法律文書とは？作成上の注意点についても解説

法務部にいれば法律文書と言う言葉を耳にしたことの無い人は少ないでしょう。しかし、法律文書とはどういった文書のことを意味するのか正確な定義等が答えられる方は意外と多くないのかもしれません。そこで本記事では、法律文書の意義や種類、作成上の注意点などについて解説します。

法律文書とは？

そもそも法律文書とはどのような文書のことを指すのでしょうか。ここでは法律文書の意義や身近な法律文書の例について解説します。

法律文書の意義

法律文書とは法的な効力を有する文書のことをいいます。当事者間に法的効果を生じさせることを目的として作成されるため、物品の売買をする際や、金銭の貸借を行う場合、和解をする際など様々な場面で法律文書は作成されます。

身近な法律文書の例

ではどのような法律文書にはどのようなものがあるでしょうか。これについては契約書が最も法務部員にとっては身近な法律文書といえるでしょう。その他にも約款や利用規約、内容証明郵便や通知書なども法律文書に含まれます。

法律文書の種類

では、法律文書にはどのような種類があるでしょうか。もう少し詳しく見ていきましょう。

契約書

冒頭でも少し触れた通り契約書は法務部員にとって最も身近な法律文書です。契約書は当事者が契約を締結したことを証する書面です。民法上、2人以上の当事者が合意した場合にはその合意は法的効力を持ち、当事者を拘束します。
こうした拘束力の根拠となるのが法律文書である契約書なのです。
なお、契約書に類似する文書として覚書や合意書といった文書があります。これらと契約書の違いは特になく、どちらも記載された内容について法的拘束力が生じることになります。
契約書は内容によって、様々な種類のものがあります。当事者間の売買に関する事項を定めるのであれば売買契約書、請負に関する事項を定めるのであれば請負契約書、情報の守秘義務について定めるのであれば秘密保持契約書など様々なものがあります。
内容に応じて適切な契約書を作成するようにしましょう。

利用規約（約款）

利用規約は、主にサービスの提供者が、自身が提供するサービスに関するルールを定めた者のことをいいます。利用規約は一方的に定められるもののため、契約書と異なり当然に法的文書となるものでは無く、①利用規約・約款を契約の内容とする旨の合意をしたとき、②利用規約・約款を準備した者が、あらかじめその利用規約・約款を契約の内容とする旨を相手方に表示していたときのいずれかに該当する場合には利用規約は契約内容の一部となるため、法律文書となります。

同意書（承諾書）

同意書や承諾書は特定の事項について作成者が同意の意思を示す文書である事から法律文書の一種であるといえます。承諾書についても同様の考え方ができるでしょう。

誓約書（念書）

誓約書や念書は、相手方に対して一方的に義務を負う側が差し入れる文書のことをいいます。基本的に法的な義務の存在を認める内容のものや法的義務を負うことを認める内容の文書となるため、法的効果を生じさせる文書として法律文書に該当します。

通知書

通知書とは相手方に特定の事項について通知する文書のことをいいます。単なる事実や連絡を行うだけの通知書は法的な効果を生じさせるものではないため法律文書へは該当しません。しかし、契約上定められた事項について通知する場合には、契約上定められた効果を発生させるため法的な効果を生じさせる文書として法律文書へ該当します。

公正証書

公正証書とは公証役場で公証人が作成した文書のことをいいます。公正証書が作成される主なケースとしては、遺言書や離婚合意書、遺産分割協議書等が挙げられます。いずれも法的な効果を生じさせる文書であり、法律文書に該当します。

申立書

申立書は、調停・審判・保全処分などを求める場合や、行政機関に対する審査請求を行う場合に提出する文書のことをいいます。いずれも法的に定められた手続きを行う意思表示をするために提出される文書であり、法的な効果を生じさせるため法律文書に該当します。

訴状

訴状とは、訴訟を提起する際に裁判所に提出する文書のことをいいます。訴訟は民事訴訟法で定められた法的手続であり、訴状は訴訟を行う意思表示をする文書である事から法的な効果を生じさせるものであり法律文書へ該当します。

法律文書作成上の注意点

法務部門では法律文書を作成する機会が多くなります。では、こうした法律文書を作成する際にはどういった点に注意すれば良いでしょうか。法律文書作成上の注意点について解説します。

文意が一義的で明確である事

法律文書は法的な効果を生じさせる文書です。しかし文意が不明確だと後に解釈に争いが出たり、最悪の場合には効果を否定されてしまう可能性もあります。このように法律文書の文意が不明確であると言うことは後のトラブルや争いにつながることになります。
そのため、法律文書は一義的で明確な文章で記載するようにしましょう。

記載すべき事項を全て網羅すること

法律文書、特に契約書や利用規約といった取引に用いる文書では、想定される取引の内容や取引で起こりうるトラブルとその解決方法などを記載する必要があります。また、それ以外の文書でも法律上記載が求められる事項があり、こういった記載を欠くとその文書全体の効力が否定されてしまうケースもあります。そのため、法律文書を作成するときは記載すべき事項を全て網羅し、漏れなく記載するようにしましょう。
また。こうした文書の作成経験が豊富な法務部員や専門家のチェックを受けることも重要です。

定型書式があるものはそれを使用すること

法律文書の作成方式は原則として自由なため、どのような書式を用いてもかまわないというのが原則ですが、法令によって書式が定まっているものもあります。こういった場合には異なる書式を用いると法的な効果が生じないことになり文書を作成した意味が無くなってしまうため、定められた書式を用いるようにしましょう。

先例を上手く利用する事

前述の通り法律文書の作成の方式は自由ですが、社内に同様の法律文書を作成した経験がある場合や適切なリーガルチェックを受けた書式がある場合にはその書式を利用して法律文書を作成するようにしましょう。
ただし、法改正などにより必ずしもその書式が正しいとは限らないケースもあるため、事前に情報収集を行った上で利用するようにしましょう。

リーガルチェックを行う事

契約書等の合意文書は双方が署名押印することによって成立し効果を生じることになります。その前に法務部のリーガルチェックを経るようにし、内容に不足が無いか、自社が不利となっている箇所が無いかといった点について確認を経ることも重要です。
一度結んでしまった契約は原則として修正が困難になるため、締結前にしっかりと確認を経るようにしましょう。

まとめ

法律文書は一般的な文書と異なり法的な効果を生じさせる点で非常に重要な意味を持つ文書です。そのため、作成しようとしている文書が法律文書に当たるのかそうではないのかといった点は非常に重要な違いになります。法律文書について正しく理解し、適切な方法で法律文書を作成するようにしましょう。
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