同意書とは？誓約書や契約書とはどう違うのかについて解説

October 9, 2024October 10, 2024

個人情報をある別の目的で使用する場合に企業から同意書に署名・押印して変更してほしい旨の書面が送られてきた経験のある方は意外といらっしゃるのではないでしょうか。このように同意書はある特定の事柄について同意を得たことを証する書面として利用されます。
他方で当事者の一方が何かを約束する場合の書面としては誓約書がありますし、当事者双方が内容に同意するのであれば契約書もあります。こうした文書と同意書はどのように異なるのでしょうか。
本記事では同意書とは何なのかや誓約書や契約書とどのように違うのかといった点について解説します。

同意書とは？

そもそも同意書とはどのような文書なのでしょうか。ここでは同意書とはどのような文書なのかとその法的効力について解説します。

同意書とは

同意書とは相手の将来の行為についてあらかじめ同意する意思表示をする書面です。同意書は特定の行為について同意することをその内容とするものですから、同意の対象が正しく記載されているかといった点が非常に重要となります。

同意書の法的効力

同意書が用いられる場面として、同意が要件となっている法律行為や事実行為を有効なものとするために用いられる場合や法律上同意が求められる場面で義務の履行のために行なうといった場面が想定されます。同意が要件となっている法律行為や事実行為において同意書はその行為を有効とする法的効果を発生させます。また、法律上同意が求められる場面での同意書はその行為を適法に行なうために同意を得た事の証明となります。
この他にも同意書は法律上説明義務が求められる事業者が説明義務を果たしたことを証明する効果を有することもあります。
このように同意書はその同意書が必要とされる場面によって生じる効果が異なるという点については押さえておきましょう。

承諾書や誓約書、契約書との違い

同意書と似た書式として承諾書や誓約書、契約書などがあります。では、これらの書式と同意書はどのように異なるのでしょうか。

承諾書との違い

承諾書と同意書は基本的に大きな違いはありません。いずれも将来の相手の行為について同意またはそれを承諾する趣旨の書面だからです。したがって、相手方の同意を得たことを証明するための文書のタイトルは承諾書でも同意書でもどちらでも問題はありません。
ただし、法律や契約において同意または承諾を求められる場面で文書を作成する場合には、同意を求められている場合には同意書というタイトルを、承諾を求められている場合には承諾書というタイトルにするのが適当なので、押さえておきましょう。

誓約書との違い

誓約書は提出者が何かを行う事又は行わない事を誓約するために提出する文書です。そのため誓約書は義務を負う内容の文書となるため、提出の際には内容に注意をしておかなければいけません。

契約書との違い

契約書は内容によりますが一般的には当事者双方が義務を負う内容の文書です。そのため、一方が相手方に同意や承諾を与えるといった同意書とは性質が異なります。また、同意書の場合は同意する人が署名や押印をするのが一般的ですが、契約書の場合には当事者双方が記名押印するのが一般的です。
このように義務を引き受ける主体の数が異なるという点で同意書と契約書は異なると言えるでしょう。

実務的に同意書を使う場面

では実際に同意書はどのような場面で利用するでしょうか。ここでは実務的に同意書を使用する場面について解説します。

取得した個人情報を第三者に提供する場合等

取得した個人情報を第三者に提供する場合には原則として本人の同意が必要とされています。こうした本人の同意を得る方法として同意を得たことを事後的に明らかにするために同意書という形式で文書で残すことが重要となります。
同意を口頭で得るなど、客観的に残らない方法で行なっていると、個人情報保護法違反とされる可能性もあるため、同意書を作成し、確実に後に残る方法で行なうようにしましょう。

秘密情報を第三者に開示する際の同意書

秘密情報をやりとりする場合には秘密保持契約を締結することが一般的ですが、秘密保持契約には秘密情報を第三者に開示する場合には開示者の事前の承諾や同意を要求する旨が記載されるのが一般的です。
そのため、後から同意があった・無かったといった争いを避けるために同意書を作成し、相手方に記名押印してもらうことで、秘密情報の開示について同意があったことを確実なものにすることができます。

作成時・使用時の注意点

では同意書を作成・使用する際にはどのような点に注意すべきでしょうか。ここでは作成時や使用時の注意点について解説します。

同意内容が必要十分なものになっていること

同意書は法的な義務を引き受ける場合や相手方の義務を免除する場合にも使用されます。そのため、同意内容が本来想定していた内容と異なると予期せぬ義務を負ったりする可能性があります。
同意書を提出する場合には内容をよく確認し、何に同意してどういった効果があるのかという点を確認するとともに、その同意内容が必要十分なものになっているかを確認するようにしましょう。

当事者の一方にコピーを交付する

一般的に同意書は提出したら原本は相手方が保管するため、提出した側の手元には何も残らないのが通常です。そのため、後から内容を確認できるように提出前にコピーを作成しておき、保管しておくようにしましょう。
また受け取る側も同様に後に相手方とトラブルになった際に備えてコピーを渡しておくようにすると、同意書について後に問題になった際にスムーズに解決することが期待できるでしょう。

送る際には添え状を添付する

ビジネスマナーとして同意書のような文書を送付する場合には添え状を添付するようにしましょう。
特に同意書は一定の法的効果を生じさせるものが多いため、相手方にどういった趣旨の文書で何故その内容に同意してほしいのか説明する必要があります。そうした際に添え状にどのような内容の文書なのか簡単にでも良いので説明が記載されていると相手方にとってもどのような文書で何に同意するのか分るため、同意書の提出がしやすくなります。

まとめ

同意書は契約書の様に複雑な文書ではありませんが、法的効果を生じさせる場合もあるため、こうした点では契約書や誓約書などと同じ効果を持つものとも考えることができます。同意書を提出する場合には本記事を参考に内容をしっかりと確認した上で、どのような効果を生じるものなのか、同意の内容が適切な内容になっているかなどの点について確認するようにしましょう。