ナレッジマネジメントツールとは？メリットやデメリットについて解説

June 28, 2024

業務効率化は法務部門においても重要な課題です。しかし、法務の業務は専門性が高いためノウハウや知識が属人化しやすく、属人化を原因とした業務効率の低下を招くおそれもあります。そこで、ナレッジマネジメントツールを導入し、ナレッジを共有することでこうした属人化と業務効率の低下を防ぐことが考えられます。そこで、本記事ではナレッジマネジメントツールについてメリットやデメリットも併せて解説します。

ナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメントツールとはどのようなものなのでしょうか。ここではそもそもナレッジマネジメントとは何なのかといった点から解説していきます。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、従業員一人ひとりが持つ知識や経験・ノウハウなどを企業全体で蓄積・共有し活かすことで、業務の効率化や生産性の向上を行い、それを通じて企業価値を高める経営手法のことをいいます。
今日のナレッジマネジメントは著名な経営学者であり、一橋大学の名誉教授である野中郁次郎氏が提唱した「知識経営」を基礎とした理論です。

なお、ナレッジ管理についてはこちらの記事でも詳しく解説していますので、是非ご覧ください。

法務における契約書のナレッジ管理とは？得られる効果や実践のヒントを解説！ – 法務DX Lab.

ナレッジマネジメントツールとは？

ナレッジマネジメントツールとは、従業員一人一人が持つ知識や経験・ノウハウといった組織内の知識や情報を整理・共有・活用するためのツールのことをいいます。ナレッジマネジメントツールは知識や情報をデジタル化し、クラウドやデータベース上に保存・管理することで必要なときに検索したり閲覧することができます。

ナレッジマネジメントツールのメリット

ではこのようなナレッジマネジメントツールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここではナレッジマネジメントツールのメリットについて解説します。

ナレッジの平準化を図ることができる

ナレッジマネジメントツールを導入することでメンバーはナレッジにアクセスし、それをそれぞれの業務に活用することができます。そのため、メンバー間のナレッジの格差が解消され、ナレッジの平準化を図ることができます。
こうしたナレッジの平準化は、後述する業務の属人化の防止や業務の効率化にもつながるほか、マネジメントする側にとっても業務をどのメンバーにも担当させることができるようになるため、メリットがあります。

業務の属人化を防止できる

ナレッジマネジメントツールの導入により組織内で情報や知識を広く共有できるため、それまで個々人が保有する知識やノウハウに依存して業務を行っていたものを他のメンバーと共有できるため、業務の属人化を防止することができます。
また、業務の属人化を防止することができるだけでなく、従業員が退職や部署移動などの際に業務の引き継ぎを行う上でも、ナレッジマネジメントツールがあればスムーズに行われる他、退職や移動によってナレッジが失われることを防止することも期待できます。

業務の効率化を図ることができる

ナレッジマネジメントツールを導入することで、組織内の情報やノウハウへスムーズにアクセスすることができるため、業務スピードの向上や品質の向上につなげることができます。また、ナレッジの内容も常にアップデートされていくため、誤った知識や情報は訂正されていくため、ミスやトラブルを防ぐことができます。また、ナレッジマネジメントツールには業務の進捗状況の管理や報告ができる機能を有しているものもあり、業務効率の向上や生産性の向上を図ることができます。

ナレッジマネジメントツールの注意点

ではナレッジマネジメントツールにはどのような注意点があるでしょうか。ここではナレッジマネジメントツールの注意点について解説します。

導入にコストがかかる

ナレッジマネジメントツール導入の最大のデメリットは導入に費用がかかる点です。費用が発生するということは稟議などの社内承認を得る必要が発生するケースが多く、社内を説得するための資料作りなどの工数が発生することになります。こうした、通常業務に加えてそれ以外の業務が発生する点もコストがかかる点に加えて無視できない注意点の1つと言えるでしょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる

ナレッジマネジメントツールの導入は新しいツールの導入になるため、操作に慣れる必要があります。こうした操作に慣れるまでにはある程度時間がかかるため、すぐにはナレッジマネジメントツールの効果が感じられないといった点がデメリットとして挙げられます。

定着までに時間がかかる

業務の中に取り入れるまでに時間がかかるため、組織として定着させるためには、運用・活用方法を教育する必要があります。具体的には、継続的な利用方法の研修や社内活用事例の共有などを繰り返し利用者に発信することです。
また、ナレッジマネジメントを推進していくための担当者を設けて、有効性を伝えていくことも重要です。

ナレッジマネジメントツールの選び方

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には以下の点に注意して選ぶと良いでしょう。

目的にあったタイプのツールを選ぶ

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際には、自社の目的や利用状況にあったものを選ぶようにしましょう。特に自社の業務に関する知識やノウハウの量や変化の度合いや利用の目的や方法などを考慮するとより自社の事情に見合ったナレッジマネジメントツールを選ぶことができるでしょう。

操作性を確認しておく

注意点でも挙げましたが、ナレッジマネジメントツールは新しいツールになるため操作に慣れるまでに時間がかかります。操作が複雑だと組織内で定着するのに時間がかかってしまったり、最悪の場合定着しないままになってしまうといった事態になりかねません。
そのため、操作性は確認しておき、既存のソフトウェアに近い操作性のものを選ぶと良いでしょう。

スマホやタブレットにも対応しているか確認しておく

ナレッジマネジメントツールは社内にいるときだけ利用できるのでは無く、リモートワークや外出先からもアクセスができると利便性や業務効率が向上します。そのためパソコンからだけでなく、タブレットやスマートフォンなどでも利用できるかは確認しておくと良いでしょう。

小規模での導入が可能か

新たなツールを導入する際にはいきなり全社で導入するのでは無く、小規模でのスタート、つまりスモールスタートが可能かどうかという点も重要です。サービスによっては無料トライアルもあるため、それを活用して操作感や定着しそうかといった点を確認すると良いでしょう。

サポート体制が充実しているか

ナレッジマネジメントツールは新しく導入するツールとなるため、組織に定着させるためにはどうしても時間がかかります。その際、操作や設定・内容について疑問を生じることは少なくありません。こういった場合にサポート体制が充実していれば分らない場合に質問することができます。そのため、操作性や使いにくいといった理由で組織に定着しないといった事態を避ける事ができます。