書管理ができている状態になって初めて契約書管理ができている状態と言えるのです。
こうした状態を保つためには以下の点がポイントとなります。

• 契約書管理に関するルールの作成
  まずは契約書管理に関するルールや規程の作成が必要です。どのような保管をするのか、どの部門が保管を行うのかといった基礎的な部分をルール化する必要があります。
  なお、保管は紙の契約書の場合には原本の保管はもちろんのこと、データでの保管も重要となります。なぜなら紙の場合には紛失のリスクがあるためデータでも保管しておくことでより完全な保管となるからです。忘れずにデータ化しておきましょう。
  
  
• 検索性が高い状態になっている
  契約書は必要な時に内容が確認できる状態になっていることが求められます。そのため、契約情報が一覧化されており、案件毎に契約書が整理されている状態や相手方毎に整理されている状態など検索がしやすい状態が保たれていることが重要です。
  
  
• 契約の有効期間が管理されている
  多くの契約には有効期間があり、必要な契約は有効期間内であることが求められます。そのため契約の更新時期や終了時期が管理されていることが重要となります。こうした点の管理が不十分だとビジネスに必要な契約が締結されていない状態になってしまうといった結果にもなりかねません。

契約書管理における課題

では契約書管理においてはどのような課題があるのでしょうか。ここでは契約書管理における課題について解説します。

Excelファイルなどでの管理による困難性

契約書管理を手動でやる方法はいくつか考えられますが、その中でもよく用いられる方法としてExcelファイルなどで契約書の有効期間や更新時期を管理する方法です。
この方法のデメリットは契約書の期限管理が手動になるため見落としといったヒューマンエラーがどうしても起きてしまう点が挙げられます。
そのため、適切な契約が締結されている状態を保つことが難しくなってしまうという課題があります。

紙の契約書の保管コスト・管理コスト

紙の契約書は保管するために物理的な場所が必要となります。そのため社内で場所が準備できない場合には外部の保管場所をレンタルしたり保管の委託をするなどの必要があるため、保管コストが発生します。
またその他にも社内で管理する場合でも管理するために工数や人員が必要となるため管理コストが発生することになります。
さらに、他部署などから閲覧を求められた場合、紙の原本や関連する契約書を探して取り出すといった手間がかかる点も無視できないコストの1つと言えるでしょう。

ナレッジの属人化

紙で契約書を管理している場合、契約書に含まれる契約書レビューの際に有用な情報やノウハウなどのナレッジはその担当者のみが有することになり、その他の法務メンバーとの共有は困難です。
そのため、契約書レビューに必要なナレッジが属人化してしまい、業務の質の平準化ができなくなってしまうという課題が発生してしまいます。特に法務業務は専門性の高さから属人化しやすい領域のため、こうしたナレッジの属人化は決して無視できない問題です。

契約書管理ツール「リーガレッジ」の主な機能と解決できる課題

契約書管理に生じる課題解決のためには契約書管理ツールの導入が考えられます。しかし、どのように課題が解決できるのか、どういった課題が解決できるのか疑問に思われる方も少なくないでしょう。そこで、契約書管理ツールの主な機能と解決できる課題について解説します。

契約書自動解析・登録・検索機能

契約書管理ツールの機能としてドラッグ・ドロップで簡単に契約書をデータベース化することができます。こうした機能を活用することで契約書のデータベース化ができるため、必要な人が短時間で契約書へアクセスできる点で契約書の管理や保管に要していたコストを大幅に削減することができます。
また、契約書のデータベースに法務部員がアクセスすることで、過去の契約書を契約書レビューやドラフトの際に参照できるため、ノウハウなどのナレッジの共有も可能となります。そのため、ナレッジの属人化を防ぐという点でも課題の解決が可能です。

条文検索テンプレート機能

過去に作成した条文をテンプレート化することができる機能です。そのため新しい契約書をドラフトする際に過去に作成した条文に簡単にアクセスすることができます。そのため、契約書のドラフティングにおいて法務部員間での品質の平準化という課題を解決できる点は大きなメリットといえるでしょう。
また、過去に作成した条文を検索し参照することを通じて、契約書レビューの際のノウハウの共有ができるという点も大きなメリットです。条文検索テンプレート機能を通じてノウハウなどのナレッジの共有が可能となり、業務の属人化という課題解決に資するのはこうした契約管理ツールの重要な機能の一つと言えるでしょう。

Wordアドイン機能

リーガレッジではWordアドイン機能が搭載されており、Wordから契約情報にアクセスできるため、修正や変更が使い慣れたWordを用いてできるようになっています。Wordを用いるため契約書内の情報の検索やアクセスが容易となっているため、契約書の期限管理などにも役立ちます。

まとめ

契約書管理は一見すると簡単なようですが、手動や人力で適切な契約書管理がなされている状態を作り出すのはそう簡単なことではありません。ここで紹介した機能以外にもリーガレッジはクラウドサインとの連携など様々な機能を有しています。そのため、契約書管理業務以外の契約に関する業務の様々な課題を解決することができます。

リーガレッジがどのような課題を解決できるかについてはこちらの資料をご参照ください。