請求書とは？項目ごとの書き方や発行する際のポイント、送付方法まで詳しく解説します！

請求書は、商品やサービスを販売する際に、購入者へ対価を請求するための書類です。法的な発行義務はありませんが、取引を円滑に進めるためには欠かせない書類です。
本記事では、請求書の概要やインボイス制度による変化、項目ごとの書き方について解説します。また、送付方法についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書とは？

請求書は、取引の完了後に売り手が買い手に対して発行する書類で、提供された商品やサービスの代金を請求するための大切な役割があります。請求書の適切な発行は、取引の証明として必要であり、ビジネスの透明性と信頼性を確保するために欠かせません。
また、2023年10月から導入されたインボイス制度により、適格請求書発行事業者は、買い手からの要請があれば、規定された要件にもとづいた請求書を発行する義務があります。

インボイス制度による変化

インボイス制度は、正確な税率や消費税額を適切に記載した請求書（インボイス）によって、税務処理をより明確にするための仕組みです。2023年10月1日から施行されており、適格請求書を発行しない場合、買い手は仕入税額控除を受けられなくなります。
この請求書は、適格請求書発行事業者として登録された課税事業者のみが発行可能で、免税事業者は対応できません。正確な内容が記載された書類である点が、制度上の大切なポイントになります。

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請求書の項目ごとの書き方

次は、請求書の項目ごとの書き方について解説します。それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

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書類の交付を受ける事業者の名称（請求書の宛先）

請求書を作成する際には、宛名を正確に記載しましょう。企業に対しては「株式会社◯◯ 御中」の形式で記載して、略称は使用しないようにします。
個人宛の場合は「◯◯様」として、屋号宛の場合は「御中」を使用しますが、屋号に個人名を加える場合は「様」を個人名にのみ付けます。請求先の住所は必須ではありませんが、郵送する場合や特定の形式を求められる場合には、住所を併記するのが望ましいです。

請求内容（取引内容、取引年月日）

請求内容には、商品の名称や単価、数量、金額を正確に記入して、取引内容が明確になるようにしましょう。取引が複数にわたる場合は、それぞれの取引ごとに内訳を細かく記載します。

日付	商品名	単価	数量	金額
4月10日	ノート	100円	10冊	1,000円
4月20日	ノート	100円	10冊	1,000円
4月30日	ノート	100円	10冊	1,000円

さらに、取引日や注文番号なども併記すると、取引先が内容を把握しやすくなります。取引内容が多い場合には、数量を「一式」と記載しても問題ありませんが、具体的な内容が伝わるよう配慮が必要です。

消費税に係る表示

請求書を作成する際、税率ごとの金額を正確に区分して記載しましょう。税抜き金額は「小計」に、消費税額は「消費税」として別途明記して、これらを合計した税込金額を「合計」に記載します。
適格請求書の場合、標準税率10％と軽減税率8％が適用される取引があります。このため、それぞれの税率ごとに合計金額を分けて記載して、軽減税率が適用される取引内容が明確になるようにしましょう。

発行日

請求書に記載する日付は、実際の作成日や請求が発生した日を基準にする場合があります。取引先の要望に応じて、どの日付を記載すべきか確認しなければなりません。
たとえば、月末締め翌月払いの取引では、4月分の請求書は4月30日付で発行されます。また、4月1日に実施した工事の代金を4月3日に請求する場合、発行日は4月1日と記載します。発行日には決まったルールがないため、取引の状況に応じて対応しましょう。

支払い期日

支払い期日は、取引先の支払いルールを確認して設定しなければなりません。一般的には、月末締め翌月末払いが多く、たとえば4月分の請求書では5月末が支払い期日となります。
また、日付は和暦・西暦どちらでも対応可能ですが、取引先の希望に合わせるのがおすすめです。さらに、年末年始や祝日で金融機関が休業する場合は、取引先と相談のうえで適切な期日を設定して、柔軟に対応しましょう。

適格請求書発行事業者の名称（発行者）および登録番号

事業者の基本情報として、氏名や住所、電話番号、必要に応じてメールアドレスやFAX番号も記載します。個人事業主で屋号がある場合は、氏名の代わりに屋号の使用も可能です。
また、振り込み先が個人名義の口座であれば、屋号と個人名を併記して、送金時の確認をスムーズに行えるようにしましょう。インボイス制度では、Tから始まる13桁の適格請求書発行事業者の登録番号も忘れずに記載してください。

振り込み先

振り込み先情報は、金融機関名や支店名、口座番号、口座種別、口座名義（カタカナ）を含めると、相手がスムーズに振り込みを行えます。さらに、銀行コードや支店コードも併記しておくのが望ましいです。
継続的な取引先であっても、毎回振り込み先情報を明記するようにしましょう。変更がある場合は事前に取引先に連絡して、請求書内にもその旨を記載しておくと、混乱を避けられます。

特記事項

請求書において、伝達すべき事項があれば、備考欄や特記事項に記載しましょう。たとえば、振り込み手数料に関する取り決めを記載している場合が多いです。
通常は振り込む側が負担しますが、請求先に負担をお願いする場合には「振り込み手数料は貴社にてご負担願います」といった文言を明記します。
また、その他、特別な指示や注意事項がある場合も、この欄に記載すれば、取引先との認識のズレを防ぎ、スムーズな取引につながります。

請求書番号

請求書番号は、発行する請求書を識別するために使用され、社内での管理を効率化する大切な要素です。それぞれの請求書に固有の番号を付けておくと、あとからの検索や確認がスムーズになります。
また、見積書や発注書などほかの関連書類にも同様の番号を付けると、取引全体の管理が効率的です。さらに、問い合わせ対応や入金確認にも役立つため、番号を付与するのがおすすめです。

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請求書を発行する際のポイント

次は、請求書を発行する際のポイントについて解説します。

• フォーマットに決まりはない
• 金額は正確に書き入れる
• 個人事業主の場合は源泉徴収税の有無に注意する

それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。

フォーマットに決まりはない

請求書は、手書きでもパソコンで作成しても問題ありませんが、テンプレートを使ってパソコンで作成する方法が効率的でおすすめです。また、請求書に必要な項目が記載されていれば、フォーマットには制約がなく、自由に作成できます。
請求先の要望や状況に応じて、柔軟に対応しましょう。テンプレートを利用すれば、統一感があり、内容の漏れがなく作成できるため、作業効率も向上します。

なお、マイクロソフトで提供されているテンプレートもおすすめです。

金額は正確に書き入れる

請求書は、支払いを促す大切な書類であるため、金額のミスは大きなトラブルにつながる可能性があります。Excelの表計算ソフトで自動計算を使用する場合でも、計算式がずれて合計額が正しくない場合があるため、必ず手動で確認してください。
また、金額の表記は「1,000円」や「¥1,000-」のように桁区切りをしっかり入れましょう。桁区切りを入れずに記載すると誤解を招きかねません。

個人事業主の場合は源泉徴収税の有無に注意する

個人事業主が報酬を請求する際、一部の取引では所得税の源泉徴収が義務付けられている場合があります。たとえば、原稿料や講演料、弁護士やプロのスポーツ選手への報酬、芸能関係の出演料などが義務付けられています。
請求書を作成する際は、消費税を含む総額から源泉徴収額を計算して、最終的な請求金額を記載しましょう。源泉徴収額は、報酬が100万円以下の場合10.21％、100万円を超える部分には20.42％が適用されます。

請求書の送付方法

請求書が完成したら、取引先へすみやかに送付しましょう。送付方法には、郵送やFAX、PDFのメール送信が一般的です。
送付前に、内容や宛先に誤りがないか必ず確認してください。なお、請求書は親書に該当するため、宅急便やメール便では送れません。
また、郵送の場合は、普通郵便やレターパックを利用しましょう。PDFで送信する場合、メール添付や電子請求システムを使う方法があります。電子請求システムを使うと、請求書の管理が一元化され、効率的です。

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まとめ

請求書は、取引先に対して代金を請求する際に使用される大切な書類です。インボイス制度の導入により、適格請求書発行事業者として登録された課税事業者は、適格請求書発行事業者の名前や登録番号を記載しなければなりません。
さらに、宛名先や請求内容、発行日、消費税の表示、支払い期日、振り込み先などの項目を正確に記載する必要があります。
また、請求書のフォーマットに明確な規定はありませんが、個人事業主の場合は源泉徴収税を提出する必要があるため、注意しましょう。送付方法については、郵送やメールでの送信が一般的ですが、電子請求システムが効率的でおすすめです。
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