【2024年版】契約書管理システム12選！導入時の注意点とは？

July 20, 2023August 18, 2024

契約書は更新期限などを適切に管理するのが意外と難しく、取引先が増えれば増えるほど管理が煩雑になります。そんな契約書管理の課題を解決可能なツールが「契約書管理システム」です。今回は、契約書管理システムの機能紹介、導入するメリットと注意点や、おすすめ契約書管理システム12選の比較について解説します。

契約書管理システムとは？機能や分類をご紹介

契約書管理システムとは、契約書の締結から締結後の契約書管理までに至るワークフローを効率化させるためのシステムを総称したものです。
この契約書管理システムには様々な機能や分類があることからそれぞれの機能について詳しく解説します。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムの機能には以下のものがあります。なお、各機能を全て備えているか、一部にとどまるのかは各サービスごとに異なります。

A：契約書更新管理機能

契約書には、一般的に有効期間が設けられており、更新に当事者の合意が必要な場合があります。こうした場合に、更新時期を逃してしまい必要な契約の効力が失われてしまったというケースは少なくありません。契約書更新管理機能は、契約の更新時期が近づいて来ると自動で通知してくれる機能です。そのため、契約書の更新時期を逃すといった心配をする必要が無くなります。

B：文書検索機能

締結済みの契約書の内容を確認する際に、例えば有効期間だけを確認したい場合や契約書の一部の箇所だけを確認したい場合、紙の契約書は原本の最初からページをめくり記載されている内容を探す手間が発生します。これに対して文書検索機能があれば、システム内で登録した契約書内の特定の記載や単語の検索を行うことで素早くその箇所を確認することができます。

C：関連契約等の管理機能

一つの契約書に対して、期間延長の覚書や、内容を変更する合意書など関連文書が複数存在するケースは少なくありません。紙での契約書管理を行っている場合にバラバラに保管していると関連する文書が見つからず、契約書の内容を正しく把握することができなくなってしまいます。しかし、関連契約もまとめて契約書管理システムで一元管理を行うことで、こうしたリスクを避けることができます。

D：閲覧権限管理機能

Ｍ＆Ａに関する秘密保持契約のように、極秘事項となりうる契約書については、会社内のメンバー全員が閲覧可能という状態はあまり望ましくありません。しかし、紙の契約書で管理をしていると、意図しないメンバーの目に入ってしまうという事態を完全に避けるのは難しいものがあります。
そこで、契約書管理システムでは契約書の閲覧や編集権限などを部署単位だけでなく個人単位でも権限設定を行う運用ができるため、こうした事態を避けることが可能です。

E：電子契約締結機能

契約書は一般的には紙へ印刷し、当事者が記名押印する方法で締結されます。しかし、この方法は当事者間で紙の契約書の郵送と返送が必要となるため時間がかかります。
これに対して、電子契約締結は電子ファイルの契約書への電子署名によって締結を行います。メールでやり取りできるため、非常に短時間で契約書の締結を行うことが可能となります。

契約書管理システムの分類

契約書管理システムには先程挙げた機能のうち、どれに特化したものであるかによって次の２つに分類されます。

①データ管理タイプ

前述の機能のうちA～Dの機能に特化したタイプのシステムです。

紙の契約書が多く原本の管理が難しい場合や、複数ある契約書の更新時期の管理漏れなどの課題を抱えている企業に適したタイプです。

②電子契約締結タイプ

主にEの機能に特化したタイプのシステムです。

電子契約の締結とそれによって電子ファイルでの契約書を保管する事が可能となっているものが多いですが、それ以外の機能についてはサービスによって異なる場合が多いです。

契約書管理システムをまとめたカオスマップもご参考ください。
【リーガルテックカオスマップ2024】無料DL！法務DXツールを一挙公開

契約書管理システム導入のメリットと注意点

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入するメリットとしては、次のものが挙げられます。

契約書の管理ミスの減少

紙の契約書のみで管理を行っている場合には、更新期限の漏れだけでなく、必要な契約書が全て締結されているのかの見落としなど、様々な管理ミスが発生するリスクが高まります。また、前述の様に契約期間を覚書などで何度も延長しているケースでは、まとめて管理しておかないと契約書が有効期間中なのかどうなのかも分からないといった事態が生じます。
そこで、契約書管理システムを用いて契約書を一元管理し、更新通知機能を活用することで、契約締結状況や関連文書の状況把握ができるようになります。
結果、必要な契約が適切に締結・更新されているかを管理することができ、管理ミスを減らすことができます。

契約書管理コストの削減とコア業務への集中

法務部門内で業務の分担をしている場合、契約書審査やドラフトの作成といったコア業務を担当する人員を確保しておく必要がありますが、契約書の期限管理や締結状況なども法務が管理している場合、こうした管理業務へも人員を割く必要が出てきます。
しかし、一般的に法務部門は人員が少ないことが多く、こうした管理業務はできる限り最小限にとどめたいものです。
そこで、契約書管理システムを導入することで管理業務がシステム化でき、契約書管理業務に割いていた人員を法務のコア業務により集中させることが可能となります。

セキュリティ対策

契約書管理システムは高度なセキュリティ対策を備えており、機密性の高い契約書データを安全に管理するための信頼性の高いツールとなっています。セキュリティの確保は法的な要件にも関わる重要な要素であり、契約書の安全な取り扱いにおいては欠かせない要素です。

契約書管理システムを導入する注意点

契約書管理システムを導入する上での留意点としては以下の点が挙げられます。

導入費用への理解が得にくい

契約書管理システムを利用するためには、必然的に初期費用やランニングコストなどの費用がかかります。特に契約書管理業務の効率化は利益を産むものではないため、費用をかけることについて社内での理解を得にくいという点もシステムを導入するにあたってのハードルを上げる要因となります。

他事業部門との協議が必要となるケースがある

契約書管理を法務だけでなく営業や購買といった事業部門も担当している場合には、契約書管理システムを導入する際には事業部門との協議を行う必要があります。こうした場合、本来の業務に加えて、事業部門向け説明会の開催など、契約書管理システムの導入に関する業務も行うことになります。
このような業務負担の増加の可能性も、実務的には注意点の一つとして挙げられるでしょう。

契約書管理システム12選と比較ポイント

契約書管理システムのサービス一覧

おすすめの代表的な12の契約書管理システムサービスを以下にまとめました。

スクロールできます

主な機能

A
契約書更新管理機能

○

B
文書検索機能

○

C
関連契約等の管理機能

○

D
閲覧権限管理機能

○

E
電子契約締結機能

○

公式HPへのリンク

鈴与の文書情報管理
システム

※サービスを提供されている各社のロゴを使用させていただいております。使用上問題がある場合は、リーガレッジのお問い合せ（https://legaledge.jp/contact/）にてお申し出いただけましたら、ロゴ削除等対応させていただきます。

そのほかのリーガルテックサービス比較については、こちらでもご紹介しております。
トライアルの有無や利用料金の目安など、サービスの導入を検討する際の情報を記載しておりますので、参考にご覧ください。

契約書管理システムを比較する場合のポイント

契約書管理システムを比較する場合には、以下のポイントを比較すると良いでしょう。

自社の課題とシステムの機能のマッチング

契約書管理システムには、「データ管理タイプ」と「電子契約締結タイプ」があるように、それぞれのサービスごとの特徴があります。契約書管理システムは自社の現在の課題を解決することを目的として導入するものですから、前提として自社の課題をしっかりと確認しておき、そのシステムを導入することでその課題が解決できるのかという点に着目すると良いでしょう。

電子契約サービス等との連携の可否

電子契約や電子署名は様々なサービス運営会社によって提供されており、会社によっては契約書管理システムの導入前に電子署名サービスや電子契約サービスを既に利用している場合もあります。そのため、すでに自社で利用しているサービスと、導入しようとしている契約書管理システムが連携可能かという点を比較すると良いでしょう。

電子契約など契約書管理システムと関連性の高いツールをまとめたカオスマップもございます。ぜひこちらもご参考ください。